Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.
Другие инструменты для контроля документооборота
В некоторых организациях для успешного ведения документооборота внедряют и другие инструменты контроля. К ним относятся:
- Отметки на документах. Для ускорения процессов согласования документов секретарь ставит отметки на те документы, которые нужно обработать в первую очередь. Так руководитель точно знает, какие документы важно подписать в ближайшее время
- Бланк идентификации документов. Этот инструмент контроля помогает быстрее определить, кто должен получить документ и когда. На специальном бланке сотрудник указывает что это за документ, кто его составил, к какому проекту он относится и прочая необходимая информация. Данный бланк переедают вместе с документом ответственному сотруднику.
- Критерии согласования. Сотрудники заранее составляют критерии, по которым далее оценивают полученные или отправляемые документы. В качестве критериев может выступать время обработки документа, дата согласования или его состав.
- Реестр передачи документов. Если документооборот масштабный, данный инструмент поможет его упорядочить и проще контролировать. В реестре отмечаются документы и этап согласования на данный момент. Создать реестр можно как в электронном, так и в бумажном виде. Реестр позволяет собрать определенную статистику для дальнейших правок в регламент ведения документооборота.
Как оценить состояние документооборота в вашей компании
Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.
Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.
Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).
Выгоды использования электронного документооборота вместо бумажного
Автоматизация внутреннего документооборота – вот основа, к которой необходимо стремиться каждой организации вне зависимости от размеров и отрасли. Автоматизация решает управленческие задачи по оптимизации, стандартизации и экономии ресурсов предприятия. При этом строгие требования, предъявляемые к бумажному документообороту, легко могут быть соблюдены и при переходе на электронный. Кроме того, ЭДО обеспечивает:
Контроль над всеми рабочими процессами через движение документов. ЭДО исключает потерю данных, гарантирует своевременное получение распоряжений, обеспечивает контроль над каждой стадией бизнес-процессов организации.
Быстрый обмен документами. Внедрение электронного документооборота не только обеспечивает быстрый поиск, но и увеличивает скорость оборота документов. Доступ к документам возможен для любого сотрудника, вне его местоположения. Поиск необходимого документа сводится к тому, как организовано хранение архива в организации. При этом сохранность документа не зависит от качества бумаги или печати: информация с электронного носителя не выцветет и не погибнет из-за влаги или неправильного хранения. Все данные с электронного документа будут храниться в первоначальном виде до момента принятия решения об уничтожении.
Экономия средств. Перевод документов в электронный вид существенно экономит средства компании на бумагу, печать, хранение, оборот и уничтожение документов. Переход на ЭДО увеличивает производительность, сокращает временные издержки, ускоряет делопроизводство. ЭДО значительно снижает влияние человеческого фактора при создании, обмене и согласовании документов, снижая количество ошибок и потерь.
Конфиденциальность и сохранность документов. Зашифровать электронный документ просто. Также не трудно ограничить права доступа и права редактирования. Обмен электронными документами осуществляется по защищенным телекоммуникационным каналам с использованием шифрования и кодов доступа, что предотвращает попадание информации к третьим лицам. Доступ к данным можно разграничить в зависимости от прав пользователей.
Новые правила документооборота
Проект нового стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» уже опубликован. Согласно Приказу Минфина РФ от 05.06.2019 № 83н его применение станет обязательным с 2021 года. Организации бюджетной сферы его применять не должны.
Стандарт содержит требования к документам бухучета и организации документооборота. Определены два основных понятия: «документы» и «документооборот». К документам относится вся «первичка», а документооборот – это организация движения документов в экономическом субъекте, начиная от момента их составления или получения до отправки в архив.
Основные новшества документооборота следующие.
Требования к документам бухучета
Датой составления документа будет считаться дата его подписания. Так, дата составления документа может не совпадать с фактической датой осуществления операции, но первичный документ должен обязательно ее отразить – п. 7 проекта.
Стандарт допускает включение в документы не только обязательных, но и дополнительных реквизитов. При этом, если «первичка» составлена на основе другого документа, ссылка на него обязательна – п. 12 проекта.
Несколько событий хозяйственной жизни теперь можно фиксировать в одном сводном документе, например, начисление процентов, амортизацию, повторяющуюся поставку товара по одному и тому же договору. При этом организация вправе самостоятельно устанавливать периодичность формирования таких документов – пп. «а» п. 13 проекта.
В качестве первичных разрешат использовать следующие документы:
- договор;
- кассовый чек;
- квитанцию об оплате;
- расписку;
- служебный контракт;
- служебное задание;
- приказ о приеме на работу;
- приказ об увольнении;
- авансовый отчет.
Критерии эффективности автоматизированной системы управления документооборотом
- зрелость – процент ошибок, вызванных недостатками ПО или его несвоевременным обновлением;
- соответствие требованиям вашего бизнеса и отраслевым стандартам;
- масштабируемость – способность к наращиванию производственных мощностей, объемов хранилища, функций, числа пользователей;
- качество защиты данных и устойчивость к отказам;
- уровень доступности, гибкость разграничения прав, широта изменения настроек;
- мастерство технической поддержки на всех стадиях (подключение, пуск, обслуживание);
- стоимость обладания – цена покупки лицензии и обновлений, затраты на аппаратное обеспечение и администрирование и тому подобные расходы.
