Правила оформления и выдачи расчетных листков
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления и выдачи расчетных листков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расчетный листок работодатель должен выдавать ежемесячно каждому работнику после начисления и перед выплатой зарплаты. Трудовой Кодекс обязывает работодателя предоставлять каждому сотруднику в письменной форме информацию о видах начислений, их размере, о видах и суммах удержаний, а также о сумме, подлежащей выплате. Обязанность по выдаче информации о зарплате, как правило, возлагается на бухгалтерию.
Налог на доходы физических лиц
В обязательном порядке сотруднику должна быть предоставлена информация о сумме удержания из суммы оплаты труда налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Ставка налога составляет 13% от облагаемого дохода.
Очень часто у сотрудников возникают вопросы о порядке удержания из заработной платы налога. Обывателю сложно понять, какие выплаты облагаются налогом, а какие нет.
Общий облагаемый доход в расчетном листке можно рассчитать, вычтя из итоговой суммы начисленных выплат суммы, которые выплачиваются работодателем, но не облагаются налогом. К наиболее часто встречающимся из них относятся:
— пособие по беременности и родам;
— выходное пособие;
— командировочные расходы (за исключением суточных более 700 руб. при поездках внутри страны и 2500 при поездках за рубеж);
— материальная помощь (частично).
Вопреки представлениям многих работников, налог на доходы удерживается и из оплаты больничных листов, а также из компенсации за неиспользованный отпуск, которую выплачивают при увольнении.
Если у Вас есть дети в возрасте до 18 лет или в возрасте до 24, обучающиеся на дневной форме обучения в образовательных учреждениях с государственной аккредитацией, то Вам положен так называемый стандартный налоговый вычет на каждого ребенка, на который будет уменьшен облагаемый налогом доход. При этом на первого ребенка Вы получите вычет в размере 1400 рублей – на первого и второго ребенка и 3000 на третьего и каждого последующего.
Для того, чтобы получить вычет, работник должен написать заявление на имя работодателя и приложить к нему копию свидетельства о рождении ребенка, справку об обучении (если ребенок старше 18 лет).
В заключение ещё раз напомним о необходимости разработки максимально простого и понятного для обычного работника порядка информирования об оплате труда. Не стоит относиться к этому формально. Это позволит избежать многих вопросов и конфликтных ситуаций.
Ответственность предприятия за отсутствие расчетных листков
Обязанность работодателей по выдаче расчетных листков регламентируется трудовым законодательством РФ. При выявлении нарушений предусмотрены штрафные санкции размером от 30 000 руб. до 50 000 руб. на предприятие, от 1000 руб. до 5000 руб. на ответственных лиц/ИП (ст. 5.27 КоАП). Повторное правонарушение карается увеличенными штрафами – до 70 000 руб. на юридических лиц, до 20 000 руб. на физлиц/ИП. Дополнительно может применяться мера дисквалификации должностных лиц сроком до 3 лет.
При получении заработной платы каждый сотрудник должен получить на руки расчетный лист. Несмотря на то, что порядок предоставление документа работнику является не правом, а обязанностью работодателя, многие руководители уклоняются от выдачи.
В бухгалтерии нередко слышится мнение, что зарплата белая, а значит попросту печатать и переводить листы смысла нет. Они выдают квитанции только по требованию.
Выдача расчетного листка по заработной плате прописывается в трудовом законодательстве. Поэтому в каждом учреждении должен соблюдаться порядок предоставления документа сотруднику.
Форма расчетного листка
Действующим законодательством не предусмотрена ни обязательная, ни рекомендуемая форма расчетного листка. Следовательно, работодатель должен самостоятельно ее разработать на основании ст. 136 ТК РФ и утвердить с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Применение не утвержденной работодателем формы расчетного листка либо неполное или некорректное отражение в них всех необходимых сведений является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3, решение Пермского краевого суда от 24.02.2014 № 7-271-2013-21-185-2014). А в случае совершения такого нарушения повторно — по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
Кстати, отсутствие утвержденной формы расчетного лица в организации не поможет ей в решении судебных споров с работниками.
