14.08.2023

Бланк доверенности на получение материальных ценностей (форма М-2)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бланк доверенности на получение материальных ценностей (форма М-2)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как правильно составить и оформить доверенность М-2

2. На кого можно выписать доверенность

3. Что это за документ и зачем он нужен

4. Заполнение лицевой стороны

5. Годовая доверенность на имя сотрудника

6. Для чего нужна доверенность по форме М-2?

7. Как заполнить бланк доверенности формы М-2?

8. Порядок отпуска ТМЦ по доверенности

9. Сроки действия документа

10. Особенности письменного полномочия на товарно-материальные ценности

11. Что делать, если срок действия доверенности истёк

12. Нестандартная доверенность: а стоит ли?

Срок действия данного документа равен 5 годам – это прописано в законодательстве и указывается на самом бланке. Если этой записи на документе нет, тогда с момента составления доверенность действительна ровно год. На ней должна быть указана дата выдачи, без этой записи бумага недействительна. Доверенность удобнее получать на максимальный срок, но иногда это невозможно. Товар может поставляться централизованно или во время каждой сделки перечень ТМЦ будет различаться. Если документ выдаётся на разовое получение товара, тогда он действителен только в течение 10 дней.

Как правильно составить и оформить доверенность М-2

Как видно из названия доверенности, она имеет типовую форму, поэтому ее оформление строго регламентировано законодательством.

Все ячейки должны быть заполнены правильно, без ошибок и корректировок – если они есть, то лучше не вносить исправления в форму, а создать новый документ.

При заполнении межведомственной формы М-2 следует использовать данные паспорта Уполномоченного или иного документа, удостоверяющего его личность. Подпись принципала также должна стоять на бланке и должна быть заверена руководителем предприятия или лицом, уполномоченным действовать от его имени.

Одна доверенность может быть оформлена на получение товаров от одного поставщика одновременно по нескольким сопроводительным документам — в форме М-2 вы просто указываете все их реквизиты. Но если поставщики разные, для каждого случая нужно создавать отдельные файлы.

Доверенность составляется в одном экземпляре.

Он состоит из двух частей:

Один отрывается после заполнения и остается у бухгалтера,
Второй, главный, был передан доверенному лицу. В свою очередь, он передает его поставщику, который добавляет его в свой пакет отгрузочной документации.

Все доверенности, выданные работникам организации, после утраты своей актуальности должны храниться в архивах в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации или законом о внутреннем контроле предприятий, по истечении которого ими можно распоряжаться.

На кого можно выписать доверенность

Действующие положения нормативных актов определяют, что получение по накладной материальных ценностей руководство компании может доверить любому сотруднику компании. При этом рекомендуется учитывать компетенцию работника и трудовые функции, которые он выполняет.

Кроме этого, доверенность может быть, согласно ГК РФ, оформлена и на совершенно постороннее лицо в компании. То есть с данным человеком отсутствуют не только трудовые, но и иные какие-либо гражданские договоры.

Однако, администрация компания должна помнить, что предъявить претензии представителю по доверенности, который не оформлен по трудовому договору, очень трудно. Ведь с ним нельзя заключить договор о материальной ответственности.

Также надо учитывать, что поставщики предпочитают сотрудничать с работниками компании, поэтому часто требуют, чтобы была указана должность представителя фирмы.

Что это за документ и зачем он нужен

Действительно, зачем нужна специальная доверенность? В соответствии с действующим законодательством, предприятия, уполномочивающие своих сотрудников на получение тех или иных товарно-материальных ценностей, обязаны выдать на них доверенность. Обычно, источник поступления товаров и ТМЦ – их покупка у поставщика, с которым и заключен соответствующий договор.

Все ТМЦ, отпускаемые по наряду, счету, договору, заказу или соглашению, требуют доверенности. Для того чтобы исполнить обязательство по договору, нужно передать ТМЦ, которые переходят в собственность покупателя. Сделать это может только физическое лицо, на которое и выдается предприятием доверенность на получение.

