29.05.2023

6.15 Сокращения, условные обозначения, изображения и знаки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «6.15 Сокращения, условные обозначения, изображения и знаки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Правила обращения к адресату

2. Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам

3. Требования к оформлению списка литературы

4. Общие требования по оформлению курсовой работы

5. Требования ЕСКД относительно недопустимых элементов текста

6. Как проставлять отметки

7. Нумерация и названия реквизитов

8. Официальные документы

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Изменения 2022 года госты делопроизводство». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Правила обращения к адресату

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:

Наименование документа

Обращение

Пример

Деловое письмо, служебная записка

От первого лица или третье лицо, единственное число

Отдел закупок направляет предложение;

Прошу принять меры;

От первого лица в единственном числе

Документ от имени коллегиального органа управления

От третьего лица (единственное число)

Собрание акционеров приняло решение

Третье лицо, множественное число

Выслушали, утвердили, решили, приняли

Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах

Третье лицо, любое число

Комиссия оценила, отдел закупок утвердил

Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам

Обозначение:	ГОСТ Р 2.105-2019
Статус:	действующий
Тип:	ГОСТ Р
Название русское:	Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам
Название английское:	Unified system for design documentation. General requirements for textual documents
Дата актуализации текста:	01.06.2021
Дата актуализации описания:	01.01.2023
Дата регистрации:	00.00.0000
Дата издания:	01.03.2021
Дата введения в действие:	01.02.2021
Область и условия применения:	Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства. Стандарт распространяется на изделия машиностроения и приборостроения всех отраслей промышленности, изготавливаемые и применяемые по конструкторской документации, выполняемой в соответствии с требованиями Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), и объекты строительства и строительные изделия, изготавливаемые по проектной документации, выполняемой в соответствии с требованиями Системы проектной документации для строительства (СПДС). На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, учитывающие особенности выполнения текстовых документов изделий различных отраслей промышленности с учетом их специфики
Расположен в:	Общероссийский классификатор стандартов → Общие положения. Терминология. Стандартизация. Документация → Техническая документация на продукцию
Приложение №0:	Изменение №1 к ГОСТ Р 2.105-2019

Требования к оформлению списка литературы

Список литературы к курсовой работе, реферату или выпускной квалификационной работе, является обязательным требованиям. Ведь он показывает основные источники информации, которыми пользовался студент при написании своей работы.

Однако, не все учебные заведения используют единую методику построения и оформления списка литературы.

Основными ГОСТами, которые применяются к оформлению списка литературы, являются:

ГОСТ Р 7.0.5-2008 БИБЛИОГРАФИЧЕСКАЯ ССЫЛКА.
ГОСТ Р 7.0.11-2011. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Диссертация и автореферат диссертации. Структура и правила оформления
ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления» (введен в действие с 1 июля 2019 года)
Стандарты установленные ВУЗами и СУЗами

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

23 — отметка об электронной подписи;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

Разрешается заполнять документацию:

машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
на электронных носителях информации.

Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.

Общие требования по оформлению курсовой работы

При написании курсовой работы первое на что стоит обратить внимание — это соблюдение общих правил по оформлению. Если проигнорировать данные пункты и отложить их на заключительный этап работы, вы можете столкнуться с рядом сложностей которых можно было избежать. Если изначально не выставить основные параметры, то в будущем легко пропустить ошибку в оформлении, а также трудно сориентироваться по объему написанного текста. По этой причине в случае использования в работе информации из интернета проверяйте чтобы весь текст курсового проекта соответствовал данным требованиям:

Текст курсовой работы должен размещаться на листах формата А4, при этом используется односторонняя печать.
Ориентация страниц для текстовой части – книжная, для приложений – книжная и/или альбомная.
Границы полей: верхнее и нижнее – по 20 мм, левое – 30 мм, правое – 15 мм.
Междустрочный интервал: полуторный в основном тексте, одинарный в подстрочных ссылках.
Стандартный шрифт – Times New Roman.
Цвет шрифта – черный.
Размер основного текста – 14 пт; размер шрифта сносок, таблиц, рисунков, приложений – 12 пт.
Выравнивание текста – по ширине, без отступов.
Абзац – 1,25 см.
Автоматическая расстановка переносов.
Каждый раздел курсовой работы начинается с новой страницы. Исключение составляют параграфы – они продолжаются по тексту.
Нумерация начинается с титульного листа, но проставляется лишь с первой страницы введения, номер страницы размещается в нижней части листа по центру, при этом точку в конце ставить не нужно.

