Образец составления официального, делового письма в организацию в 2022 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец составления официального, делового письма в организацию в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.
Как доставить письмо до адресата
Отправлять официальные письма можно разными способами:
- Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
- Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.
Как написать электронное деловое письмо
В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).
Структура:
- тема;
- приветствие;
- краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
- подпись.
При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.
Правила составления:
- чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
- поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
- приветствие пишется в обычной форме;
- в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
- в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.
Правила оформления делового письма
Хотя электронная переписка используется повсеместно, однако деловые письма всё ещё отправляют и на бумаге. В связи с этим, стоит обращать внимание на внешний вид письма, так как он создаёт первое впечатление о компании-отправителе. Очень важно оформлять деловую переписку с соблюдением следующих правил:
- Печать должна производиться на фирменных бланках из качественной бумаги, на которых разборчиво указывают полные данные отправителя.
- В письмах иностранным партнёрам данные отправителя прописывают на английском языке.
- Перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают (лучше 1 раз) текстом внутрь. Очень важные письма отправляют в больших плотных конвертах, чтобы не сгибать лист.
- И на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, включая фирменный логотип.
- Адрес получателя указывают только на конверте. Если используется конверт с прозрачным окошком, то адрес получателя пишут на самом письме в правом верхнем углу. После этого лист сгибают таким образом, чтоб адрес было видно в прозрачном окошке.
- Адрес отправителя указывается как на конверте, так и на листе письма.
Приглашаем Вас посетить 17 марта 2016 года семинар по созданию международной программы страхования, организованный специально для партнеров AIG Марком Голденбергом, региональным советником международной программы страхования AIG.
Марк приезжает в Россию специально для проведения серии образовательных мероприятий, поскольку обладает самым обширным опытом в области многонационального страхования.
Учитывая его текущий опыт проведения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, мы уверены, что семинар будет очень интересным и даст ответы на многие вопросы в этой области.
Регистрация осуществляется путем ответа на это письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.
Профессиональные письма предназначены для информирования получателя о предстоящих событиях. Например, о запланированных скидках и акциях, датах распродаж, оттенках доставки товара и т.д. Информационные документы могут быть двух подтипов
- Уведомление. Их пишут, когда в работе организации происходят серьезные изменения. Изменились условия поставки товаров, изменились банковские данные, ценовая политика. Уведомления используются для массовой коммуникации представителей.
- Напоминание. Письмо используется для оповещения получателя о наступлении определенного момента. Это даты оплаты комитетов, окончание контрактных документов и завершение специальных тендеров.
Правила написания делового письма в 2023 году
Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:
- единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
- одинарный интервал;
- отсутствие выделений;
- разбивка на абзацы.
Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.
Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).
В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:
- разрешено использовать угловые и продольные бланки;
- правый отступ строго 10 мм;
- остальные отступы – 20 мм;
- постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
- в левый верхний угол вписывается исходящий номер.
Пример типичного официального письма приведен ниже.
Основные ошибки в оформлении делового письма
При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.
Самые распространенные варианты приведены в списке:
- излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
- использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
- тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
- склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
- устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
- похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
- ошибки в числительных;
- двойные кавычки.
Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:
- перемена местами структурных частей документа;
- несоблюдение правил оформления;
- использование в письме фамильярных обращений;
- неполные реквизиты.
Шаблон официального письма
Приведенный ниже шаблон покажет, как правильно написать официальное письмо.
[Ваше имя]
[Название и номер вашей улицы]
[Город, штат почтовый индекс]
[Название компании]
[название и номер компании]
[Город, штат почтовый индекс]
[текущая дата]
[Имя получателя]
[должность получателя]
Уважаемый [имя получателя],
[Первое предложение вашего первого абзаца является введением и объясняет причину, по которой вы пишете письмо адресату. Следующие два-три предложения вы можете использовать для дальнейшего изложения темы вашего письма. Постарайтесь воздержаться от подробностей и примеров до второго абзаца.]
[Второй абзац более подробно опишет вашу точку зрения. Вы можете использовать примеры или другие детали, чтобы донести до читателя ваше мнение или важную информацию. Второй абзац должен состоять из трех-четырех предложений, то есть ваше письмо должно быть коротким, лаконичным и понятным.]
[Последний абзац должен завершать письмо. Вы можете поблагодарить их за то, что они уделили время чтению этой статьи, и предложить любые необходимые последующие шаги.]
[Заключительная подпись],
[Ваше имя]
[Подпись]
Приложение: [сопроводительный документ, который вы приложили]
Правила оформления деловых бумаг
Законодательно установленной формы при составлении документов, руководствуясь ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, не существует.
- Используется как вертикальный, так и угловой текст.
- Текст печатается на расстоянии от 1 до 1,5 строк и выравнивается по ширине листа.
