Корректное заполнение 6-НДФЛ: новые разъяснения ФНС
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Корректное заполнение 6-НДФЛ: новые разъяснения ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По общему правилу в расчете 6-НДФЛ информацию об отпускных нужно отразить в том периоде, в котором они выплачены. Исключение — если вы выплатили отпускные в последний месяц квартала и его последний день приходится на выходной (нерабочий) день. Тогда срок перечисления НДФЛ по отпускным наступит в следующем периоде. Датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты. Поэтому в расчете отразите только выплаченные отпускные, а отпускные, которые начислены, но не выплачены, указывать не нужно.
Зарплата за март, выплаченная в апреле в 6-НДФЛ
В расчете за I квартал покажите:
- в поле 110 и 112 разд. 2 – сумму начисленной за март зарплаты;
- в поле 130 разд. 2 – сумму предоставленных в марте вычетов по НДФЛ;
- в поле 140 разд. 2 – сумму НДФЛ, исчисленного с зарплаты за март.
В прочие показатели расчета за I квартал зарплата за март и начисленный с нее НДФЛ не включаются. В том числе НДФЛ, который на отчетную дату (31 марта) не удержан с мартовской зарплаты, не нужно включать в показатель поля 170 разд. 2.
Зарплата, выплаченная в последний рабочий день декабря в 6-НДФЛ.
Отражайте следующим образом
В расчете за I квартал года в разд. 1 укажите:
- в поле 020 – общую сумму удержанного налога, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, в том числе удержанного с зарплаты за декабрь;
- в поле 021 – первый рабочий день января следующего года;
- в поле 022 – сумму НДФЛ, удержанного с зарплаты за декабрь.
Материальная помощь в 6-НДФЛ
Отражение в расчете 6-НДФЛ материальной помощи зависит от того, облагается ли она НДФЛ.
Материальную помощь, которая облагается НДФЛ полностью (т.е. без установления нормативов, ниже которых она не облагается налогом), нужно отразить в расчете 6-НДФЛ.
Также отражайте в расчете 6-НДФЛ материальную помощь, выплаченную свыше необлагаемого размера, если он установлен Налоговым кодексом РФ (например, 50 000 руб.). Материальную помощь, выплаченную в пределах необлагаемого размера, мы рекомендуем отражать в 6-НДФЛ, поскольку ее можно выплатить несколько раз за год и в итоге превысить лимит.
Материальную помощь в размере до 4 000 руб. в расчете 6-НДФЛ также целесообразно отражать по указанной причине. Если вы выплатите ее несколько раз за год и тем самым в одном из периодов будет превышен необлагаемый размер, вся выплаченная помощь (как в пределах лимита, так и сверх него) должна быть отражена в расчете 6-НДФЛ с учетом вычета в размере 4 000 руб. за год.
Помощь, которая полностью не облагается НДФЛ (т.е. без установления нормативов, сверх которых она облагается налогом), в форму 6-НДФЛ включать не нужно. Например, не нужно отражать материальную помощь в связи со смертью работника или члена его семьи.
В разд. 1 расчета 6-НДФЛ налог с материальной помощи отражается, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода. Отразите его следующим образом:
- в поле 020 включите удержанный с материальной помощи НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
- в поле 021 укажите срок перечисления налога;
- в поле 022 отразите НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.
При необходимости заполните другие поля разд. 1.
В разд. 2 расчета сведения о материальной помощи отразите в составе обобщенных показателей следующим образом:
- общую сумму начисленной и выплаченной материальной помощи включите в показатель поля 110;
- необлагаемую часть материальной помощи (сумму вычета) согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика включите в показатель поля 130;
- исчисленный с материальной помощи НДФЛ в общей сумме за период включите в показатель поля 140;
- удержанный с материальной помощи НДФЛ в общей сумме за период включите в показатель поля 160.
Ситуация № 2. Вы переплатили НДФЛ за счет собственных средств
НДФЛ, уплаченный за счет собственных средств, нельзя зачесть в счет предстоящих платежей. Поэтому напишите заявление на возврат суммы из бюджета (п. 6 ст. 78 НК РФ).
