Правила использования путевых листов в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила использования путевых листов в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.

Путевые листы: изменения

Новые правила оформления путевых листов утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Что изменилось?

1. Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе:

   • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
   • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
   • организованная перевозка группы детей,
   • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
   • перевозка грузов,
   • перевозка для собственных нужд.

   Когда нужен путевой лист

   Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 259-ФЗ). В нём указывают маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

   • зарплату водителя;
   • надбавки водителям за разъездной характер работы;
   • затраты на ГСМ;
   • затраты на запчасти;
   • затраты на парковку;
   • компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

   Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:

   • срок действия путевого листа;
   • лицо, оформившем путевой лист;
   • транспортное средство;
   • водитель (водители) транспортного средства;
   • вид перевозки;
   • вид сообщения.

   Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.

   Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:

   • полное наименование,
   • адрес в пределах местонахождения,
   • номер телефона,
   • ОГРН.

   Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:

   • фамилию, имя, отчество (при наличии),
   • адрес регистрации по месту жительства,
   • номер телефона,
   • ОГРН.

   Приказом вводится классификация видов перевозки:

   • коммерческие перевозки;
   • перевозки для собственных нужд;
   • передвижение и работа специальных транспортных средств.

   Как заполнять путевые листы в этом и следующем году

   Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.

   Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.

   Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.

   Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:

   • тип ТС,

   • марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),

   • государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),

   • дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,

   • дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.

   

   Журнал учета путевых листов в 2022 году

   ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

   Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

   1. Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

   2. Таблица, в которой указывают:

      • номер путевого листа и дату его выдачи,
      • данные водителя и его табельный номер,
      • гаражный номер автомобиля;
      • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

   Путевой лист грузового автомобиля скачать бесплатно

   Какой формат использовать для индивидуальной разработки:

   • 4-С – типовой, межотраслевой подойдет практически всем;
   • 4-П – повременной, если работа водителя оплачивается сдельно за доставку груза в определенную точку, когда заполняется отрывной талон заказчиком. Так как их только 2, то и пункты, куда отвозят товар, не должны превышать это количество.
   • ПГ-1 – упрощенная форма для индивидуального предпринимателя.

   В интернете можно найти новые формы путевого листа грузового автомобиля. Чем они отличаются от унифицированных стандартных бланков госкомстата:

   1. Отсутствует место для печати организации в шапке, данные о стандарте формы от Постановления №78 в правом верхнем углу путевого листа.
   2. Место стоянки, гараж заменено парковкой.
   3. Есть специальное поле для записи пройденного предрейсового, иногда послерейсового медконтроля.
   4. Блок размещения сведений о техосмотре грузового автомобиля до и после рейса: день, время до минут, данные одометра.
   5. В остальном можно использовать имеющиеся блоки, если информация в них актуальна для конкретного перевозчика. Если добавите что-то, чего нет в оригинале, руководствуясь внутренней необходимостью компании, ошибки не будет. Это разрешено.

   Путевой лист, составленный из таких блоков подойдет транспортной организации. Принимается к списанию горючего, учитывается налоговыми службами, что подтверждает Письмо Минфина №03-03-06/2/161 (25/08-09 г).

   Изменения в порядке записи показаний одометра

   Важное изменение для путевых листов — новые правила внесения даты, времени и показаний одометра. По действующему приказу показания одометра записываются при выезде транспортного средства с парковочного места, которое предназначено для стоянки по завершению рейса, и по возвращению автомобиля на парковку.

   Минтранс добавил еще один случай включения пробега в путевой лист. Если несколько водителей работают на одном транспортном средстве, и на него выписывается несколько путевых листов.

   С 1 марта 2023 года каждый раз при приеме-сдаче автомобиля требуется зафиксировать показания одометра с датой и временем. Эти сведения должны быть заверены в путевом листе ответственным лицом подписью на бумажном носителе или электронной подписью.

   Обязательные реквизиты

   Согласно внесенным изменениям Минтранспорта (Приказы №476 от 07.11.2017 и №17 от 18.01.2017) путевой лист в 2023 году должен содержать 14 обязательных реквизитов. Их перечень приведен ниже:

   1. Наименование документа.
   2. Номер.
   3. Срок действия.
   4. Информация о собственнике ТС.
   5. Тип и модель авто.
   6. Регистрационный номер.
   7. Показатели одометра (при выезде/прибытии машины в гаражный бокс).
   8. Дата (заезд/выезд из гаража) и время (часы+минуты).
   9. Ф.И.О. ответственного за выпуск машины на линию, его подпись с указанием даты, времени и показаниями одометра.
   10. Ф.И.О. водителя.
   11. Дата и время медосмотра до/после поездки. Исключение составляют экстренные службы (полиция, МЧС, пожарная, скорая помощь и т.д.). Их работники проходят предсменный медосмотр.
   12. Ф.И.О. медицинского сотрудника с подписью и штампом.
   13. Отметка о ТО автомобиля, его время и дата. Если численность автопарка до 100 ед., в штате может отсутствовать механик. В этом случае нужно обращаться в сторонний сервисный центр для техосмотра и получения нужной записи.
   14. Ф.И.О. механика.