Судебная практика
Свернуть Показать
Суд примет в качестве доказательства вины работодателя любой расчетный листок, пусть и не утвержденный работодателем (апелляционное определение Забайкальского краевого суда от 25.06.2014 № 33-2498-2014).
Заверять расчетные листки подписью ответственного за их выдачу лица либо руководителя организации, а также печатью организации не требуется, так как такой обязанности не содержит действующее законодательство и расчетный лист не относится к документам, подлежащим заверению надлежащим образом. При этом такие действия не запрещены, и при желании либо по просьбе работника расчетные листки можно и заверить.
Судебная практика
Свернуть Показать
Суды тоже могут запросить заверенные расчетные листки, т.к. отсутствие печати не позволяет определить лицо, выдавшее соответствующий документ (апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 29.05.2014 № 33-5719/2014).
Расчетные листки по зарплате – как правильно выдавать
Предназначается расчетный листок (можно ниже), для пояснения информации о составе заработной платы и иных начислений. Формирование документа производится отдельно по каждому работнику. Периодичность составления – раз в месяц при окончательном расчете, при выдаче авансов /отпускных выписывать расчетные листки не нужно. Бланк разрабатывается работодателем самостоятельно с учетом нормативных требований ст. 372 ТК. Обязательно отражение следующих данных:
- О составных частях зарплаты за расчетный период, включая оклады, надбавки, коэффициенты, премии и т.д.
- Об иных начислениях, в том числе отпускных суммах, больничных пособиях, денежных компенсациях за задержку выплаты заработка, выплатах при увольнении и пр.
- О произведенных удержаниях – алименты, НДФЛ, кредитные выплаты, авансы, излишне удержанные суммы и пр.
- Об итоговых суммах к выдаче «на руки».
Ответственному лицу работодателя необходимо не только грамотно отразить расшифровку расчетного листка по заработной плате, но и правильно выдать документ сотруднику, с обязательным подтверждением факта вручения. Опытные кадровики советуют вести учет в специальном журнале расчетных листов или предусмотреть отрывную часть со строкой для росписи физлица непосредственно в самом бланке.
Как расшифровать и понять лист по заработной плате?
Закон о труде гласит, форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников, например, с помощью приказа. Может выдаваться в бумажном или электронном виде — .
Для учета выданных документов можно вести журнал регистрации расчетного листков или ведомость учета.
Поэтому форма бланка может быть в каждой организации своя.
Однако, в листке по заработной плате обязательно присутствуют разделы:
- Начислено. Здесь указаны все начисленные за месяц суммы: зарплата, премия, надбавки, оплата ночного времени, доплата за стаж, пособие, отпускные и др.
- Удержано. Отражается информация об удержаниях: НДФЛ, по исполнительным листам, приказам о взыскании ущерба и т. п.
- Выплачено или межрасчетные выплаты. Обычно, здесь отображается выплата аванса. Но, могут быть и другие платежи. Например, выплата пособия по больничному листу была произведена раньше дня выплаты зарплаты, или работодатель оплатил отпускные.
- К выплате или задолженность. Сумма в этой колонке складывается по формуле: начислено – удержано – выплачено. Если она получается с минусом, то обозначается задолженность. Это может случиться, если, например, аванс по каким — то причинам оказался больше, чем начисленная зарплата.
Отчет по выдаче заработной платы и межрасчетных выплат
Отчет предоставляет пользователю всю информацию, касающуюся выдачи заработной платы и межрасчетных выплат. Отчет включает в себя два уровня – на первом отображаются сводные данные за указанный период, на втором детализация по периодам действия лицевых счетов.
Для формирования отчета выберите пункт меню Операции/Зарплата/Выдача зарплаты и межрасчетных выплат/Отчет по выдаче заработной платы и межрасчетных выплат. Перед формированием отчета показывается диалог (Рис.7), в котором пользователь может указать параметры для формирования отчета.
Рис.7
По дате выдачи/по дате начисления
Диапазоны дат для отбора лицевых счетов.
Выплата
В отчет попадут только те работники, в лицевых счетах которых есть выплаты с указанным кодом
Статьи
В отчет попадут только те работники, выплаты у которых произведены по указанным статьям учета.
