«Копия верна». Как заверить копию документа или выписку из документа?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: ««Копия верна». Как заверить копию документа или выписку из документа?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Под копией документа понимается документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (подп. 3.1.29 п. 3 СТБ 2059-20131). Копия документа может создаваться посредством как оперативной полиграфии (ксерокопии документа и т.п.), так и воспроизведения реквизитов документа на отдельных листах. С понятием копии документа связано понятие подлинника официального документа, под которым понимается первый или единственный экземпляр официального документа (подп. 3.1.26 п. 3 СТБ 2059-2013), на основе которого и создаются копии.
Справка о правонарушениях
Если вам нужно поставить апостиль на документе, подтверждающем отсутствие судимостей, то эта процедура с конца 2021 года стала проще. Раньше справка заказывалась на сайте МВД, после чего нужно было самостоятельно нести ее на апостиль. Теперь при заказе справки можно поставить галочку «Направить справку в МИД» и потом забрать документ с уже проставленным апостилем. Данный вариант поможет не только белорусам, живущим в стране, но и нашим соотечественникам за рубежом. Родственники заявителя вполне могут забрать справку и отправить по почте в любую точку мира.
Стоимость дополнительной услуги до недавнего времени составляла половину базовой величины, то есть 16 белорусских рублей, но в марте 2022 возросла до 160 белорусских рублей.
Как правильно заверить документы перед отъездом из страны?
Но на практике у обычных копий отсутствует юридическая значимость, особенно у тех документов, которые были представлены работниками от сторонних организаций или из иных учреждений, поэтому их рекомендуют заверять, используя штамп Копия верна с внесением всех реквизитов ответственных лиц, оформивших бумагу. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
- Согласно ч. 1 ст. 75 АПК РФ одним из основных средств доказывания в арбитражном процессе являются письменные доказательства, т.е. документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.
- При этом в силу ч. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются суду в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии, что предопределяет особую значимость вопроса о правильном заверении копий документов для предоставления суду в качестве доказательств.
Оформляем и заверяем копии документов правильно Поэтому заверятьтрудовую книжку с 1 июля 2023 года надо по-новому. Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании. Роструд выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года. Например, копию трудовой книжки, копии приказов о приеме на работу или увольнении.
Об увольнении Мариловцевой С.Б.
- Уголовная ответственность за неоднократное управление транспортным средством лицом, не имеющим права управления
- Размер базовой ставки повышен
- В Типовые правила внутреннего трудового распорядка внесены изменения
- Подлежит ли наследованию недвижимое имущество, если право собственности на него не зарегистрировано?
- Несовершенство законодательства и правоприменительной практики в урегулировании экономических споров в процедуре медиации
Не все документы, выдаваемые государственными органами одной страны, имеют полноправную юридическую силу на территории всех иностранных государств. Поэтому во множестве случаев при выезде за границу, а также открытии филиалов предприятия в других государствах требуется целый пакет заверенных должным образом документов. Международная легализация – это форма институционализации, способ придания иностранному документу юридической силы.
Для придания юридической силы большинству документов, оформляющихся в Беларуси для предоставления их за границей, а также документам иностранных государств, принимающихся к исполнению в Беларуси, недостаточно просто заверить, подписать должностным лицом и проставить печать. Предусмотрен особый порядок обретения ими юридической силы. Все документы, можно условно разделить на три группы:
- документы, требующие консульской легализации;
- документы, легализуемые проставлением апостиля;
- документы, не требующие легализации.
Если выдавшая документ страна заключила с Беларусью договор о взаимном признании документов (к примеру, Россия, Украина), то для придания документу юридической силы требуется лишь нотариально удостоверенный перевод на белорусский (русский) язык (если он не составлен на этих языках изначально). Если такой договор отсутствует, но страна присоединилась к Гаагской конвенции об апостиле (например, США, Кипр, Литва, Латвия), то на документе необходимо в установленном порядке проставить апостиль. Если страна к упомянутой конвенции не присоединялась (Канада, ОАЭ, Иран, Ирак), то документ подлежит консульской легализации.
Если ваш документ был выдан или будет использоваться в стране, где не применяется Гаагская конвенция об апостиле, то необходимо следовать процессу легализации. Консульская легализация подтверждает подлинность подписей должностных лиц на документах и печатей компетентных государственных органов, а также правильность оформления и соответствие национальному законодательству документов, отправленных из одного государства и предназначенных для предъявления в любом другом государстве. Международная легализация – это форма институционализации, способ придания иностранному документу юридической силы. Требования к легализации документа, как правило, содержатся в открытом доступе.
Консульская легализация – сложная многоступенчатая процедура. Её цель – решить практическую проблему: как гражданские и судебные должностные лица могут надежно проверить подлинность документа, выданного за границей. Легализация пытается решить эту дилемму путем создания цепочки верефикаций подлинности, каждая из которых осуществляется все более высоким органом государственной власти, чтобы в конечном итоге сузить точку контакта между странами до одного назначенного должностного лица (обычно в национальном департаменте, отвечающем за иностранные дела). Таким образом, удостоверяя подпись и печать этого последнего должностного лица, иностранная юрисдикция может подтвердить всю цепочку проверок лицу, ответственному за выдачу оригинала документа, без тщательной проверки каждого уровня в отдельности.