Давайте разберемся, что же это за документ. Доверенность представляет собой специальный документ, который призван подтверждать права и обязанности сторон. Он выдается одним лицом на имя другого и позволяет последнему представлять интересы перед третьими лицами. Таким образом, доверенность предприятия выписывается на сотрудника, который и будет получать ТМЦ у поставщика.

По общему правилу существует несколько видов доверенностей: генеральная, специальная либо разовая.

Что касается доверенности на получение ТМЦ, то ее относят к специальному виду, поскольку она уполномочивает на выполнение ряда однородных действий – получение товаров у поставщика. Ее основная цель, как правового акта, заключается в том, чтобы подтвердить полномочия доверенного лица перед третьим лицом.

В данном акте обязательно зафиксированы права и обязанности, которыми обладает доверенный. Четко обозначенные права и обязанности позволяют избежать неправомерных действий со стороны сотрудника, на которого выписана данная доверенность.

Все действия, ею предусмотренные, исключительно правомерные. Проще говоря, без нее нельзя получить товарно-материальные ценности.

Заполнение лицевой стороны

В правом верхнем углу подряд размещены два кода: ОКУД и ОКПО.

ОКУД — шифр доверенности на получение товара по классификатору управленческой документации. Он всегда один и тот же — 0315001.
ОКПО — индивидуален, но у предприятий со схожей сферой деятельности он может совпадать. Узнать ОКПО можно из регистрационной документации, а также сертификатов. Часто он входит в подписные реквизиты и указывается на печати/штампе.

Посредине нужно написать название организации-доверителя (можно сокращенно — ООО, АТ).

Номер доверенности может включать не только цифры, но и буквы. Например: 24.04.16Л-15, где:

24.04.16 — дата;
Л — первая буква названия поставщика ООО «Ласточка»;
15 — порядковый номер в реестре доверенностей.

Дата выдачи — обязательный реквизит доверенности.

Образцы доверенностей на получение товаров, как и другие формы унифицированных форм первичной учетной документации, утверждены еще в 1997 году. Но по состоянию на 2017 год они еще являются актуальными.
Далее в бланк вписывается дата, до которой доверенность действительна.

Внимание! Форма М-2 должна использоваться разово. Доверенность прекращает действие из-за события, которое произошло раньше: окончание срока действия или получение товара.

Годовая доверенность на имя сотрудника

Если на предприятии существует сотрудник, который занимается приемкой товара от поставщиков на постоянной основе, руководство может выдать годовую доверенность, чтобы он мог получать материальные ценности.

Форма М2 утверждена постановлением № 71а Госкомстата России от 30.10.1997 г. Выдачей доверенности занимается бухгалтерия. Получатель берёт её под расписку. В доверенности обязательно должны содержаться сведения про организацию, которая её выдала, код ОКПО. Срок доверенности не обязательно должен быть 15 дней. Просто это максимальный срок, после которого нужна будет новая доверенность. Можно указывать и меньшее количество дней, если это требуется для рабочего процесса.

В доверенности указывается наименование плательщика и потребителя. При этом нужно написать полное наименование предприятия, с адресом, банковскими реквизитами. Если потребитель и плательщик совпадают, то в графе «плательщик» нужно написать «он же». В доверенности содержатся данные сотрудника, который получает материальные ценности, наименование поставщика, у кого он их получает, а также должно быть указано основание, по которому нужно получать ценности. Это может быть платежное поручение или оплаченный счёт. Доверенность включает в себя перечень материальных ценностей, которые получает доверенное лицо.

Важно! В конце доверенности ставятся подписи начальника, бухгалтера и «мокрый» оттиск печати компании.

Для чего нужна доверенность по форме М-2?

Доверенность по форме М-2 используется юридическими лицами (компаниями, фирмами, ООО и так далее), которым в официальном порядке приходится принимать товары, материальные ценности и другие оборотные активы.

Документ оформляется и выдаётся ответственному сотруднику однократно: по завершении операции и по истечении обычного двухнедельного срока он становится недействительным и больше не может быть использован. По отношению к лицам, пренебрегшим этими правилами или злоупотребившим служебным положением, применяются дисциплинарные меры взыскания, а в отдельных случаях они несут административную и (или) уголовную ответственность.

Как заполнить бланк доверенности формы М-2?

