Службова записка, її різновиди
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Службова записка, її різновиди». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Особливості написання службової записки
Загальну інформацію в записці можна викласти в довільній формі, але папір повинна відповідати службової документації.
Так як в нормативах немає такого поняття «службова записка», в оформленні документа необхідно дотримуватися загальних вимог, що пред’являються до внутрішньослужбових документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів ».
Зверху пишеться «шапка документа», праворуч або посередині, в якій прописується, кому направляється записка (посада, ім’я, прізвище).
У документі необхідно вказати:
- Номер документа, дату написання.
- Прохання, звернення, повідомлення – чітко, без особистого звернення, відступів.
- Дані співробітника, що склав записку (посада, ім’я, прізвище).
- Підпис адресанта, осіб, зацікавлених у вирішенні питання.
У деяких організаціях є свої вимоги до написання документів, яких слід дотримуватися.
Инструкция по написанию служебной записки
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
- В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
- Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
- После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
- Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
Розглянемо, як правильно написати службову записку на основі наведеного прикладу. Отже, цей документ повинен містити:
- реквізит адресата (в даному випадку роль цього виконав начальник охорони);
- найменування документа (відповідний напис була безпосередньо перед текстом);
- дата документа;
- текст;
- реквізит і підпис адресанта (начальник інформаційного відділу).
Текст, в свою чергу, теж можна розподілити за структурою. Правда, набагато більш умовно:
- Перша частина визначає основу і мотив написання. Службова записка, зразок якої був представлений вище, пояснює прохання в першому ж реченні.
- Друга частина відображає суть: в прикладі вона йде після слів «у зв’язку …».
- Третя частина — заключна. Вона може містити констатацію факту, пропозиція або прохання.
Службова записка, приклад якої допомагає намрозібратися в правилах оформлення, з’єднує другу і третю частину в одну. Поділ стає більш помітно в складних службових записках. Третя частина обов’язково з’являється і в відповідних документах.
Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
И.И. Иванову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«02» сентября 2020 г.
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.
При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.
Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.
Преподаватель верховой езды
П.П. Петров
Давайте розберемося, як написати службову записку, зразок складемо для бюджетної організації. У переліку первинних облікових документів, що застосовуються державними установами, визначаються Додатком № 1 Наказу Мінфіну Росії від 30.03.2015 № 52Н, немає уніфікованої форми, щоб складати цей папір. Вони пишуться в довільній формі на чистому аркуші паперу формату А4.При необхідності в організації з розгалуженою структурою можлива розробка цього бланка.
Форма службової записки (зразок) повинна містити необхідні реквізити, що дозволяють швидко зорієнтувати користувачів в суті документа, його джерелі, актуальності дати і порядковий номер. Цей документ не підлягає обов’язковій реєстрації. Але організація може вирішити їх реєструвати, наприклад, для контролю.
Розглянемо, як правильно написати службову записку на основі наведеного прикладу. Отже, цей документ повинен містити:
- реквізит адресата (в даному випадку роль цього виконав начальник охорони);
- найменування документа (відповідний напис була безпосередньо перед текстом);
- дата документа;
- текст;
- реквізит і підпис адресанта (начальник інформаційного відділу).
Текст, в свою чергу, теж можна розподілити за структурою. Правда, набагато більш умовно:
- Перша частина визначає основу і мотив написання. Службова записка, зразок якої був представлений вище, пояснює прохання в першому ж реченні.
- Друга частина відображає суть: в прикладі вона йде після слів «у зв`язку…».
- Третя частина — заключна. Вона може містити констатацію факту, пропозиція або прохання.
Службова записка, приклад якої допомагає нам розібратися в правилах оформлення, з`єднує другу і третю частину в одну. Поділ стає більш помітно в складних службових записках. Третя частина обов`язково з`являється і в відповідних документах.
Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может
Поскольку служебная записка – вспомогательный документ, она не регламентируется обязательными правилами и нормами, изложенными в ОКУД или других нормативных актах. При ее написании удобно принимать во внимание правила РФ «Унифицированные системы документации» ГОСТ Р 6.30-2003 г.
К СВЕДЕНИЮ! Руководителям рекомендуется разработать собственную инструкцию по оформлению внутренней корреспонденции, создать унифицированный бланк или шаблон и закрепить эти указания соответствующим приказом.
Обязательные реквизиты служебной записки во многом сходны с теми, что необходимы в любом деловом документе.
- Сведения о подразделении, направившем служебную записку.
- Наименование подразделения, куда направляется документ.
- ФИО и должность непосредственного получателя.
- Название корреспонденции (в данном случае «служебная записка»).