Показывать статьи учета
При включенной опции все суммы в отчете будут сгруппированы по статьям учета
Свертка
Параметр указывает, каким образом будет производиться группировка строки отчета, возможны варианты:
Не свертывать – Данные не сворачиваются, т.е. по каждому месту работы информация выводится отдельной строкой. Таким образом, для одного работника может быть выведено несколько строк, если у работника есть несколько мест работы, т.е. работник является совместителем
По работнику – На каждого работника – формируется одна строка отчета, т.е. данные по всем местам работы (если их несколько) будут просуммированы
По отделу – Отчет будет отображать только суммы по отделам (подразделениям), т.е. одна строка – одно подразделение
По должности — Отчет будет отображать только суммы по должностям, т.е. одна строка – одна должность
Вид выдачи
Отбор по виду выдачи, т.е. в отчет попадут только те выплаты, для которых в лицевом счете в графе «Выдача» установлен соответствующий признак: на руки, депонирование, перевод в банк.
При указании вида выдачи – «Все», анализ не производится, т.е. в отчет попадут все выплаты
Организации, работники, подразделения, должности
Стандартный фильтр для отбора лицевых счетов.
Ведомость на перевод заработной платы в банк
Для формирования ведомости выберите пункт меню Операции/Зарплата/Выдача зарплаты и межрасчетных выплат/Ведомость на перевод зарплаты в банк. Перед формированием ведомости будет показан диалог (Рис.3), в котором необходимо указать параметры, необходимые для формирования ведомости
Рис.4
Вид перевода
Что переводить в банк — выплаты или удержания. Необходимо чтобы заработная плата была уже начислена и выдана. Напомним, что вся информация о начислениях, удержаниях, выплатах работника хранится в лицевом счете.
Обратите внимание, что в ведомость попадут только те выплаты, для которых в лицевом счете в графе выдача установлен признак перевод в банк.
Дата ведомости
Дата формирования ведомости – отображается в печатной форме ведомости на перевод заработной платы в банк
По дате выдачи
См. аналогичный параметр в «Платежной ведомости Т-53». Если Вид перевода выбран как «удержание», то параметр игнорируется
По дате начисления
См. аналогичный параметр в «Платежной ведомости Т-53»
Выплата (Удержание)
В ведомость попадут только те работники, у которых есть выплаты (удержания) с указанным кодом
Организация, работники, подразделения, должности, банки, стати учета
Фильтр для отбора лицевых счетов.
Обратите внимание, что для фильтрации по банкам, в лицевом счете в графе «банк» должен быть обязательно указан код банка.
Для удержаний фильтрация лицевых счетов по банкам не производится, но при этом всегда используется основной банк, указанный в личной карточке работника.
Выводить ФИО одним столбцом
При включении этого параметра фамилия, имя и отчество работника будут выведены в один столбец ведомости, при выключении – в разные.
Видимость столбцов
При нажатии на кнопку, показывается стандартный диалог видимости столбцов, в котором можно настроить видимость и порядок отображения видимых столбцов
Выгрузить данные в формате
При включении опции, становятся доступными элементы управления, необходимые для осуществления выгрузки ведомости в текстовый файл различный форматов. На данный момент поддерживаются форматы:
Сбербанк
Дополнительно необходимо указать реквизиты договора организации с банком. Для этого нажмите кнопку Договоры, при этом будет показан справочник договоров с банком. Добавьте новый договор с помощью кнопки
или с помощью клавиши «F7». В появившемся окне (Рис.5), заполните реквизиты договора, укажите порядковый номер файла для выгрузки и нажмите «ОК».
Рис.5
Обратите внимание, что если организация работает с несколькими отделениями сбербанка, то необходимо создать договор для каждого отделения.
ВТБ 24
Необходимо указать только порядковый номер файла для выгрузки.
Текстовый файл (с разделителем «точка с запятой»)
Необходимо указать только порядковый номер файла для выгрузки.
Расшифровка квитка о зарплате
В разделе «Начислено» отражаются суммы начисленного заработка в соответствии с трудовым договором: оклад, надбавки, премии. Также в этом разделе отражаются оплата за отпуск, оплата больничного листа, материальная помощь и другие выплаты в соответствии с трудовым законодательством или приказами работодателя.