Разберем, как оформлять список литературы при её использовании в курсовой работе. Здесь также следует соблюдать рекомендованную структуру. Студент должен перечислить использованные:

Нормативные акты
Монографическую литературу
Публицистические документы, журналы и статьи в порядке алфавита и с указанием всех авторов работ
Иностранную литературу на оригинальном языке
Электронные носители

Отметим, что список литературы является для студентов настоящей головной болью. По ней опытный научный руководитель может сразу оценить качество проекта. Вот несколько советов, как оформить список литературы в курсовой работе:

Используйте новую литературу, до 5 лет. Исключение можно делать для технических предметов
Применяйте правовые акты последних редакций
В работе указывайте ссылки на научные статьи. Они дадут проекту больше веса, чем ссылки на учебные пособия

7.1 ТД, содержащие текст, разбитый на графы, при необходимости разделяют на разделы и подразделы, которые не нумеруют.

7.2 Наименования разделов и подразделов (при наличии) записывают в виде заголовков с прописной буквы и подчеркивают.

Расположение заголовков для ведомостей установлено соответствующими стандартами ЕСКД, ЕСТД и СПДС.

Ниже каждого заголовка должна быть оставлена одна свободная строка, выше — не менее одной свободной строки.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

7.3 Примечания к разделам, подразделам или ко всему документу нумеруют в соответствии с 6.12.

7.4 В ТД в бумажной форме, имеющих строки, все записи проводят на каждой строке в один ряд.

При неавтоматизированном выполнении для облегчения внесения изменений:

— ведут запись в нижней части поля строки. Записи не должны сливаться с линиями, разграничивающими строки и графы;

— оставляют свободные строки между разделами и подразделами, а в документах большого объема — также внутри разделов и подразделов.

При составлении документов на опытные образцы дополнительно предусматривают свободные строки для записи документов и других данных, которые могут быть введены в документацию.

7.5 Если в графе документа записан текст в несколько строк, то в последующих графах записи начинают на уровне первой строки. Если в последующих графах запись размещается на одной строке, то при машинописном способе выполнения ее допускается помещать на уровне последней строки.

Требования ЕСКД относительно недопустимых элементов текста

При составлении документации с учетом правил ЕСКД, нужно обратить внимание на некоторые аспекты, которые запрещены для использования в тексте. К ним относятся:

применение разговорных оборотов, а также злоупотреблять техническими и профессиональными терминами;
при использовании одного термина несколько раз, отражать его в документе разными синонимами, дублировать иностранными понятиями и латинской аббревиатурой;
сокращать слова в произвольном порядке;
сокращать наименование единиц измерения, при отображении их в документе без конкретного значения (то есть, без цифр).

В соответствии с нормами ЕСКД, установленными ГОСТом, при составлении специализированной документации нельзя:

проставлять мину при написании отрицательного числового значения;
обозначать диаметр зачеркнутым кругом;
использовать арифметические знаки (плюс, минус, умножить, разделить, равно), если их применением производится в тексте без чисел.

То есть, если при составлении технической документации, ответственное лицо желает обозначить равнозначность каких то моментов, то знак равно использовать запрещено. А если, документ содержит вычисления, то в таком случае применение любых арифметических значений полностью разрешено.

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

надпись «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа;
ФИО его владельца;
срок его действия.

Нумерация и названия реквизитов

Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице:

№	ГОСТ Р 6.30-2003	ГОСТ Р 7.0.97-2016
01	Государственный герб Российской Федерации	Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)
02	Герб субъекта Российской Федерации	Эмблема
03	Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	Товарный знак (знак обслуживания)
04	Код организации	Код формы документа
05	Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица	Наименование организации – автора документа
06	Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)	Наименование структурного подразделения – автора документа
07	Код формы документа	Наименование должности лица – автора документа
08	Наименование организации	Справочные данные об организации
09	Справочные данные об организации	Наименование вида документа
10	Наименование вида документа	Дата документа
11	Дата документа	Регистрационный номер документа
12	Регистрационный номер документа	Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
13	Ссылка на регистрационный номер и дату документа	Место составления (издания) документа
14	Место составления или издания документа	Гриф ограничения доступа к документу
15	Адресат	Адресат
16	Гриф утверждения документа	Гриф утверждения документа
17	Резолюция	Заголовок к тексту
18	Заголовок к тексту	Текст документа
19	Отметка о контроле	Отметка о приложении
20	Текст документа	Гриф согласования документа
21	Отметка о наличии приложения	Виза
22	Подпись	Подпись
23	Гриф согласования документа	Отметка об электронной подписи
24	Визы согласования документа	Печать
25	Оттиск печати	Отметка об исполнителе
26	Отметка о заверении копии	Отметка о заверении копии
27	Отметка об исполнителе	Отметка о поступлении документа
28	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	Резолюция
29	Отметка о поступлении документа в организацию	Отметка о контроле
30	Идентификатор электронной копии документа	Отметка о направлении документа в дело

Официальные документы

Составление основной массы официальных печатных документов не регламентируется строго по ГОСТу. Шрифт подбирается исходя из области применения. Так, в бухгалтерском деле важна хорошая читабельность цифр; для документов, обрабатываемых преимущественно в электронном виде, используются стили, удобные для чтения с монитора (Arial, Helvetica, Verdana); где-то отдают дань печатной машинке и применяют системы с одинаковой шириной символов (Courier). Обычно ведомства или крупные предприятия разрабатывают свои внутренние стандарты для ведения документооборота, которых и придерживаются все исполнители этой организации.

