НОВЫЙ РАБОТНИК — 2021: ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «НОВЫЙ РАБОТНИК — 2021: ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.
В ситуации, когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы, нынешний начальник дает вкладыш.
В чем заключается его верное оформление:
- начальник выдает вкладыш, если листы для записи закончились (на полях и внизу страниц писать запрещается);
- титульный листок заполняют по дате, когда выдан сам вкладыш, а не по дате, когда была заведена трудовая;
- данные о работнике должны быть в соответствии с настоящим моментом, ведь с момента получения трудовой книжки могло произойти множество изменений в сведениях (изменение фамилии, новые данные об образовании и т.д.);
- на титульном листе внизу должна стоять подпись работодателя и печать должностного лица или самой организации;
- сам вкладыш должен быть подшит к основной трудовой книжке, на первый лист должна быть вынесена информация о всех добавленных листах, а еще написаны серия и номер данного свидетельства.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Что Лучше Трудовой Договор Или Трудовая Книжка
Все перечисленные бумаги помогут доказать трудовую деятельность, но только тогда, когда работодатель или сам подчиненный производит соответствующие отчисления в Пенсионный Фонд.
Первое, на что следует обратить внимание, это законность данного труда. Можно ли работать без трудовой книжки, да еще и официально?
А что делать, если человек выбрал подработку? Как работать по совместительству? По закону, можно обойтись без дополнительной бумажной волокиты и оформления трудовой книжки. Но на практике обычно подчиненные просят вносить в документ данные о подработке. Ведь это – гарантия высокой пенсии.
Оказание услуг (читать далее…)
Работа по договору без трудовой книжки имеет один существенный недостаток – это необходимость доказательства ведения трудовой деятельности в тот или иной период времени в ПФР. Иначе работа без трудовой не будет засчитываться в стаж для начисления пенсии.
Тем не менее некоторые исключения все равно имеют место. Работу по договору без трудовой книжки возможна при определенных обстоятельствах. Причем, как показывает практика, абсолютно законно.
Оформление по трудовому договору, но без книжки
В случае с приемом граждан на работу заинтересованность работодателей в подтверждении стажа и других видов занятости законна. Для этого и требуют книжки. Бумага содержит следующие сведения:
- Занимаемые должности.
- Организации и компании, которые принимали к себе сотрудника.
- Стаж работника, и так далее.
Но часто происходит так, что сами соискатели не представляют трудовых книжек, просят закончить оформление без документа. Работодатели тоже иногда выдвигают подобные предложения.
Подобное поведение относят к прямым нарушениям действующих законодательных актов, важно четко это осознавать. Из-за этого велика вероятность негативных последствий. Но есть ситуации, когда оформление без книжек допустимо.
Обязанность вносить записи в этот документ сохраняется за работодателем при наличии следующих условий:
- Сотрудник принят по договору, работа для него основная.
- У нанимателя гражданин уже отработал шесть и более дней.
- У работодателя – статус ИП, либо юридического лица.
Нарушение правил оформления и ответственность работодателя
От оформления трудовых книжек освобождают, только если выполнены условия, о которых говорилось выше. В других ситуациях речь о явном нарушении прав подчиненных. В связи с этим появляются негативные последствия.
Для компании проводят внеплановую проверку, если сотрудники направляют контролирующим органам жалобу по поводу нарушения прав. При этом закон запрещает предупреждать заранее о таких мероприятиях. Для руководителя они часто становятся полной неожиданностью.
Жалоба работника часто становится основанием для выставления требований по дополнительным документам со стороны руководителя. Если с сотрудником оформляли договор ГПХ – значит, потребуют основания для использования именно таких видов соглашений.
При выявлении серьезных правонарушений должностных лиц привлекают к административной ответственности.
Трудоустройство у физического лица
Помощник по дому, няня, репетитор, садовник – такие специальности часто востребованы на рынке труда в частной сфере. Граждане, не являющиеся по статусу субъектами предпринимательства, вправе нанимать на работу сотрудников, если эта деятельность не связана с извлечением прибыли.
Естественно, никакой записи в трудовой книжке об этом периоде рабочей деятельности быть не может, а права сотрудника защищает оформленный трудовой договор между физическими лицами.
При заключении такого соглашения частный работодатель должен оповестить местные органы власти о найме людей для работы. Таким же образом передаются данные об уволенных сотрудниках.
Условия работы у частника не должны противоречить положениям трудового законодательства – в части продолжительности рабочего времени, предоставления выходных дней и ежегодного отпуска, иных социальных гарантий.
Частное лицо, выступающее в качестве работодателя, должно нести обязанность по уплате страховых взносов во внебюджетные фонды (медстрах, соцстрах, Пенсионный фонд), чтобы обеспечить наличие страхового и трудового стажа для своего работника.