Если вы удержали налог с работников правильно, значит, переплатили его за счет собственных средств. А перечислять НДФЛ своими деньгами налоговым агентам запрещено (п. 9 ст. 226 НК РФ).
Поэтому зачесть переплаченные суммы в счет будущих начислений НДФЛ вы не вправе. Так что напишите заявление в ИФНС на возврат налога (п. 6 ст. 78 НК РФ и письмо ФНС России от 19.10.2011 № ЕД-3-3/3432@).
В форме 6-НДФЛ переплату не отражайте. Ведь начислили и удержали вы верные суммы НДФЛ. Их и запишите в отчете. А о переплате инспекторы могут узнать и сами из карточки расчетов с бюджетом.
Бланк 6-НДФЛ утверждён приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. Последние изменения в него были внесены 28.09.2021 (приказ ФНС № ЕД-7-11/845@).
С прошлого года в форму входят сведения, ранее подававшиеся в справке 2-НДФЛ, которая уже отменена. Последние же обновления, вступившие в силу с 2022 года, связаны в основном с изменением порядка исчисления налога с дохода в виде дивидендов. По новым правилам налог на прибыль, удержанный с дивидендов, полученных российской организацией, засчитывается при определении НДФЛ учредителя этой организации. Обновлённый расчёт 6-НДФЛ содержит и другие небольшие изменения. О новшествах мы подробнее расскажем, когда будем рассматривать порядок заполнения документа.
Новая форма по-прежнему состоит из титульного листа, двух разделов и приложения, практически повторяющего бывшую справку 2-НДФЛ, хотя и с некоторыми отличиями. Если отчёт подаётся за квартал, полугодие или 9 месяцев, заполнять нужно только титул, Разделы 1 и 2. Приложение заполняется лишь при представлении 6-НДФЛ за год, а также при ликвидации / прекращении деятельности ИП с работниками.
Как отразить возврат налога без санкций?
Осуществляющая доверительное управление ценными бумагами организация является налоговым агентом в отношении тех физических лиц, которым выплачивает доход. Иногда такие клиенты желают удержать излишне уплаченный НДФЛ по прошлым операциям. В этом случае организация уменьшает на сумму возвращенного налога очередной платеж. Однако при следующей подаче 6-НДФЛ получается, что указанный в расчете налог не будет покрыт фактическим платежом. В итоге образуется задолженность, а агент рискует получить штраф. Как в этой ситуации все сделать правильно?
Ответ содержится в письме ФНС № БС-4-11/13832@ от 17.07.2017.
Допустим, в текущем году организация возвращает НДФЛ по прошлогодним операциям. Указать общую сумму возвращенного налога нарастающим итогом следует строке 090 раздела 1 формы 6-НДФЛ. В разделе 2 фигурировать эта сумма не будет. «Уточненку» по 6-НДФЛ подавать не нужно. Зато нужно за соответствующий период подать уточненную форму 2-НДФЛ.
Базовые правила зачета / возврата переплаты
В 2021 году действуют следующие правила зачета / возврата излишне уплаченных сумм в бюджет:
1. Переплату нельзя вернуть, если есть задолженность перед бюджетом.
Получив заявление от налогоплательщика контролеры сначала проверят состояние расчетов с бюджетом. Если у налогоплательщика есть недоимки, набежали пени, висят неоплаченные штрафы, то эти долги погасят за счет переплаты. Если после погашения всех обязательств деньги еще остались — их вернут на расчетный счет заявителя.
2. Зачет нельзя провести при наличии долгов перед казной.
Работает та же схема. Нельзя зачесть излишек в счет будущих платежей, если есть долги перед бюджетом Сначала налоговики погасят все недоимки, а уже потом зачтут остаток средств (при его наличии) в счет будущих платежей.
3. Переплату можно зачесть в счет налога любого уровня.
Например: направить переплату по федеральному налогу в счет будущих платежей по региональному налогу.
Важно: это правило заработало с 01.10.2020, но его можно применить к переплатам, которые образовались до этой даты.
4. Зачет переплаты не работает между разными видами страховых взносов.