   Если организация использует самостоятельно разработанный формат документа, в нем указываются все обязательные реквизиты, актуальные на 2023 год.

   Согласно Приказу Минтранса РФ №476 от 17.11.2017 в новой форме п/л предусмотрены следующие нововведения:

   • наличие штампа с реквизитами компании необязательно;
   • повышение требований к контролю технического состояния машины;
   • упразднение единой формы документа;
   • присутствие обязательных реквизитов.

   Также Закон №152 не требует указания маршрута в путевке: необходимы лишь показания одометра, который фиксирует момент выезда из гаражного бокса и обратное прибытие. Однако как показывает арбитражная практика, контролирующие органы нередко причисляют отсутствие сведений о маршруте к числу нарушений. Бывают случаи, когда в этом вопросе их поддерживает суд. За основу берется Постановление №78. Поэтому, чтобы было меньше недоразумений, эксперты рекомендуют прописывать конечный пункт назначения.

   Формы путевого листа грузового автомобиля

   В 2023 году путевой лист грузового автомобиля — основной документ первичного учета, определяющий показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

   Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» с учетом изменений, внесенных Письмом Минтранса России от 14.05.2019 N ДЗ/10239-ис установлены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

   Типовые межотраслевые формы №4-с и № 4-п нового бланка путевого листа грузового автомобиля утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78

   Первая применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам, вторая — применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

   В связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

   Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

   Штрафы за отсутствие путевого листа

   Проверить наличие и соблюдение требований к оформлению путевых листов могут сотрудники трудовой инспекции, ИФНС, ГИБДД и Транснадзора.

   Размер штрафов:

   • за отсутствие путевого листа: на водителя — 500 ₽, на его руководство — 20 000 ₽, организации или ИП — 100 000 ₽;
   • за утрату документа, отражённого в отчетности: 10 000 ₽ от ФНС;
   • за отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре: на водителя — 3000 ₽, на ИП — 5000 ₽, на ООО — 30 000 ₽ за каждое нарушение;
   • за ошибки в оформлении, не позволяющие принять документ к учёту: 20% от недоплаченной суммы налога. Этот штраф выписывает ФНС налогоплательщику, если он отразил в отчётности документ, который не соответствует требованиям законодательства. Подтвердить расход топлива такой лист не может, он изымается из отчётности, производится перерасчёт налога, взыскивается недоимка и выписывается штраф.
   

   Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля?

   Заполнение ПЛ грузового автомобиля зависит от того, каким образом оплачивается работа водителя. Если труд водителя оплачивается по сдельным расценкам, за основу путевого листа берется форма № 4-С. Если же зарплата водителя рассчитывается по повременным расценкам — соответственно, форму № 4-П. В случае №4-П допускается одновременная перевозка грузов до двух заказчиков в течение одной смены водителя.

   Новые правила оформления путевых листов в 2021 году

   1. В пункте «Сведения о перевозке» нужно указать вид сообщения и вид перевозки, согласно ст. 4 и 5 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. К примеру, вид сообщения – пригородное, междугородное, международное; вид перевозки – регулярные пассажирские, по заказам и другие.
   2. В сведениях о транспортном средстве нужно указать его марку (до этого заполняли только тип и модель).
   3. Показания одометра нужно вносить в путевой лист при выезде с парковки и при заезде на парковку (ранее полные километры пробега требовалось указать только при выезде с парковочного места).
   4. Добавилась отметка «Выпуск на линию разрешён», которая ставится ответственным должностным лицом после проверки технического состояния транспорта перед рейсом или сменой.
   5. Журнал путевых листов можно вести в электронном виде. При этом его нужно будет заверять усиленной квалифицированной электронной подписью и обеспечить возможность его печати.

   Срок действия путевого листа в 2022 году

   Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

   Продолжительность рейса	Когда оформлять	Срок действия
   В день делается один или несколько рейсов в течение смены	До старта первого рейса	В течение дня
   Рейс продолжается больше одной смены	До начала рейса	На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

   Порядок хранения документа

   Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами — приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.

   Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.

   А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.

   Отсюда следует, что если в течение 5 лет данная область не подвергалась проверкам, то уничтожать документы компания не вправе. Отдельно в приказе упомянуто, что если путевка является единственным документом, который может подтвердить вредность труда работника, то срок ее хранения должен составлять минимум 75 лет.

   Внимание! Кроме этого, поскольку путевка выступает в качестве документа бухгалтерского или налогового учета, то на нее также распространяются положения НК и закона о бухучете. Первый определяет срок хранения документов не меньше 4 лет, а во втором — 5 лет.

   
   

   Похожие записи:

   • Выплаты малоимущим семьям в 2023 году
   • Сколько хранить налоговые документы: новые сроки с 2020 года
   • ВС разъяснил, как рассчитать компенсацию за жилье в аварийном доме