После того как трудовой договор расторгнут, запись в трудовой книжке делают на основании соответствующего приказа об увольнении.
Прекратить действие договора можно по следующим причинам:
- Соглашение сторон.
- Окончание периода действия документа.
- Перевод работника на другую должность или к иному работодателю.
- Отказ от исполнения обязанностей при новом собственнике.
- Инициатива работника.
- Инициатива работодателя.
- Отказ работника исполнять трудовые обязанности при смене существенных условий трудового соглашения.
- Отказ работника переходить на другую должность или переезжать в другую местность по медицинским показаниям.
- Наличие обстоятельств, которые не зависят от воли обеих сторон договора.
- Нарушение одной из сторон правил заключения договора.
Прекратить трудовые отношения можно и по другим причинам, если они указаны в трудовом праве и не противоречат законодательным нормам.
Когда разрешено не оформлять книжку сотрудника
По ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж гражданина. С помощью нее, в том числе, гражданин подтверждает необходимый страховой стаж для назначения пенсии по старости.
Работа по трудовому договору без трудовой книжки — это исключение, а не правило, поскольку каждый работодатель, будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, обязан заполнять и хранить такие документы на своих сотрудников. Если гражданин устраивается на работу впервые, на нанимателя возлагается обязанность завести ее.
Не оформлять книжку и не требовать ее от нового сотрудника работодатель вправе только в строго определенных законом случаях:
- если между компанией и работником заключается гражданско-правовое соглашение;
- если нанимателем является физическое лицо;
- если работник устраивается на условиях совместительства;
- если между работником и нанимателем предполагается дистанционное сотрудничество.
Оформление совместителей
Каждый гражданин вправе как ему угодно распоряжаться своими ресурсами и иметь столько рабочих мест, сколько он готов. Из этого правила имеются несколько исключений, но все они напрямую указаны в федеральных законах. По общему правилу, человек, работающий по трудовому договору, вправе иметь любое количество нанимателей: только один является основным, остальные — дополнительные, у которых гражданин работает на условиях совместительства. С совместителями заключаются соглашения, в которых указывается, что гражданин устраивается на условиях совместительства.
Книжка сотрудника на протяжении всего периода трудоустройства хранится у основного нанимателя. При заключении соглашения с совместителем новый работодатель не вправе требовать предъявления книжки, вносить в нее записи и забирать на хранение. Допустимо, чтобы в книжке отсутствовало упоминание о совместительстве гражданина. В то же время ст. 66 ТК РФ устанавливает возможность внести такую запись, если того хочет сам гражданин. Для этого ему необходимо взять у работодателя по совместительству справку об имеющихся между ними отношениях, принести ее основному работодателю и потребовать внесения соответствующей записи.
Если трудовая книжка отсутствует?
Изначально трудовая книжка отсутствует, если сотрудник впервые в жизни устраивается на работу. Наниматель в данном случае обязан оформить ее и внести сведения о трудоустройстве в одноименный раздел («Сведения о работе»).
Согласно трудовому законодательству, нужно в течение 5 дней внести запись в трудовую. В противном случае, это можно трактовать как недосмотр со стороны нанимателя, которому может грозить дисциплинарное взыскание. Организация в данном случае несет материальную или административную ответственность.
Если сотрудник подаст жалобу в трудовую инспекцию, либо прокуратуру, в указанных инстанциях детально разбирают причины и обстоятельства дела. Иногда дело может дойти до суда.
Работа без трудовой книжки — плюсы и минусы
В Российской Федерации традиционно есть слои населения, которые работают без оформления трудовой книжки и даже без договора, причем легальной подобная работа является отнюдь не всегда. Самые яркие представители этой социальной среды – няни, уборщицы, работающие по квартирам, и репетиторы. Но на них перечень не заканчивается.
Есть отдельный вид трудовой деятельности, который можно совершать без соответствующей записи в книжки. И это – работа по совместительству. В данном случае за работником сохраняются все гарантии. Другим вариантом трудоустройства без трудовой является дистанционная работа – внесение записи в трудовую книжку в данном случае проводится по желанию сотрудника, а основанием для учета рабочего стажа и страховых взносов является сам трудовой договор. При срочном трудовом договоре запись в трудовой книжке также может не осуществляться, если он заключен на период менее пяти дней. То же самое касается трудовых договоров, заключенных с физическими лицами, не являющимися предпринимателями – в данной ситуации таковые наниматели вообще не имеют права вносить изменения в трудовую книжку работника.
На практике же, чаще всего без трудовой книжки оформляется не трудовой договор, а договор гражданско-правового характера.