Например: нельзя излишек по взносам на медстрахование направить в счет будущих платежей по пенсионному страхованию.
5. Можно вернуть переплату по взносам на пенсионное страхование, даже если ПФР уже разнес суммы по лицевым счетам физлиц.
Возврат не проведут только в том случае, если физлицу, на лицевой счет которого была распределена переплата, уже назначена пенсия.
6. Для возврата или зачета переплаты по НДФЛ действует особый порядок.
Свободно распоряжаться переплатой по НДФЛ работодатель не вправе. Ведь это не его деньги, а деньги физлиц, с которых ошибочно был удержан налог в большей сумме. Поэтому при излишнем удержании налога корректировать ошибки нужно внутри предприятия. То есть в следующем месяце перечислить в бюджет меньше налога, а физлицам вернуть на личные счета излишне удержанные суммы.
Если же организация (ИП) по ошибке перечислила в бюджет собственные средства (то есть перевела деньги до того, как удержала их с дохода работников), то эту сумму можно вернуть или зачесть в счет будущих платежей. Но только не в счет НДФЛ. Так как денежный излишек не удержан с дохода физлиц, а принадлежит налоговому агенту.
7. Нельзя произвести зачет или возврат переплаты, если истек срок исковой давности.
Срок для зачета или возврата переплаты — три года со дня уплаты налога. Если этот срок истек, то в ответ на обращение налогоплательщика инспекторы вынесут решение об отказе.
Однако можно попытаться оспорить это решение в суде. Дело в том, что по ГК РФ срок исковой давности начинает течь с даты, когда налогоплательщик узнал о переплате.
Например: сумму налога по УСН можно признать излишне уплаченной только с даты подачи декларации за год. А дата внесения авансовых платежей не является датой возникновения переплаты по упрощенному налогу. Поэтому, если с даты подачи декларации три года еще не прошли, есть шанс отстоять свои интересы в суде.
Как вернуть работнику излишне удержанный налог
Порядок возврата НДФЛ работнику указан в ст. 231 НК РФ.
После того как бухгалтер пересчитает налог и определит излишне удержанную сумму, он должен в течение 10 рабочих дней сообщить о ней работнику. Установленной формы сообщения нет. Поэтому его можно составить в произвольной форме с указанием периода излишнего удержания налога, размера НДФЛ к возврату и просьбы предоставить банковские реквизиты для перечисления суммы налога.
После получения от работника заявления на возврат НДФЛ с указанием реквизитов расчетного счета для перечисления денег у работодателя есть 3 месяца на возврат суммы НДФЛ.
В случае нарушения срока возврата налога его нужно будет вернуть с процентами, которые начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования Банка России, действующей в эти дни.
Вернуть налог необходимо только в безналичном порядке и только тому физическому лицу, из доходов которого он был излишне удержан.
Налог возвращается за счет текущих и будущих платежей по НДФЛ за этого и других работников. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога конкретному работнику.
Может случиться так, что сумма возврата НДФЛ работнику составит больше 3-х месячной суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по всей организации. То есть, в ближайшие три месяца просто может не хватить суммы налога, которая подлежит уплате в бюджет, для возврата налога работнику. В таком случае следует обратиться в налоговую инспекцию за возвратом. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от работника.
Для этого необходимо составить и отправить в налоговый орган следующие документы:
В течение месяца налоговый орган должен перечислить деньги на расчетный счет организации. И затем уже можно будет эти деньги перечислить работнику в обычном порядке.
Также работодатель вправе перечислить деньги работнику в счет возврата НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета. А затем уже обратиться в налоговую инспекцию.
Если работник, у которого выявлена излишне удержанная сумма налога, уже не работает в организации, то все равно ему нужно вернуть налог. Процедура такая же: надо уведомить бывшего работника об излишнем удержании, получить от него заявление на возврат и перечислить сумму налога в общем порядке.
С работника удержаны лишние суммы налога
Может произойти так, что программа или сам бухгалтер, допустили счетную ошибку, и с конкретного сотрудника была удержана лишняя сумма подоходного налога.