Рис. 2. Раздел «Начислено».
Как показывает практика, у работников часто возникают вопросы по поводу начисления отпускных и оплаты больничного листа. Довольно часто сумма начисления оказывается меньше, чем ожидал сотрудник. Сегодня отпускные начисляются исходя из доходов за 12 месяцев, предшествующих начислению отпуска. Оплата больничного листа — исходя из доходов за два предшествующих года. Следовательно, если доходы в предыдущие периоды работы были меньше тех, которые вы получаете в настоящее время, то и начисленные суммы оплаты отпуска и больничного листа будут меньше.
Рис. 3. Раздел «Удержано».
В разделе «Удержано» работодатель указывает суммы, подлежащие удержанию с доходов работника.
Как расшифровать и понять лист по заработной плате?
Закон о труде гласит, форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников, например, с помощью приказа. Может выдаваться в бумажном или электронном виде — подробнее о порядке выдачи листка.
Для учета выданных документов можно вести журнал регистрации расчетного листков или ведомость учета.
Поэтому форма бланка может быть в каждой организации своя.
Однако, в листке по заработной плате обязательно присутствуют разделы:
- Начислено. Здесь указаны все начисленные за месяц суммы: зарплата, премия, надбавки, оплата ночного времени, доплата за стаж, пособие, отпускные и др.
- Удержано. Отражается информация об удержаниях: НДФЛ, по исполнительным листам, приказам о взыскании ущерба и т. п.
- Выплачено или межрасчетные выплаты. Обычно, здесь отображается выплата аванса. Но, могут быть и другие платежи. Например, выплата пособия по больничному листу была произведена раньше дня выплаты зарплаты, или работодатель оплатил отпускные.
- К выплате или задолженность. Сумма в этой колонке складывается по формуле: начислено – удержано – выплачено. Если она получается с минусом, то обозначается задолженность. Это может случиться, если, например, аванс по каким — то причинам оказался больше, чем начисленная зарплата.
Как выглядит:
Расчетный листок за Июнь 2019
Табельный номер 30672
Подразделение Отдел продаж
Должность Менеджер
Общий облагаемый доход: 174 000 Начислено
Удержано
вид
период
дни
часы
сумма
вид
период
сумма
Оклад по дням
1 – 30 июня
19
151
25000
НДФЛ (13%)
1-30 июня
3770
Премия 1 – 30 июня
4000
Всего удержано
3770
Всего начислено: 29000
Выплачено:
Аванс
10000
Перечислено на карту 15000
Всего выплачено: 25000
Задолженность за предприятием на начало месяца: 15000
К выплате за июнь: 15230
Что нужно знать, чтобы правильно рассчитать заработную плату
При трудоустройстве соискатель обязательно оговаривает с работодателем размер зарплаты. И когда работник слышит сумму, он не задумывается, что в реальности выплаты будут другими. Та сумма, которая оговаривается при трудоустройстве — это оклад (фиксированный размер оплаты труда). Он будет отображен в трудовом договоре. Но сколько работник будет получать на руки, зависит от множества факторов.
Вот что нужно брать во внимание:
- Подоходный налог вычитается из средств работника, тогда как страховые отчисления работодатель делает из своих средств.
- Работник может получать аванс.
- Работник может иметь обязанности по выплате алиментов или другим платежам по исполнительным листам.
- К зарплате работника могут применяться надбавки, коэффициенты, ему может быть начислена премия и другие дополнительные выплаты.
Все эти факторы либо увеличивают зарплату на руки, либо уменьшают ее. Забывая о них, нельзя правильно рассчитать подлежащую к выплате сумму.
Рекомендации кадровика — как разобраться в расчетном листке по зарплате и расшифровать его суммы?
> Трудовое право > Зарплата > Выплата > Рекомендации кадровика — как разобраться в расчетном листке по зарплате и расшифровать его суммы?
Ст. 136 ТК РФ обязует работодателя уведомлять персонал о начисленной зарплате и удержанных суммах.
С этой целью ежемесячно перед выплатой заработной платы сотрудники получают расчетные листки.
Не все могут понять его и разобраться в цифрах, кодах, шифрах, содержащихся в этом документе.
