Изменения порядка обмена УПД/УКД в 2023 году в рамках прослеживаемости

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменения порядка обмена УПД/УКД в 2023 году в рамках прослеживаемости». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Итак, новая форма УПД с 01.07.2021 года должна включать обязательный реквизит для счета-фактуры — строку 5а «Документ об отгрузке». Также в соответствии с Постановлением Правительства РФ №534 от 02.04.2021г. (об изменении счета-фактуры) нужно обновить некоторые графы.

Общая информация об изменении порядка обмена для УПД/УКД

В связи со вступлением в силу Приказа ФНС России от 08.07.2022 N ЕД-7-15/636@ наступает обязанность оператора электронного документооборота передавать все электронные УПД и УКД, содержащие реквизиты прослеживаемости, в приемный комплекс ФНС России – ПП ЭДЕМ.

В соответствии с этим изменяется порядок обмена УПД/УКД, в рамках которого будут добавлены подтверждающие квитанции от оператора на титулы продавца и покупателя. Данные квитанции необходимы для корректной передачи пакета документов в приемный комплекс ФНС.

Новый порядок обмена предусмотрен для электронного универсального передаточного документа (УПД) с функциями:

• СЧФДОП – счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
• ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).

А также для электронного универсального корректировочного документа (УКД) с функциями:

• КСЧФДИС – корректировочный счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав;
• ДИС – документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Какой бланк использовать

Действующий бланк, правила заполнения и подписи УПД в 2022 году закреплены в письме ФНС № ММВ-20-3/96@. Универсальный передаточный акт — это самостоятельный документ, при его заполнении следует ориентироваться не только на нормативы налоговой службы, но и на Федеральный закон № 402-ФЗ и ПП РФ № 1137 от 26.12.2011, в которых приведен порядок формирования сведений в счете-фактуре.

Бланк формируется по аналогии с первичным счетом-фактурой, поэтому в передаточном акте есть все те же реквизиты. Исполнитель вправе добавлять новые строки или ячейки для дополнительной информации. Если поставщик использует и счет-фактуру, и УПД, то он приводит оба документа в полное соответствие.

Вся дополнительная информация в счет-фактуре должна дублироваться в универсальном акте.

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2023 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2022 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Что следует сделать уже сейчас

1. Получите ЭП ФНС.

Она будет гарантированно работать при подаче деклараций в 2023 году и приниматься всеми госорганами.

2. Получите ЭП на полномочного сотрудника.

В случае продления срока действия такой подписи она поможет вам быть более мобильными: сдавать декларации или подписывать первичные документы с нескольких рабочих мест.

3. Получите ЭП на физическое лицо, на которое может быть оформлена МЧД.

Если руководитель организации еще не выпустил ЭП ФНС, но у него есть ЭП от коммерческого УЦ, то уже сейчас можно оформить МЧД, которая продолжит действовать в 2023 году. Если ЭП ФНС у руководителя уже есть, то ЭП физлица также поможет уже сейчас или в 2023 году оформить МЧД для отправки деклараций и подписания документов с разных (нескольких) рабочих мест.

Почему в 1С в шапке счета-фактуры реквизиты Покупателя и Продавца расположены в 2 колонки?

Почему в 1С в форме счета-фактуры, действующей с 01.07.2021 реквизиты Покупателя и Продавца расположены в 2 колонки (с релиза 3.0.95)?

Форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 и эти реквизиты расположены там в одну колонку.

Допустимо ли менять расположение реквизитов в счете-фактуре?

Для более компактного расположения реквизитов фирмой 1С было принято решение разместить реквизиты Продавца и Покупателя в СФ и УПД в 2 колонки.

По мнению разработчиков 1С, все данные сохранены, поэтому такое расположение не противоречит Постановлению.

Методисты ФНС не имеют возражений против такого подхода. Данная позиция отражена в Письме ФНС от от 23.08.2021 N 3-1-11/0116@.

В случае осторожного подхода, можно разработать собственную внешнюю форму бланка с помощью программиста 1С. А также обратиться с письменным запросом в ИФНС, чтобы получить адресный ответ о безопасности применения такого варианта бланков.

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2023 году?

Идентификатор государственного контракта для счетов-фактур и ФПС необходим для того, чтобы облегчить налоговым органам контроль за передачей товаров (работ, услуг) в счет прогресса, собранного федеральным бюджетом.

Если вы не уверены, что писать в новой строке, скорее всего, вам не нужно ее заполнять; первая строка необходима только в том случае, если вы имеете дело с государственным контрактом, имеющим уникальный идентификатор.

Если ваш контракт не имеет такого идентификатора, вам не нужно регистрировать идентификатор государственного контракта в UDP. Поле должно быть заполнено прочерком.

Уникальные идентификационные коды полагаются гособоронзаказу (ст. 6 «Государственный оборонный заказ» Федерального закона № 6 от 29. 12.

2012 275-ФЗ) и контрактам, финансируемым за счет финансовых источников (ст. 5 ст. 1552 Постановление Правительства Российской Федерации от 30 декабря 1552 г.