- Абзацные отступы составляют 1. 25 см.
- Рекомендуется использовать распространенные бесплатные шрифты, величиной 12, 13 и 14.
- Предлагаемые типы изложения: от первого лица множественного числа («Пожалуйста, пришлите…») — от третьего лица («Общество приглашает вас на экзамен»). — От первого лица единственного числа («Пожалуйста, рассмотрите…») ,.
- Первое обращение «Уважаемый …!» следует использовать. И последний этикет «включая презумпцию».
Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата
Написание делового письма начинается с требований, которые необходимо определить. Это те элементы, которые их определяют. Как правило, все необходимые элементы размещаются в начале письма в верхнем левом и правом углах страницы.
Реквизиты отправителя (получателя) сообщают, от какой компании исходит письмо. Как правило, стандартные бланки писем уже содержат эту информацию.
Она содержит полное юридическое наименование в форме собственности, адрес, номер телефона, веб-сайт, номер налоговой регистрации и PSRN. Он указывается в левом верхнем углу.
Адресные реквизиты содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его компании, полное имя и адрес, по которому отправляется письмо. Они пишутся в правом верхнем углу строго в резком падении.
В какие сроки нужно ответить на письмо
Не отвечать на письмо несколько дней — плохой тон делового общения. Желательно ответить на электронное письмо в течение 2–3 часов. Если для ответа требуется больше времени, предупредите адресата. Напишите, что вы получили письмо и сообщите примерный срок ответа.
Обычно сотрудники проверяют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось надолго.
Клиенты могут написать вам в нерабочее время. Чтобы не потерять покупателей, установите на сайт виджет сбора заявок Calltouch. Инструмент предложит указать свои контакты, и как только начнется рабочий день, скрипт позвонит всем оставившим заявки.
Правила написания текстов деловых писем
- Обозначена конкретная и понятная тема. «Информация для самого важного партнера» — плохо, «Подтверждение получения счета на оплату» — хорошо.
- Использование формул вежливости. Они присутствуют в коммерческой переписке обязательно. Например, «С уважением», «С надеждой на сотрудничество» или «С наилучшими пожеланиями».
- Простые предложения. Меньше прилагательных, меньше причастных и деепричастных оборотов, больше глаголов.
- Нейтральный тон. Спокойный повествовательный тон без ярко выраженных эмоций оптимален для деловой переписки.
- Информативность. Экскурсы в историю, развернутые вступления, высказывание личного мнения, недосказанность, вопросы в тексте не приветствуются, в отличие от цифр, фактов, конкретики.
- Один абзац — одна мысль. Логичное, последовательное изложение текста с разбивкой на абзацы облегчает восприятие коммерческой корреспонденции.
- Краткость. Оптимальный объем деловой корреспонденции — 1 лист А4.
- Отсутствие исправлений и помарок. Если они появились в тексте, его рекомендуется переделать и распечатать заново.
- Отсутствие сокращений слов кроме единиц мер, весов, мощностей. Не «ул.», а «улица», не «г-н», а «господин», не «с ув.», а «с уважением».
- Обращение на «вы». Даже в случае, если внутрикорпоративный стиль предполагает обращение на «ты», в коммерческой переписке это недопустимо.
- Отсутствие ошибок. Тексты коммерческой корреспонденции проверяйте особенно тщательно.
Чего не стоит писать в деловом письме: чек-лист
Убедитесь, что в тесте коммерческого послания нет:
- Красочных эпитетов, оценочных суждений и описательных прилагательных в превосходной форме. Красивейший, великолепный, неповторимый — передают эмоции, но никак не вписываются в деловой этикет.
- Сложных предложений. Избегайте предложений на 4-5 строк, с причастными и деепричастными оборотами — разбивайте их на более простые и короткие.
- Длинных перечислений. Если они не представлены буллитами, а написаны в одну строку — это сложно для восприятия.
- Фамильярности. Уменьшительные имена — Саша, Маша, Паша вместо Александр, Мария и Павел в деловой переписке неуместны.
- Терминов, которые могут не знать получатели. При использовании таких терминов требуется краткая расшифровка.
- Нескольких не связанных между собой месседжей. Например, уведомления о получении оплаты и заодно просьбы о встрече с руководителем.
- Фривольностей и отступлений. Это могут быть сленговые слова, уменьшительные слова, смайлы и эмодзи, апелляция к общим воспоминаниям, рассказы о не связанном с темой делового письма личном опыте.
- Обращения на «Вы» к группе лиц. С большой буквы местоимения «Вы» и «Вас» пишутся только в деловом письме, адресованном конкретному человеку.
Деловое письмо – что это?
Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.
Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.
Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:
- оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
- рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
- пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
- резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
- поздравления и благодарности.