Как следует из самого названия доверенности по форме М-2, она оформляется в соответствии с принятыми стандартами. В настоящее время используется шаблон, утверждённый постановлением Госкомстата России №71а от 31 октября 1997 года.

К заполнению документа предъявляются следующие общие требования:

Не рекомендуется при обнаружении помарок или ошибок вносить поправки и исправления в бланк: в дальнейшем это может привести к недоразумениям при анализе доверенности или рассмотрении претензий поставщика или контрагента в суде. Лучше, внеся коррективы в распечатанный бланк, на его основе создать новый документ. Этот совет применим не только к доверенности формата М-2, но и к другим использующимся в деловом обороте бумагам.
Все ячейки бланка должны быть заполнены. Если часть из них по объективным причинам должна остаться пустой, требуется поставить прочерк в каждой из них или перечеркнуть находящиеся рядом пустые поля одной чертой. Это важно, если планируется распечатать пустой бланк и заполнить его от руки (такой вариант вполне допустим). В противном случае все необходимые правки могут быть сделаны на стадии допечатной подготовки.
В обязательном порядке необходимо привести в доверенности по форме М-2 полные паспортные данные исполнителя поручения. Необходимо также, чтобы подпись доверенного сотрудника совпадала с приведённой в паспорте: если он по каким-либо причинам надумал её сменить, это должно быть в первую очередь отражено в главном документе гражданина.
Каждая доверенность оформляется только в отношении одного исполнителя и одного поставщика. А вот в качестве сопроводительных можно указать сразу несколько документов, приведя реквизиты каждого из них: это позволит максимально и без перегрузки бюрократического аппарата задействовать возможности получившего доверенность М-2 сотрудника.
Документ составляется в единственном экземпляре. Как видно по приведённым ниже в форматах Word и Excel бланку и образцу, доверенность М-2 состоит из двух частей:
основной части с перечнем принимаемых товарно-материальных ценностей и заверяющими подписями — она вручается исполнителю, который в дальнейшем, по завершении приёмки, передаёт её представителю поставщика.
В дальнейшем корешки доверенностей по форме М-2 хранятся до истечения установленного срока в бухгалтерском отделе или направляются на хранение в архив организации. По окончании указанного периода отрывные части доверенностей можно утилизировать в соответствии со внутренним распорядком компании и требованиями закона.

Важно: хотя подразумевается, что корешки доверенностей по форме М-2, как и других документов бухгалтерской отчётности, должны подшиваться в папки, на деле они зачастую хранятся в коробках. Это несколько усложняет процесс поиска нужного документа, но нарушением законодательства не является.

Порядок заполнения доверенности по форме М-2:

Сначала необходимо вписать данные в отрывной корешок:
даты оформления доверенности;
срок её действия (стандартно — две недели);
должность доверенного сотрудника и его фамилия (можно с инициалами, если позволяет место);
подпись исполнителя, получающего доверенность;
наименование юридического лица-поставщика (желательно полное; можно официально принятое сокращение, указанное, например, в договоре поставки);
номер документа-наряда и дату его оформления;
номер и дату оформления документа, подтверждающего исполнение задания.
Вторая по счёту часть содержит следующие сведения:
номер доверенности по форме М-2;
дату подписания документа;
срок окончания его действия;
официальные наименования юридических лиц: поставщика и потребителя;
номер расчётного счёта и основные данные банка принимающей стороны;
фамилия, имя и отчество доверенного сотрудника;
паспортные данные исполнителя, включая серию, номер, место и дату выдачи, а также код подразделения;
наименование юридического лица-поставщика ТМЦ;
название, номер и дату оформления соответствующего документа (можно указать сразу несколько реквизитов).
Третья часть доверенности по форме М-2 представляет собой таблицу со следующими колонками:
наименование товарно-материальных ценностей;
единица измерения (килограммы, литры, тонны, связки, тюки и так далее);
количество поставленного материала, измеренное в указанных единицах.

Важно: приводить в таблице стоимость (каждой позиции или суммарную) не обязательно, однако при желании в таблицу может быть добавлен соответствующий столбец — это никак не скажется на подлинности документа.