Безусловным лидером до недавнего времени являлся Times New Roman. Это и понятно, именно он был предустановлен в программе Word, самом распространенном редакторе текста. C 2007 года стандартным шрифтом для документов в Word русской версии стал Calibri. С развитием информационных технологий, особенно в банковской сфере, стала нарастать популярность рубленых (или гротескных) шрифтов, к которым относятся уже упомянутые Arial и Helvetica. Однако свобода в выборе стиля не отменяет принципов разумности. Набранный текст не должен выглядеть слишком вычурным, поэтому для документации не рекомендуются декоративные шрифты. Они больше подходят для рекламы, да и то дозировано.

Итак, не столь важно, какой шрифт используется в документах. По ГОСТам определены лишь наиболее значимые параметры наборов символов. Один из них — это размер. При компьютерном наборе он должен составлять не менее 12 пунктов (он и является наиболее употребительным). Только в таблицах допускается более мелкий шрифт. Один пункт приравнивается к 0.3528 мм или примерно 1/72 дюйма. Часто применяется и 14-й шрифт.

Существует вид документов, для которых сформированы критерии оформления гостом 2.105/95. К таковым относится техническая документация на строящиеся объекты.

Существуют правила и критерии создания исследовательской и технической отчетной документации, прописанные в госте 7.32/2001. При составлении проектов, чертежей, приложений и планов требуется соблюдать идентичный тип оформления для упрощения и достоверности обработки данных операционными системами.

В этих стандартах нет четких требований, какие шрифты использовать. Правилами допускается применение разнообразных шрифтов, чтобы акцентировать внимание на важных участках текста. Допускается применение комплектов схожих по стилю и величине символов.

5.1 Текстовые документы, содержащие текст, разбитый на графы, при необходимости, разделяют на разделы и подразделы, которые не нумеруют.
5.2 Наименования разделов и подразделов записывают в виде заголовков строчными буквами (кроме первой прописной) и подчеркивают.
Расположение заголовков для ведомостей установлено соответствующими стандартами ЕСКД и СПДС.

Ниже каждого заголовка должна быть оставлена одна свободная строка, выше — не менее одной свободной строки.
5.3 Примечания к разделам, подразделам или ко всему документу нумеруют в соответствии с 4.2.21.
5.4 В текстовых документах, имеющих строки, все записи проводят на каждой строке в один ряд.
Для облегчения внесения изменений:
- ведут запись в нижней части поля строки. Записи не должны сливаться с линиями, разграничивающими строки и графы;
- оставляют свободные строки между разделами и подразделами, а в документах большого объема — также внутри разделов и подразделов.
При составлении документов на опытные образцы дополнительно предусматривают свободные строки для записи документов и других данных, которые могут быть введены в документацию.
5.5 Если в графе документа записан текст в несколько строк, то в последующих графах записи начинают на уровне первой строки. Если в последующих графах запись размещается на одной строке, то при машинописном способе выполнения ее допускается помещать на уровне последней строки.

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие
межгосударственные стандарты:

ГОСТ
2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к
выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и
графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ
2.051-2006 Единая система конструкторской документации. Электронные
документы. Общие положения

ГОСТ
2.052-2006 Единая система конструкторской документации. Электронная модель
изделия. Общие положения

ГОСТ
2.105-95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к
текстовым документам

ГОСТ 2.301-68
Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ
3.1103-2011 Единая система технологической документации. Основные надписи.
Общие положения

ГОСТ
3.1118-82 Единая система технологической документации. Формы и правила оформления
маршрутных карт

ГОСТ
3.1119-83 Единая система технологической документации. Общие требования к
комплектности и оформлению комплектов документов на единичные технологические
процессы

ГОСТ
3.1120-83 Единая система технологической документации. Общие правила
отражения и оформления требований безопасности труда в технологической
документации

ГОСТ
3.1128-93 Единая система технологической документации. Общие правила
выполнения графических технологических документов

ГОСТ
3.1129-93 Единая система технологической документации. Общие правила записи
технологической информации в технологических документах на технологические
процессы и операции

ГОСТ
3.1130-93 Единая система технологической документации. Общие требования к
формам и бланкам документов