Оформление по трудовому договору, но без книжки
В случае с приемом граждан на работу заинтересованность работодателей в подтверждении стажа и других видов занятости законна. Для этого и требуют книжки. Бумага содержит следующие сведения:
- Занимаемые должности.
- Организации и компании, которые принимали к себе сотрудника.
- Стаж работника, и так далее.
Но часто происходит так, что сами соискатели не представляют трудовых книжек, просят закончить оформление без документа. Работодатели тоже иногда выдвигают подобные предложения.
Подобное поведение относят к прямым нарушениям действующих законодательных актов, важно четко это осознавать. Из-за этого велика вероятность негативных последствий. Но есть ситуации, когда оформление без книжек допустимо.
Обязанность вносить записи в этот документ сохраняется за работодателем при наличии следующих условий:
- Сотрудник принят по договору, работа для него основная.
- У нанимателя гражданин уже отработал шесть и более дней.
- У работодателя – статус ИП, либо юридического лица.
Этой информации достаточно для выделения исключений, когда оформление допустимо без трудовых книжек и записей в них:
- Наниматель – физическое лицо, но без статуса ИП. Физическим лицам нельзя заполнять книжки других, вносить какие-либо записи. Запрет распространяется и на оформление новых документов, когда подчиненного только принимают. В этом случае составляют так называемый договор найма. Это главное доказательство работы.
- При выполнении обязанностей по совместительству. Главное – упомянуть всю информацию в соглашении, которое подписывают с сотрудниками.Книжку оформляют по основному месту работы. Но если гражданин всё-таки изъявил желание внести запись– просьбу выполняет только тот работодатель, который будет основным. Для этого совместитель составляет заявление, предъявляет справку соответствующей формы.
- Найм на срок меньше шести дней. Но с физического лица не снимают обязанности по страховым взносам с должной периодичностью. То же касается оформления СНИЛС, если для работника это первое трудоустройство. По найму работников любые физлица находятся в так называемом ограниченном поле. Допустимые варианты: помощь в ведении личного хозяйства, личное обслуживание без получения коммерческой выгоды.
- Между оформлением по книжке и контрактом множество отличий, но есть и сходство. Оба документа заключаются согласно нормам Трудового кодекса, отражают факт работы.
- Можно трудиться без книжки, если заключить договор ГПХ. Отношения между сторонами регулируются Гражданским кодексом.
- Когда со специалистом заключается соглашение об оказании услуг, с него можно взыскать не только убытки, но и упущенную выгоду.
- Когда человек трудится по ТК РФ, взыскивается только ущерб.
- Подменять трудовые отношения соглашением об оказании услуг нельзя. Если исполнитель обратится в суд, то восстановит свои права. Суд переквалифицирует договоренность.
- Оформление по ТК РФ, согласна нормам Гражданского кодекса, дает для человека большую защищенность в социальном плане, чем исполнение обязанностей.
Трудоустройство несовершеннолетних
Нанимать несовершеннолетних физических лиц нельзя на работы, связанные с вредными и (или) опасными условиями труда, а также когда работать нужно под землей.
Полный перечень есть в постановлении Правительства РФ от 25 февраля 2000 г. № 163.
Общий порядок заключения трудового договора с несовершеннолетними (старше 14 лет и младше 18), а также малолетними (младше 14 лет) установлен статьями 63 и 348.8 Трудового кодекса РФ.
Договор может быть заключен с лицом достигшим возраста четырнадцати лет, получающим общее образование строго с письменного согласия одного из родителей (попечителя), органа опеки или попечительства трудовой, для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и без ущерба для освоения образовательной программы.
Мнение эксперта
Новиков Олег Тарасович
Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.
Лица, достигшие возраста пятнадцати лет, получившие общее образование или получающие общее образование, могут заключать трудовой договор без согласия родителей, для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью.
На других условиях нанимать несовершеннолетнего нельзя
Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет, разрешение от родителей не требуется, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами.
Наемная работа у физического лица
В ст. 303 ТК РФ зафиксированы положения, которые позволяют выполнять регулярную работу для физических лиц, не сопряженную с предпринимательской деятельностью. В то же время внесение записей в трудовую книжку физическим лицом строго запрещено (ст. 309 ТК РФ).
Это не означает, что отношения между работодателем и наемным лицом нигде не будут зарегистрированы. При заключении подобного соглашения на физлицо-нанимателя ст. 303 ТК РФ накладывает определенные обязательства перед государством и нанятым работником. Так, физлицо обязано:
- оформить соглашение в письменной форме;
- уплатить все зарплатные налоги в соответствии с законодательством;
- оформить СНИЛС для работников без опыта;
- уведомить о заключении/расторжении договора городскую администрацию по месту жительства.