Можно ли назначить ответственными за трудовые книжки сразу несколько работников
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли назначить ответственными за трудовые книжки сразу несколько работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для ведения, хранения, учета и выдачи трудовых в любой организации обязательно назначается специальное должностное лицо (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Это не всегда отдельный специалист, иногда на сотрудника дополнительные обязанности возлагаются приказом. Требования и ответственность за отсутствие специального распоряжения приведены в таблице.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Выдача трудовой книжки
В действующих правилах описана процедура выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении (прекращении трудового договора). В Порядке № 320н дополнительно приведены особенности выдачи работнику трудовой книжки в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.
При увольнении работника работодатель обязан выдать ему в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Направление трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 36, 37 Порядка № 320н).
При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) работник подает заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.
Таким образом, теперь сроки выдачи трудовой книжки при переходе работников на ЭТК закреплены законодательно. До этого данный вопрос был спорным: соблюдать 3-дневный срок (см. Письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260) или выдать книжку в день подачи заявления (см. Письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150).
Кого назначить ответственным
Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.
Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.
Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.
Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.
Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.
Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек
«Шапка» документа должна включать в себя:
- название документа(с обозначением сути);
- его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
- наименование предприятия;
- дату и место (населенный пункт) составления приказа.
Далее идет основная часть. Здесь необходимо:
- дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
- назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).
Кого назначить ответственным
Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.
Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.
Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.
Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.
Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.
Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.
Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.
Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек
«Шапка» документа должна включать в себя:
- название документа(с обозначением сути);
- его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
- наименование предприятия;
- дату и место (населенный пункт) составления приказа.
Далее идет основная часть. Здесь необходимо:
- дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
- назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).
При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.
Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.
Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).
Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.
По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ.
При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации.
Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.
Например:
- “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
- “КМ” – приказы по командировкам работников.
- “К” – кадровые.
- “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
- “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы.
Заполнение трудовой книжки: основные правила
Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности. Заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами, также вносится сокращенное наименование (при его наличии).
Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер вносимой записи. В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.
Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».
Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.
В графу 4 вносится информация о приказе (дата и номер), на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».
Записи в трудовых о фамилии, имени, отчестве и дате рождения можно изменить только на основании соответствующих документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.
В новых правилах подробно расписано, как именно это нужно делать:
- изменения вносятся на титульный лист;
- одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;
- ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).
Отсутствие на рабочем месте кадровика
На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:
- командировки;
- отпуска;
- временной нетрудоспособности;
- увольнения;
- иной уважительной причине.
При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту.
Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:
- Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе;
- Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них;
- Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг;
- Проверить запас бланков;
- При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия;
- Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.
Нормативная база по вопросу заполнения титульного листа трудовой книжки
Где раздобыть информацию о правильном внесении информации на титульный лист? Работа с трудовыми книжками регламентируется нормами ТК РФ, а также подзаконными актами, принятыми Правительством РФ и федеральными органами исполнительной власти. Например:
1. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», которым утверждены:
- новые формы бланка трудовой и вкладыша в нее, введенные в действие с 01.01.2004;
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).
В названном постановлении указывается, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца (1938 и 1973 гг.) действительны и обмену на новые не подлежат.
2. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которым утверждены:
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее — Инструкция);
- форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой и вкладыша в нее;
- форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Посмотрите видео по теме:
3. Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках», которым утверждены:
- образцы оформления титульного листа бланка и вкладыша;
- Порядок обеспечения работодателей бланками.
Сложные ситуации возникают при оформлении трудовой впервые, а также при необходимости изменить или исправить какие-либо сведения на ее первой странице.
К основным проблемам ведения трудовых книжек относятся:
- наличие у работников трудовых книжек, оформленных не на бланках установленного образца или на бланках, которые уже не применяются, потому что заменены новыми;
- несоответствие личных данных работника в титульном листе трудовой книжки его данным в паспорте и др.
Как же исправить первую страницу книжки трудовой книжки или ошибки в записях во вкладыше? В этой статье мы рассмотрим некоторые такие ситуации и подскажем, как следует действовать.
| Ваш идеальный документ
Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров |
Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки на предприятии
Издание приказа или распоряжения о назначении работника, ответственного за ведение трудовых книжек – это требование действующего законодательства. Оно прописано в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Правительственным Постановлением № 225 от 16.04.2003). Несмотря на то, что про ЭТК здесь ничего не сказано, они являются равноценным аналогом обычной трудовой книжки, а значит, на них распространяются те же правила.
В ч. 3 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ говорится, что ЭТК, точнее, «Сведения о трудовой деятельности», могут предоставляться при трудоустройстве вместе с трудовой книжкой или взамен бумажного документа. Сведения обязательно выдаются работодателем в день увольнения сотрудника, а по запросу работника — в течении 3-х дней (рабочих). Минтруд разработал проект формы таких сведений – СТД-Р (взамен формы СЗИ-ТД, ранее предложенной Пенсионным фондом).
Приказ о назначении ответственного лица следует издать в начале года, так как первые сведения в Пенсионный фонд по новой отчетной форме (СЗВ-ТД) нужно подать не позднее 15 февраля 2020 г. Отчет формируется не на всех работников. В него включаются данные только о тех сотрудниках, в отношении которых в предшествующем месяце произошло хотя бы одно из кадровых событий (п. 2.4 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996):
- прием на работу;
- увольнение;
- перевод на другую постоянную работу;
- подача работодателю заявления с просьбой продолжить вести его бумажную трудовую книжку или перейти на электронный вариант.
Какую трудовую книжку заводить в 2021 году при приеме на работу
С 1 января 2020 года при приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую.
Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:
- Человек впервые устраивается на работу.
- Человек отказался от ведения бумажной трудовой.
Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.
Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:
- Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
- В тот же день или в ближайший рабочий подать форму в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
- В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.
Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.
Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:
- Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
- Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР. Сотрудник может запросить ее напрямую в ПФР сам через госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.