Для придания юридической силы документу придется пройти следующие шаги:
- засвидетельствовать подпись нотариуса и оттиск его печати на удостоверительной надписи на доверенности;
- обратиться в соответствующий орган за проставлением легализационной надписи;
- подтвердить в соответствующем органе подлинность печати и подписи должностного лица в легализационной надписи.
Легализация документов не требуется либо в случаях, когда между государствами заключены двусторонние договоры о правовой помощи, либо если они являются участниками международных двусторонних или многосторонних конвенций о правовой помощи, в тексте которых прямо предусмотрена отмена легализации официальных документов для стран-участниц. В этом случае для использования иностранного документа на территории страны-участницы его достаточно перевести на язык этой страны и официально заверить в нотариальном порядке перевод документа нотариусом (если он в достаточной степени обладает знанием соответствующего языка) либо подлинность подписи известного нотариусу переводчика с этого языка.
«Копия верна», или Как правильно заверять документы
Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.
Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это. Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.
Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда — перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке
Для начала проверьте, заключен ли между Республикой Беларусь и иностранным(-и) государством(-ами) договор о правовой помощи (конвенция). Если такой договор (конвенция) между странами заключен, то в легализации документов нет необходимости. Однако, он не отменяет того, что документ должен быть заверен гербовой печатью. Также он должен быть переведен на язык страны-назначения. Подпись переводчика заверяется у нотариуса.
Исходя из нашей практики, рекомендуем делать перевод документа и нотариальное заверение перевода в Республике Беларусь. Если в переводе обнаружится ошибка или неточность, будет проще внести изменения.
Страны, заключившие двусторонние договоры с Республикой Беларусь.
Сегодня совершается немалое количество сделок с недвижимостью, в которой одна из сторон — гражданин Российской Федерации. Российская Федерация является одной из стран, с которой Беларусь заключила Конвенцию о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (г. Минск, 22.01.1993 г.).
Среди документов для проведения сделки: паспорт гражданина Российской Федерации, доверенность, свидетельство о браке (при наличии брака) и т.д. В этом случае требуется только гербовая печать для признания документа имеющим юридическую силу в Республике Беларусь. Так как язык таких документов аналогичен с одним из государственных языков нашей страны.
Для иностранных официальных документов, на которых проставлен апостиль, отменяется требование легализации. Это предусматривает 11 статья Гаагской конвенции (г. Гаага, 5.10.1961 г.). На данный момент к ней присоединились 116 стран, включая Республику Беларусь.
Апостиль – это штамп, который удостоверяет подлинность подписи и/или печати должностного лица. Появление на документе апостиля — придает ему юридическую силу во всех странах-участницах Гаагской Конвенции. Апостиль на документе ставят в той стране, где он выдается.
Приоритет документам в электронном виде
Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.
Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.
И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.
Когда документооборот масштабный
Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).
Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.
Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.
Чем руководствоваться при заверении
Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ).
Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ , в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 .
СОВЕТ. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.
Кто вправе заверять документы
Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.
Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.
Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.
Как правильно сшивать документы
Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см.
На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой.
Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.
Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.
Как правильно сшивать копии документов для налоговой
Обложка дел
- Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм.
- Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
- Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.
- Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
- Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
Нотариальная копия, как объект почерковедческой экспертизы
Заверенные нотариальные документы, конечно, хоть и имеют более высокую юридическую силу, чем обычные копии, но не равнозначимы оригиналу или дубликату, тем более в ходе проведения экспертизы.
В своей практике стал встречать случаи, когда заказчик обращается ко мне за проведением судебной почерковедческой экспертизы, предоставляя нотариальные копии документов.
На мой вопрос: «где оригинал?», получаю ответы: «суд истребовал, а сторона не предоставила», «архив переезжал», «не можем найти», «утеряны».
На руках имеем надлежащую заверенную копию.
Документ заверен по ГОСТу. Есть отметки: «КОПИЯ ВЕРНА», подпись нотариуса
и прочие удостоверяющие реквизиты.
Верховный суд же не запрещает проведение почерковедческих экспертиз по копиям документов. А тут документ, который по значимости, почти оригинал.
И очень негодуют, услышав ответ о том, что по данным объектам будет вероятный вывод об исполнителе, до момента предоставления оригинала документа.
Почему, давайте разберемся!
Эксперт, как лицо независимое и объективное, ставит под сомнение любой факт. Полно и всесторонне исследует это, в рамках своих допусков. По результатам, предоставляя суду достоверные и объективные выводы.
Кто может заверить документ?
Оставить отметку о заверении может:
- директор;
- индивидуальный предприниматель;
- главный бухгалтер;
- бухгалтер;
- инспектор отдела кадров;
- иные уполномоченные лица.
Во всех случаях, кроме заверения копии директором или ИП, в организациях издают приказ, в котором указывают конкретное лицо и на основании чего оно имеет право заверять документы.
Также заверителю может быть выдана доверенность. Если это ИП, то она должна быть заверена нотариально. Для юридического лица достаточно внутренней доверенности за подписью и печатью руководителя.
Организация вправе заверять копии лишь тех документов, которые были созданы ею. Подготовка копий, произведенных сторонними организациями, возможна только при условии разрешения уполномоченными лицами этих организаций. При этом разрешение от сторонних организаций не требуется:
- в случаях, связанных с приемом граждан на работу;
- при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации.
Свидетельствование верности копий документов
Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.
Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.