В отчете 6 НДФЛ нет строки, в которой можно отразить по НДФЛ излишне удержанный показатель. Поэтому возникает вопрос: как отразить плюсовую разницу в отчете?
В первую очередь, нужно найти и исправить ошибку. Затем:
- Нужно сделать сторно в соответствующем разделе бухучета;
- теперь необходимо внести соответствующие корректировки в налоговый регистр.
На заметку! Необходимо известить работника о том, что с него была удержана плюсовая разница. Уведомление должно быть оформлено в письменной форме. Если работник изъявит желание вернуть себе этот излишек, то он также должен будет написать соответствующее заявление.
Возврат можно оформить только на банковский счет этого трудящегося. В противном случае, бухгалтер может сделать перерасчет НДФЛ при возврате в счет удержаний будущего периода.
Теперь необходимо правильно отразить этот излишек в документах. В разделе 2:
- Необходимо указать все отраженные доходы, с коих была произведена переплата;
- в строке 140 показать то значение НДФЛ, которая должна быть вычтена из данной выплаты, включая всю переплату.
В разделе 1 надо отразить следующее:
Если по письменному заявлению работника, излишне выплаченная разница по налогу была ему возвращена, то это значение надо отразить по строке 090.
Для наглядности, как правильно отразить возврат излишне удержанного НДФЛ, необходимо привести пример: Бухгалтер П., не приняв во внимание заявление от сотрудницы В. о наличие у нее ребенка, не сделал налоговый вычет, а потому удержал излишек обязательного сбора. Ситуация произошла в мае текущего года.
За май месяц всем сотрудникам была перечислена зарплата в размере 194 580 рублей, значение удержанного НДФЛ – 25 295, 4 рубля. Фактическая выплата остатка заработной платы произошла 30. 05 текущего года.
Затем в июне бухгалтер увидел заявление П. и пересчитал значение обязательного сбора. У него вышло 24 875,4 рубля от полученного в сумме дохода. Сотрудница В. написала заявление, и ей был возвращен излишек в размере 419 рублей.
Всего в компании работает 4 человека, и за весь период было начислено всего 124 560 рублей обязательного сбора, а удержанный НДФЛ, с учетом того, что произошел излишек, 124 979 рублей.
Заполнение отчета происходит следующим образом:
| Номер строки в отчете | Показываемое значение |
| 040 | 124 560 |
| 070 | 124 979 |
| 090 | 419 (отражение переплаты) |
| 100 | 31. 05 |
| 110 | 31. 05 (дата перечисления налога) |
| 120 | 01. 06 |
| 130 | 194 580 |
| 140 | 24 875, 4 |
Работнику в 2016 г. был выдан займ в размере 200 тыс. рублей.
Сумма материальной выгоды по займу, выданному в рублях, рассчитывается по формуле:
Размер предоставленного займа х (2/3 х ставка ЦБ РФ — %) / 365 (366) х дн., где:
ставка ЦБ РФ – ставка рефинансирования ЦБ РФ, действовавшая на последний день месяца;
% – ставка процентов по предоставленному займу;
365 (366) – количество дней в году;
дн. – количество дней пользования займом в месяц.
Налоговый агент по состоянию на 31.12.2016 г. определил материальную выгоду в размере 1 129,33 рублей (200 000 рублей х 2/3 х 10% : 366 дней х 31 день), НДФЛ — 395,27 рублей (1 129,33 рублей х 35%).
Примеры по заработной плате
Прежде напомним основные правила, связанные с выплатой заработной платы и удержанием НДФЛ:
- датой получения дохода в виде заработной платы признается последний день месяца, за который она начислена (пункт 2 статьи 223 НК РФ);
- если работник был уволен до окончания месяца, то датой фактического получения дохода в виде заработной платы признается его последний рабочий день;
- НДФЛ с заработной платы удерживается налоговым агентом при ее фактической выплате (пункт 4 статьи 226 НК РФ);
- перечисление НДФЛ в бюджет должно быть произведено не позже следующего дня (пункт 6 статьи 226 НК РФ).
Итак, разберем правильное отражение заработной платы в 6-НДФЛ на конкретных цифрах.