Что такое документооборот и зачем он нужен
За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборота.
График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.
Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненку.
Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.
Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучете№ 402-ФЗ.
Перечень форм первичной учетной документации на 2020 год
Формы первичных учетных документов можно разделить по участкам работы, в которых используют бумаги. Список первичной документации в бухгалтерии может быть обширным.
Причина в том, что унифицированные и самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации являются бумагами основой для каждой операции, сделки или событию, которые возникают в процессе работы.
Перечень документов можно поделить так:
- кадры, рабочее время и расчеты с персоналом
- работа с подотчетниками;
- работы в строительстве;
- услуги;
- основные средства;
- нематериальные активы, материалы и малоценные и быстроизнашивающиеся предметы;
- продукция и товарно-материальные ценности в местах хранения;
- денежные расчеты с населением с использованием ККТ;
- торговые операции;
- услуги общепита;
- кассовые операции;
- результаты инвентаризации;
- работа строительных машин и механизмов, работы в автотранспорте;
- расчетные документы;
- бланки строгой отчетности;
- бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
- сельскохозяйственная продукция и сырье.
Эксперты Системы Главбух собрали все типовые формы первичных документов в одном месте. Вы можете скачать нужный бланк и посмотреть пример его заполнения. Все формы разбиты по категориям: расчеты с персоналом, основные средства, кассовые операции и другие.
Например, для учета основных средств используют следующие первичные документы:
- акты о приеме-передаче;
- накладная;
- акт о приеме-сдаче;
- акт о списании;
- инвентарная карточка;
- инвентарная книга;
- акты по оборудованию.
Подробнее о видах и формах смотрите в таблице.
Каждый факт хозяйственной жизни надо подтверждать первичным документом. Нельзя принимать к учету документы по фактам хозяйственной жизни, которых не было, в том числе по мнимым и притворным сделкам (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Конкретных требований к форме и виду первичных документов закон не содержит. Поэтому их утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета.
Как внедрить документооборот на предприятии
Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.
★ Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии.
Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:
- кадровый;
- производственный;
- административно-хозяйственный;
- управленческий;
- бухгалтерский.
Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.
Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:
- эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
- оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
- управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
- управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.
Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями.
Как практически закрепить обязательность исполнения всеми работниками требований главбуха
Чтобы добиться исполнения требований бухгалтера, можно использовать уже имеющиеся инструменты по организации документооборота. Речь идет о графике документооборота.
Он составляется для упорядочения движения документов в организации. График позволяет обеспечить своевременное получение бухгалтерией «первички», ее учет и хранение, и главное – в нем есть сведения о лицах, отвечающих за составление того или иного первичного документа. Таким образом, ясно, на кого ложится ответственность за правильное заполнение конкретной бумаги.
График составляется организацией самостоятельно. Это может быть схема или таблица. За основу можно взять форму графика, приведенную в «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
Что важно знать при оптимизации кадровых документов
При оптимизации важно определить, какие документы и процессы являются обязательными по закону и трудовому кодексу. К ним относят: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ), трудовой договор (ст. 57 ТК РФ), политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27.07.2006), график отпусков и другие.
К необязательным документам можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и прочие.
Для оптимизации кадровых документов необходимо проанализировать, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.
Сроки хранения у электронных кадровых документов такие же, как у бумажных. Например, трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении нужно хранить 50 лет, а приказы о замечаниях и выговорах — 3 года.
Бухгалтерский документ и правила его составления
Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты. Применительно к бухучету речь идет о различных фактах хозяйственной жизни компании.
Процессы, из которых складывается ведение бизнеса, весьма разнообразны и каждому из них соответствуют свои документы. Кроме того, закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы, исходя из своих потребностей (п. 4. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»).
Строго регламентируются только документы, используемые бюджетными организациями, а также отдельные «специфические» их группы, например, банковские и кассовые.
Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ. Точнее говоря — таких перечней два, в первом говорится о требованиях к первичным документам, а во втором — к сводным.
Организация документооборота
Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета.
Ответственность за это, как и за учет в целом, несет руководитель организации (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).
Несмотря на важность этого вопроса, в современном российском законодательстве до сих пор не существует специального нормативного акта, посвященного бухгалтерскому документообороту. Федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» сейчас находится в разработке и, скорее всего, будет принят в 2020 году.
Любая учетная форма в организации проходит следующие этапы документооборота:
Пример схемы бухгалтерского документооборота в организации приведен ниже.
Контроль согласования
Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:
- сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
- информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
- анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).
Часто новичкам, да и не только им, сложно разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких — нет. Ответ содержат задачи делопроизводства: печатью (если она есть) заверяются исходящие бланки, т. к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т. к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.
Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы бывают самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.