- Заголовок или тема записки, в которой коротко раскрывается ее предмет.
- «Тело» документа – непосредственное изложение ситуации, информации, просьбы, варианты решения, предложения по решению вопроса и т.п.
- Дата и номер служебной записки.
- Должность отправителя записки, его ФИО, подпись.
Возможные дополнительные элементы могут предусматривать:
- визы других лиц, заинтересованных в разрешении ситуации;
- приложения (в тексте записки должна быть ссылка на их наличие).
В служебных записках исключены:
- распоряжения;
- приказы;
- грифы «утверждаю», «разрешаю» и т.п.
Службова записка про преміювання пишеться, коли начальник бажає заохотити співробітника за продуктивну працю. З погляду працівника, процес преміювання простий, для начальника ж, особливо якщо організація не має положення про преміювання і воліє обходитися без нього, він стає набагато більш трудомістким. Але одним з етапів даного процесу в будь-якому випадку буде написання службової записки.
У першу чергу потрібно вивчити специфікацію підприємства в цьому плані – кожна з компаній має свої умови преміювання. Це можуть бути обумовлені випадки, коли співробітник не може бути премійований (дисциплінарні стягнення, адміністративні порушення і т. Д.), Джерела премій тощо. Після ретельного вивчення можна приступати безпосередньо до написання.
Службова записка про преміювання повинна обов`язково містити причини, за якими начальник відділу вважає, що працівник повинен бути заохочений. Якщо положення про преміювання має чіткі пункти, в яких позначено, яке заохочення за що покладається, процес набагато спрощується. Начальнику залишається тільки оповістити директора про виконання такого-то і такого-то пунктів. Тоді це повідомлення. В іншому випадку начальник відділу тільки пропонує заохотити співробітника і сам визначає розмір премії – знову ж таки, враховуючи систему матеріального заохочення організації.
Цікаво, що службові записки про преміювання нерідко відносять до доповідними – так як вони пишуться на ім`я вищестоящого чину. Подібна ж дилема виникає і з записками про відкликання з відпустки, про підвищення і т. Д.
Структура службового листа, його зміст і потрібні відомості
Основна умова, яке дотримуються при веденні всієї ділової листування – це лаконічність. Перед написанням листа слід обдумати його зміст і в максимально зрозумілій і простій формі викласти суть питання. Згідно прийнятих норм, службовий лист не повинно займати розмір більше одного аркуша. Заголовок не пишуть до коротких листів, розмір яких до 7 рядків.
Службовий лист ділять на дві частини – вступну і заключну. У вступній розкривається тема листа, причини, спонукали його скласти, витяги з документів. У заключній частині вказані дії, які слід виконати адресату після прочитання листа: задовольнити прохання, прийняти запрошення, розглянути пропозицію, виконати гарантії, зробити висновки, виконати вимогу. Бувають і такі ситуації, що лист складається тільки з висновку і в ньому немає будь-яких пояснень.
Для спрощення роботи при великій кількості листів з однаковим змістом створюють листи-шаблони, в яких у порожніх полях проставляються конкретні дані.
Як писати пояснювальну записку?
Пояснювальна – це підтвердження співробітником своєї провини в письмовій формі. Тому перед тим як її скласти, слід уважно ознайомитися зі своїми правами та обов’язками. Однак сильно захоплюватися не варто, так як є ризик зіпсувати відносини з начальством і свою кар’єру. Краще, писати пояснювальну записку на комп’ютері, так як нерозбірливий почерк може нашкодити в тому випадку, якщо справа доведеться мати з інцидентом на комісії по трудових розбіжностей:
Краще, писати пояснювальну записку на комп’ютері, так як нерозбірливий почерк може нашкодити в тому випадку, якщо справа доведеться мати з інцидентом на комісії по трудових розбіжностей:
- У правому верхньому куті вкажіть ім’я керівника чи іншої посадової особи, якій ви подаєте пояснення.
- Нижче, під адресою, вказуєте своє ім’я та посаду.
- По центру вказуєте найменування документа: «Пояснювальна».
- В основній частині вашої пояснювальній йде виклад конкретних фактів, які призвели до ситуації, що вимагають роз’яснень.
- В самому кінці проставляєте дату подачі документа і свій особистий підпис.
Винуватцеві у зверненні слід бути точним вказуючи дату і час події, а також у вказівці скоєних ним будь-яких дій, їх правомірність і те, чим він керувався, приймаючи своє рішення. Також можна вказати на те, що автор діяв так саме через те, що від цього вимагала ситуація чи можливо він був до неї причетний і зовсім. Подібний підхід може пом’якшити сприйняття скоєних діянь в очах того, хто буде приймати вирішальне значення в даному питанні.