Пусть ЗП работника составляет 100000 рублей. 30 ноября он получил заработную плату за ноябрь в сумме 87000 рублей (за минусом НДФЛ 13000 рублей).
Блоки строк 100-140 раздела 2 заполняются следующим образом:
- строка 100 — 30.11.2017 (дата фактического получения дохода);
- строка 110 — 30.11.2017 (дата удержания НДФЛ);
- строка 120 — 01.12.2017 (срок перечисления НДФЛ в бюджет);
- строка 130 — 100 000 (сумма ЗП);
- строка 140 — 13 000 (сумма исчисленного и удержанного налога).
Рекомендуем обратить внимание на следующие особенности:
- Если последний день срока перечисления НДФЛ попадает на выходной, то окончание срока переносится на следующий за ним рабочий день.
- Если последний день месяца, то есть дата фактического получения заработной платы, приходится на выходной, то перенос на следующий день не осуществляется. Таким образом, датой фактического получения зарплаты последний день месяца считается и в том случае, если он приходится на выходной.
- Начисление дохода и удержание НДФЛ включаются в расчет за тот период, на который приходится дата фактического получения дохода.
- Сумма НДФЛ включается в расчет за отчетный период в том случае, если срок его удержания и перечисления относятся к этому периоду.
- По строке 120 следует указывать не дату фактического перечисления налога, а именно последний день этого срока.
Еще один пример, который проиллюстрирует заполнение расчета по заработной плате, выплаченной на стыке кварталов.
Допустим, зарплата за сентябрь выплачена 2 октября. Как это отразить в разделе 2 расчета 6-НДФЛ?
В расчете за 9 месяцев отчетного года указывается:
- в строке 100 — 30.09.2017;
- в строке 130 — сумма зарплаты.
- В расчете за год указывается:
- в строке 110 – 02.10.2017;
- в строке 120 – 03.10.2017;
- в строке 140 – сумма налога.
Оплата по договору ГПХ
Общая информация по оплате договоров гражданско-правового характера:
- датой фактического получения дохода за оказание услуг считается день выплаты этого дохода (подпункт 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ);
- удержание НДФЛ налоговые агенты обязаны произвести при фактической выплате (пункт 4 статьи 226 НК РФ);
- перечислить НДФЛ необходимо не позднее следующего дня за днем выплаты дохода налогоплательщику.
Случается, что акт выполненных работ по договору ГПХ подписан в одном месяце, а выплата осуществлена в другом. В этом случае 6-НДФЛ заполняется по факту выплаты вознаграждения, а не составления акта.
Договор был заключен с физлицом 5 августа 2021 года. Акт подписан в августе, а вознаграждение в сумме 30000 рублей выплачено 7 сентября. Сумма НДФЛ составила 3900 рублей.
Заполняем 6-НДФЛ. Операция будет отражена и в разделе 1, и в разделе 2 расчета за 9 месяцев 2021 года. В разделе 2 указываем:
- строка 100 – 07.09.2017;
- строка 110 – 07.09.2017;
- строка 120 – 08.09.2017;
- строка 130 – 30 000;
- строка 140 – 3 900.
Оплата и удержание НДФЛ с больничных осуществляется по таким правилам:
- датой фактического получения дохода считается день его выплаты;
- удержание НДФЛ осуществляется при фактической выплате;
- перечисление налога происходит не позднее последнего числа месяца, в котором осуществлялась выплата.
Больничный работника длился с 4 по 8 сентября 2021 года. Пособие выплачено 15 сентября.
В разделе 2 формы 6-НДФЛ отражаем такие записи:
- строка 100 – 15.09.2017;
- строка 110 – 15.09.2017;
- строка 120 – 30.09.2017;
- строка 130 — сумма пособия;
- строка 140 – сумма НДФЛ.
Выплату пособий по нетрудоспособности следует указывать в 6-НДФЛ по факту. То есть если доход по больничному был начислен в одном периоде, а выплачен в другом, то в 6-НДФЛ его следует отражать в разделе 1 и 2 того периода, в котором доход был выплачен.