Поэтому разберемся в каждой позиции этого документа детально.
Закон о труде гласит, форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников, например, с помощью приказа. Может выдаваться в бумажном или электронном виде — подробнее о порядке выдачи листка.
Расчетный лист по заработной плате: расшифровка и описание
Расчетный листок выдавайте всем сотрудникам без исключения. Причем независимо от того, работают ли сотрудники у вас по основному месту работы или же трудоустроены по совместительству. В противном случае работодателя ждут наказания. Какие, мы рассказали в конце статьи.
Обозначьте ответственное лицо, например, бухгалтера по расчету заработной выплаты, который будет проводить обработку информации, формирование и выдачу расчетки под подпись. Ознакомьте данного работника с новыми обязанностями также под подпись.
Для ведения учета выдачи расчетных листков подготовьте учетный журнал, в котором работник, получивший документ на руки, проставит свою подпись и дату получения. Такой алгоритм действий на предприятии обезопасит руководство от штрафных санкций.
С дохода за январь в 20 000 рублей у сотрудника положено удержать НДФЛ 13 %. Сумма удержаний составит 20 000 × 13 / 100 = 2600 рублей.
В случае если сотруднику положен вычет на первого ребенка (в 2021 году на первого ребенка вычет составляет 1400 рублей), то расчет удержания будет следующий.
Сперва доход уменьшаем на вычет:
20 000 – 1400 = 18 600.
Полученную сумму умножаем на 13 %:
18 600 × 13 / 100 = 2418.
За счет вычета к удержанию у сотрудника будет сумма 2418 рублей (а не 2600, как было в первом примере).
Как известно, заработная плата должна выплачиваться не реже чем два раза в месяц. То есть каждые пятнадцать дней. Однако работодатели имеют право производить расчеты чаще. Но никак не реже. Так как быть с расчетными листками, как часто их выдавать?
Если выплачен аванс, то выдавать расчетные листки не нужно. Подготовьте документы по итоговым расчетам за отчетный месяц. Раньше формировать расчетный листок не имеет смысла.
Формирование расчетного листка происходит всегда перед выдачей заработной платы. Этот документ является обязательным и выдается на руки сотруднику вместе с заработанными деньгами.
Расчетный листок по зарплате — образец 2021 года
Добавить в избранное В избранное
Каждый сотрудник организации или занятый у предпринимателя имеет право знать, из каких частей складывается его заработная плата. Всю эту информацию содержит расчетный листок по зарплате — образец 2021 года представим в нашей статье.
Расчетные листки по зарплате 2021 года ничем не отличаются от документов, составляемых ранее. Из него работник может узнать:
- Каков общий размер начисления и какую величину составляет каждый компонент зарплаты: оклад, премия, различного рода компенсации.
- Сколько было выдано в качестве аванса и произведено прочих выплат за расчетный месяц.
- Сколько было удержано из заработной платы, например НДФЛ, алиментов, возмещения материального ущерба и пр.
- Каков размер зарплаты, выдаваемой «на руки» за расчетный месяц.
Помимо этого расчетка должна содержать: Ф.И.О. работника, его табельный номер, количество отработанного времени и период, за который документ формируется.
Как читать расчетный листок?
В каждом информационном блоке этого документа содержится определенная информация, подробно рассказывающая об оплате труда сотрудника:
- «начислено» — здесь указаны размеры начисленной заработной платы (должностной оклад работника, установленный трудовым договором, различные премии в его пользу и пр.), отпускные, больничные, матпомощь и все другие полагающиеся выплаты;
- «удержано» — в этом блоке видны суммы, подлежащие удержанию с дохода сотрудника по следующим основаниям: закон (налог на доходы физических лиц), исполнительные листы (это могут быть алименты, штрафы и пр.), заявления работника или приказы работодателя (в данном случае речь идет, например, о членских взносах в профсоюз);
- «выплачено» — здесь зафиксирована сумма, которую сотрудник получает не реже двух раз в месяц (это аванс и собственно заработная плата). Тут же будут указаны и другие выплаты, которые прошли в течение месяца (больничные и т.п.);
- «к выплате» — это оставшаяся за минусом удержаний и уже осуществленных выплат сумма для выдачи работнику.