Подписи в УПД со стороны продавца:

• Счета-фактуры и документы: подпись руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ дополняется подписью индивидуального предпринимателя, подписью бизнесмена и указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя; с 1 октября 2017 года в поле для дополнительной подписи необходимо указать подпись лица, уполномоченного подписывать документ от имени бизнесмена.
• Поле в таблице 10: подпись лица, которому были переданы товары, проект или услуги.
• Поле в таблице 13: подпись лица, ответственного за надлежащее оформление документа. Это поле называется «Ответственность за надлежащее оформление событий хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже подписывал документ, ему не нужно ставить подпись в поле 13 повторно. Достаточно перечислить должность и ФИО.

Как заполнить с учетом новых правил

Если и счет-фактура, и первичный передаточный документ заменяются конкретной организацией на универсальный передаточный документ, то этот УПД всегда получает статус первичного (т.е. статус 1).

В рамках этого подхода все детали UDP должны быть заполнены. Как вы знаете, этот документ содержит необходимые элементы первичного передаточного документа (как определено в статье 9 Закона №402-ФЗ от 12 июня 2011 года) и все обязательные данные счета-фактуры (регламентированные статьей 169, пункт 5 Налогового кодекса).

Если форма используется только как первичный документ, то ОДП получает статус вторичного (режим IE 2). Это не означает обязательного выполнения всех элементов. В этом случае нужные строки в счете-фактуре останутся пустыми.

Если необходимо заполнить раздел «Сведения о цене», он должен быть заполнен в соответствии с правилами, регулирующими счета-фактуры.

ЭЭС подписывается директором и главным бухгалтером продавца (варианта, компании-исполнителя), а также сотрудником, ответственным за передачу/получение ценностей (проектов, услуг) этой компании.

Кроме того, его подписывает сотрудник, ответственный за правильность сделки — как перед продавцом (исполнителем), так и перед покупателем (заказчиком).

Варианты использования УПД

Новая форма UPD должна использоваться независимо от того, работает ли организация с прослеживаемыми товарами. Если таких товаров нет, в позиции 12-13 следует поставить прочерк. Документы могут быть представлены в бумажном и электронном формате; электронная форма УПД была доработана Федеральной налоговой службой в соответствии с новыми требованиями и доведена до сведения налогоплательщиков письмом №.

ΕA-4-15/7407 Федерального налогового управления от 28. 05. 2021.

Существует два варианта использования UDD.

Вместо счетов-фактур и передаточных документов. В этом случае при передаче товаров, услуг или проектов выдается только универсальный передаточный документ. Он используется для расчета НДС и определения затрат для целей налога на прибыль. Документ является 1 и должен быть составлен в печатном и, при необходимости, в электронном формате.

В каких случаях можно использовать УПД

УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться — отменять их Минфин России не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).

За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).

Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:

• отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
• передача результатов выполненных работ;
• оказание услуг;
• передача имущественных прав;
• отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

Типовой комплект документов при переходе на УПД

Подборка документов для введения УПД соответствует этапам перехода:

1. Утвержденная форма УПД (может быть приложением к общему приказу о переходе на УПД, но может и утверждаться отдельно).
2. Уведомления всем контрагентам о переходе на УПД. При этом следует учесть необходимость согласования УПД с каждым из них.
3. Внутренние нормативные акты по применению УПД. Например, инструкции для сотрудников, которые будут с УПД работать. Во внутренних документах следует закрепить порядок:

• нумерации УПД;
• подписания УПД;
• внесения исправлений в УПД;
• хранения УПД;
• исключения, когда вместо УПД оформляются другие документы (например, в случае отказа контрагента работать УПД).

Также следует внести соответствующие изменения в учетную политику.

Больше об ознакомлении работников с внутренними нормативами смотрите в материале «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец».

1. Приказ о переходе на УПД. Он должен включать в себя все основные аспекты, перечисленные выше.

Эта настройка практически не отличается от предыдущей работы ЭД. Вы, как и раньше, используете знакомые формы ТОРГ12, Акт и СФ, только теперь в новых форматах. Данный вариант хорош для тех у кого такая настройка покрывает все формы документов на предприятии.

Настройка справочника «Профили настроек ЭДО»

1. Реализация товаров и услуг (акт выполненных работ); Акт об оказании производственных услуг; Корректировка реализации (ФНС 5.01 (с 10.01.2023г.))
2. Реализация товаров и услуг (акт на передачу прав); Корректировка реализации (исправление) (ФНС 5.01 (с 10.01.2023г.))
3. Счет-фактура выданный (на реализацию) (ФНС 5.01 (УПД:Счет-фактура))
4. Все счета и заказы перевести на формат CML 4.02

Составляем приказ о переходе на УПД — образец заполнения

Подготовить приказ и внутрифирменные регламенты о переходе на УПД.

• Внутренние нормативные акты по применению УПД. Например, инструкции для сотрудников, которые будут с УПД работать. Во внутренних документах следует закрепить порядок:
• Утвержденная форма УПД (может быть приложением к общему приказу о переходе на УПД, но может и утверждаться отдельно).
• Уведомления всем контрагентам о переходе на УПД. При этом следует учесть необходимость согласования УПД с каждым из них.

1. подписания УПД,
2. хранения УПД,
3. внесения исправлений в УПД,
4. исключения, когда вместо УПД оформляются другие документы (например, в случае отказа контрагента работать УПД).
5. нумерации УПД,

Также следует внести соответствующие изменения в учетную политику.

Похожие записи:

• Может ли безработная мама получить декретные в 2023 году
• Отражение в 1С больничного при нарушении режима
• Зачем при приёме на работу предъявлять свидетельства о браке/разводе и…?