Последний, четвёртый раздел доверенности М-2 — удостоверяющий. Он включает в себя:
подпись руководителя подразделения или предприятия;
подпись главного бухгалтера (или исполняющего обязанности);
оттиск печати организации.

Совет: доверенность по форме М-2 может быть как полностью оформлена на компьютере, так и заполнена от руки; рекомендуется использовать первый вариант, поскольку в таком случае ответственный сотрудник может вносить коррективы в электронную версию, не распечатывая каждый раз бумажный документ.

Порядок отпуска ТМЦ по доверенности

При отпуске ТМЦ на складе Поставщика, до начала отгрузки представитель Покупателя должен представить менеджеру склада оригинал паспорта и правильно оформленный оригинал доверенности. Данные в доверенности должны совпадать с данными в паспорте гражданина РФ, который предъявляется при получении товара. Оригинал доверенности передается Поставщику.

Получить товар без доверенности вправе только руководитель организации, который должен иметь при себе печать организации, а также копию заверенного им приказа и решения о назначении на должность, с проставлением печати организации.

Отпуск товарно-материальных ценностей не производится в случаях:

Оттиск печати должен быть разборчивым, не допускается использование печатей воспроизведенных с помощью струйных принтеров и/или другим типографским способом.

Наименование организации, ИНН или регистрационный номер в печати должны читаться однозначно.

Сроки действия документа

В большинстве случаев документ оформляется для того, чтобы поверенный выполнил какие-то определенные действия. Практика показывает, многие руководители ограничивают срок действия такого серьезного документа двумя неделями. Как правило, этого вполне достаточно, чтобы выполнить необходимое поручение. Конечно, при необходимости этот срок может быть увеличен, например, если доставкой ТМЦ занимается тот же самый поставщик.

Более точные даты назначает сам директор. Например, он знает, в какой именно день осуществляется поставка товара. Именно на этот день и выписывается доверительный документ. Если сравнивать с простой доверенностью, можно сказать, М-2 является более серьезным документом. Соответственно, руководители опасаются составлять его на продолжительный срок. По истечению указанного периода представителю запрещено принимать товары, а поставщику запрещено их выдавать человеку с просроченным документом.

Особенности письменного полномочия на товарно-материальные ценности

Согласно п.1 ст. 185 ГК РФ Доверенностью признается письменное полномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. По сути, доверенность ТМЦ – документ, подтверждающий полномочия должностного лица на получение ТМЦ от продавца на основании договора поставки (купли-продажи) товара.

Оформление допускается, как на покупателя, так и продавца, с целью обеспечить правовую безопасность обеим сторонам. Данная бумага необходима:

ТМЦ могут передаваться покупателю от продавца на территории покупателя. Продавец доставляет товар собственными силами.
ТМЦ могут получаться на территории (складе) поставщика. В данной ситуации продавец обязан проверить полномочия доверенного лица.
ТМЦ могут передаваться на нейтральной территории. Условия передачи товара прописываются в договоре поставки.

Обратите внимание! Если передача ТМЦ происходит в одном месте (складе) по нескольким сопроводительным документам, допускается оформление одной доверенности, с указанием номеров и дат всех сопроводительных документов.

А при необходимости получения материальных ценностей в разных местах (складах) от одного поставщика, применительно оформление нескольких документов.

Допускается оформление доверенности ТМЦ на любого сотрудника компании.
Не запрещено оформление доверенности стороннему лицу (родственнику, приятелю и т.п.). Но в этом случае, у аудиторов, при обнаружении данного факта, возникнет вопрос, на каком основании доверенное лицо оказывает услуги. Безвозмездное оказание услуг может навести на мысль о неофициальном трудоустройстве или заработной плате в «конверте».
Случается, что подобные документы выписываются на курьеров логистических фирм, на которых возлагаются обязанности по доставке товара. В этой ситуации, правовые отношения регулируются договором на оказание транспортно-логистических услуг.

Доверенность ТМЦ не налагает на получателя материальной ответственности, что может повлечь за собой некоторые риски.

Обратите внимание, что формы с кодами М2 и М2а имеют отличительные свойства, на которые необходимо обратить внимание при заполнении бланка.