Перед тим як приступати до написання, можна переглянути зразки готових документів в інтернеті. Готова записка передається на розгляд начальству підприємства або уповноваженій особі, де він проставляє резолюцію щодо винуватця трапилася ситуації, із зазначенням подальших дій. Якщо роботодавець вирішити залучити співробітника до дисциплінарних стягнень, пояснювальна прикладається до справи в ролі докази.
Вищі органи повинні давати 2 дня на написання звернення, тому не обов’язково приступати до написання відразу. У цей час ініціатор може порадитися з юристами, колегами щодо ситуації, що склалася. Також це допоможе заспокоїтися і поглянути на те, що сталося на справді. Адже, саме на її підставі керівництво прийматиме рішення про стягнення штрафу, зниження рівня посади йди відсторонення громадянина зі звільненням через невідповідність із займаної посади.
Пояснювальна записка про помилку: приклад
Даний вид документа теж зустрічається досить часто. Помилки можуть бути різного роду, що стосуються практичної діяльності, оформлення документації і т. д. В даному випадку розглянута ситуація з невиконанням плану роботи.
Директору ТОВ «Багато грошей»
Монеткиной Л. Д.
Від головного спеціаліста Бумажкиной Р. М.
Пояснювальна записка
Про невиконання плану за вересень 2014 року
Я, Монеткина Людмила Денисівна, проаналізувавши ситуацію, пов’язану з невиконанням плану по укладенню кредитних договорів, пояснюю наступне. Проблема пов’язана з нестачею працівників, так як за місяць були звільнені два фахівця, на заміну їм нікого не взяли. Двоє працівників з обсягом роботи не справляються, хоча і працюють понад норму.
15 жовтня 2014 року (підпис) Монеткина Л. Д.
Заступник головного лікаря
Кукушкину Р. Р.
Про надання письмового пояснення
У зв’язку з неналежним виконанням Вами трудових обов’язків, які виразилися у відсутності на робочому місці в період з 21.12.14 за 23.12.14, прошу Вас надати письмове пояснення за даним фактом у відділ кадрів до 18:00 годин 26.01.2014.
Головний лікар (підпис) Сорокін П. П.
Повідомлення отримав 24.01.2014
Заступник головного лікаря (підпис) Кукушкін Р. Р.
Цілком може виникнути ситуація, коли працівник відмовляється отримувати і підписувати такий документ, а пояснювальна записка на роботу при цьому пишеться з запізненням, коли вже неможливо застосувати міру дисциплінарного стягнення і вийшли всі терміни. В цьому випадку може бути наступний вихід – вручати повідомлення комісією, тобто в присутності безпосереднього керівника, представника профспілки, юрисконсульта організації та інших зацікавлених осіб. Якщо пішов відмову, то варто скласти акт за підписами всіх, хто був присутній. Таким способом ви підтвердите дотримання положень ст. 193 ТК РФ.
В каких случаях документ нужен
Записка, являясь внутренним документом организации, позволяет обеспечивать горизонтальные связи между разными отделами. В данном случае – проинформировать руководство о внештатной ситуации, которую инициировал тот или иной сотрудник. Руководство, в свою очередь, обязано этот документ рассмотреть и предпринять необходимые действия для устранения неполадки. Поскольку речь идет о докладной записке, действия должны быть совершены в отношении сотрудника. Решение о введении (или не введении) наказания принимает руководство: провинившемуся сотруднику может грозить как дисциплинарное взыскание, так и увольнение из организации.
Законодательно форма и причина написания документа не регламентируются, но унифицированная форма составления документа может быть утверждена локальными актами организации. Среди причин написания записки, как правило, выступают:
- Наличие у сотрудника необходимости выразить свою точку зрения в случае возникновения продолжительной конфликтной ситуации;
- Появление у инициативного работника идеи по улучшению организации, как по созданию лучших условий труда, так и по общей рационализации производственной деятельности;
- Появление необходимости привлечь внимание руководства в случае проступка кого-то из сотрудников: будь то некорректное поведение или невыполнение поставленных перед ним производственных задач;
- Неправомерная передача полномочий подчиненным;
- Несогласия работника с тем или иным решением руководства организации;
- Возникновение ситуации, которая могла принести организации материальный или иной ущерб;
- Достижение сотрудником определенных успехов, за которые, по его мнению, он должен быть награжден (премирование и т.д.);
- Возникновение споров административного или производственного характера;
- Появление необходимости в создании отчета, фиксирующего определенный этап деятельности организации и т.д.
Что такое докладная записка?
По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.
Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.
Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:
- о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
- доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
- сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
- и так далее.
Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.