Чтобы отчитываться по НДФЛ за год по каждому работнику отдельно нужно заполнять справки 2-НДФЛ.
Скачать бланк справки 2-НДФЛ для сдачи в ИФНС бесплатно.
2-НДФЛ – справка о доходах и исчисленных налогах физического лица. Налоговый агент должен отчитываться по НДФЛ в ИФНС по итогам года за каждого работника отдельно. Заполнение 2-НДФЛ начинается с начала отчетного года. Данные вносятся помесячно. Разные виды дохода имеют разные ставки вычетов, поэтому доходы физлиц вносятся по каждой ставке отдельно. Справка заполняется заглавными буквами, в пустых ячейках формы ставятся прочерки. Если показатель суммы не указывается, то в ячейках прописывают значение «ноль». Не допускается двухсторонняя печать документа и скрепление его нескольких листов степлером.
При сдаче 2-НДФЛ в бумажном варианте налоговый агент должен дополнительно предоставить Реестр справок 2-НДФЛ (приложение 1 приказа ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.08.2018 г.) – сводная таблица с перечнем налогоплательщиков и номерами справок 2-НДФЛ по ним.
Проценты по договору займа в 6-НДФЛ: пример
Пример. 30 ноября 2017 года ООО «Парус» получило денежный займ от своего единственного учредителя (резидента РФ) в размере 1 000 000 руб. под 15% годовых. Изменение процентной ставки договором не предусмотрено.
Выплата процентов за пользование заемными средствами производится в последний день каждого месяца. Если этот день нерабочий, то выплата переносится на ближайший следующий за ним рабочий день.
Срок возврата займа – 30 марта 2018 года.
Таким образом, компания – заемщик выплатит учредителю – заимодавцу проценты (см. таблицу ниже):
| Месяц, за который выплачиваются проценты | Дата выплаты процентов | Сумма процентов | НДФЛ (13%), исчисленный с процентов |
| За декабрь 2017 года | 09.01.2018 | 12 739,72 руб. (= 1 000 000 руб. х 15% : 365 дн. х 31 дн.) | 1 656 руб. |
| За январь 2018 года | 31.01.2018 | 12 739,72 руб. (= 1 000 000 руб. х 15% : 365 дн. х 31 дн.) | 1 656 руб. |
| За февраль 2018 года | 28.02.2018 | 11 506,85 руб. (= 1 000 000 руб. х 15% : 365 дн. х 28 дн.) | 1 496 руб. |
| За март 2018 года | 30.03.2018 | 12 328,77 руб. (= 1 000 000 руб. х 15% : 365 дн. х 30 дн.) | 1 603 руб. |
| ИТОГО: | 49 315,06 руб. | 6 411 руб. |
Рабочие цеха получают зарплату 5-го числа следующего месяца. Остальные подразделения (бухгалтерия, менеджеры и т. д.) — 10-го числа.
В такой ситуации для зарплаты за один месяц потребуется заполнять два блока строк 100–140 раздела 2.
В разделе 2 компания разбивает все доходы по датам. В один блок строк 100–140 можно записать доходы, по которым совпадают все три даты: получения дохода, удержания НДФЛ и крайний срок перечисления налога. Дата получения дохода по зарплате для всех работников одинаковая — последний день месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). А вот дата удержания НДФЛ будет отличаться, так как налог компания удерживает в день выдачи зарплаты. Значит, зарплату за каждый месяц покажите в двух блоках.
На примере
Компания выдает зарплату работникам цеха 5-го числа следующего месяца. Зарплату за апрель выдала 5 мая. Доход работников цеха — 400 000 руб. НДФЛ — 52 000 руб. (400 000 руб. × 13%). Офисным сотрудникам компания выдает зарплату 10-го числа. Доход за апрель — 600 000 руб. НДФЛ — 78 000 руб. (600 000 руб. × 13%). Дата получения дохода — 30.04.2016. Несмотря на то что 30-е число выходной, этот день не переносится на ближайший рабочий день. Эту дату компания записала в строке 100 расчета. НДФЛ компания удерживала два дня — 5 и 10 мая. Поэтому заполнила два блока строк 100–140, как в образце 8.