Вариант документа с кодом М-2 состоит из двух частей: основной части и отрывного талона (корешка). Заполнению подлежат все поля. При получении доверенности заполненный корешок отрывают и подшивают для хранения у бухгалтера.

В отличие от предыдущей формы бланка в типовой межотраслевой форме М-2а не предусмотрено отрывного талона. Его просто регистрируют в журнале учёта выданных доверенностей. Данный бланк подлежит заполнению в тех случаях, когда получение ТМЦ носит многоразовый характер, что обычно бывает при действующих договорных отношениях.

Мнение эксперта

Макаров Игорь Тарасович

Юрист-консульт с 8-летним опытом. Специализация — уголовное право. Большой опыт в экспертизе документов.

Основные требование по заполнению бланков М2 и М2а для получения материальных ценностей прописаны в приказе № 119н Министерства финансов от 28.12.2001 года. Доверенность М2 состоит из 2 ключевых частей для заполнения: отрывной (корешок) и основной.

После заполнения и подписи документа сотрудником, корешок остается в организации у бухгалтера, а подлинник доверенности отдается работнику. Разница формы М2а от М2 заключается в отсутствии 1-ой части бланка, в котором вписываются данные доверенного лица для получения продукции/товара.

Именно поэтому в бухгалтерии при массовых операциях с получением материальных ценностей заводится журнал и регистрируется каждый из бланков вручную. По остальным полям разницы между формами нет.

Что делать, если срок действия доверенности истёк

Часто случается, когда доверенное лицо, постоянно выступая грузополучателем по официальному документу от компании, не замечает, как его доверенность становится ничтожной по истечении срока её активности. В таких случаях при очередной приёмке товара ему доступно несколько вариантов, в частности:

Срочно обратиться в головной офис предприятия за новой доверенностью, так как написать её и утвердить — это дело нескольких минут.
Объяснить проблему руководству и, если приёмка груза происходит в непосредственной близости от офиса предприятия, компетентный сотрудник явится с печатью компании для разрешения проблемы без доверенности.
Попросить бухгалтерию направить гарантийное письмо в адрес поставщика, удостоверяющее, что доверенность от необходимой даты будет предоставлена по нужному адресу в кратчайшие сроки, либо передастся при следующей поставке в количестве двух экземпляров — за прошлую и нынешнюю поставки.
Если с поставщиком сложились долгие дружеские отношения, договориться в устном порядке о текущей отгрузке товара с предоставлением доверенности в более поздние сроки.
Также можно быстро выписать доверенность от руки в свободной форме для того, чтобы на руках у поставщика остался хоть какой-то документ, пусть даже и без печати, а потом заменить его на официальную бумагу.

Нестандартная доверенность: а стоит ли?

Законодатель прямо не запрещает субъектам хозяйствования пользоваться формой, отличной от типовой. В понимании ГК доверенность – это односторонняя сделка, а заинтересованное лицо вольно оформлять как прямо предусмотренные законом, так и не противоречащие ему сделки.

Внимание! Поверенный может наделяться полномочиями на представительство в тексте договора. Однако тут речь идет о коммерческом представительстве.

Оформление доверенности от руки в принципе возможно, но нежелательно. В крайней ситуации можно составить доверенность «на колене» или заполнить пустой бланк доверенности на получение товара. Она легитимна, если содержит необходимые реквизиты:

наименование компании или ИП — доверителя;
дата выдачи и окончания действия;
ФИО, реквизиты паспорта (или иного документа), который поверенный предъявит для идентификации его личности;
суть полномочий (получить товар, подписать передаточные документы);
перечень товаров, которые представителю надлежит получить с указанием номенклатуры, количества и, возможно, стоимости;
указание на должность подписантов (ИП либо директор и главбух);
подписи выдавших доверенность должностных лиц, подпись поверенного об ознакомлении с доверенностью и печать.

Совет! Предприятию или ИП лучше разработать собственный образец доверенности на основании типового. Это позволит избежать недоразумений с контрагентами, транспортно- экспедиционными компаниями, налоговиками, а, кроме того, упростит учет доверенностей, отнесенных к первичным бухгалтерским документам.