Инструкция: оформляем выписку из договора
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: оформляем выписку из договора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах — обычный.
Интервал между словами — один пробел.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
Разрешается заполнять документацию:
- машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
- рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
- применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
- на электронных носителях информации.
Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 2.004—88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.104—68 ЕСКД. Основные надписи
ГОСТ 2.106—68 ЕСКД. Текстовые документы
ГОСТ 2.109—73 ЕСКД. Основные требования к чертежам
ГОСТ 2.301—68 ЕСКД. форматы
ГОСТ 2.304—81 ЕСКД. Шрифты чертежные
ГОСТ 2.316—68 ЕСКД. Правила нанесения на чертежах надписей, технических требований и таблиц
ГОСТ 2.321—84 ЕСКД. Обозначения буквенные
ГОСТ 2.503—90 ЕСКД. Правила внесения изменений
ГОСТ 6.38—90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ 7.32—91 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления
Издание официальное
ГОСТ 2.105—95
ГОСТ 8.417—81 ГСИ. Единицы физических величин
ГОСТ 13.1 802—80 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы
ГОСТ 21.1101—92 СПДС. Основные требования к рабочей документации
ГОСТ 28388—89 Система обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения
Существует определённые правила оформления выписки. Документ по своей структуре условно делится на три составных элемента: реквизиты, предмет и отметка о подлинности. Разберёмся с каждым из них.
Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке официальной бумаги прописываем полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее пишется слово «выписка» и оставляется ссылка на документ, из которого приводится отрывок (дата, номер).
Следующим шагом копируются те сведения, которые и интересуют третью сторону. Как только все данные будут обозначены, можно переходить к подписанию. Делается отметка «выписка верна», ставится дата оформления, заверяется автографом сотрудника компании.
Обычно сотрудником, занимающимся оформлением выписки, является работник организации. Конкретная должность лица зависит от вида документа, с которым придётся взаимодействовать. Если речь идёт об оформлении выписки из трудовой, заниматься этим будет кадровик или начальник кадровой службы. В случае с протоколом собрания таким человеком выступит секретарь.
Правила оформления выписки
Официальных правил оформления выписки из приказа о приеме на работу нет, но существуют общие принципы ее составления (пп. 26 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст):
- выписка представляет собой копию части документа;
- выписка заверяется в установленном порядке.
Детализируем каждый из указанных пунктов.
Выписку можно оформить на фирменном бланке компании с указанием:
- реквизитов работодателя (наименования, адреса и других);
- наименования документа («Выписка из приказа о приеме на работу»);
- даты составления выписки и номера;
- основного текста выписки: сведений о работнике (ФИО, должности, подразделения), даты приема на работу, иных требуемых сведений из приказа по запросу работника (можно включить в выписку нужные фрагменты из текста приказа);
- сведений о лице, подписавшем приказ.
Чтобы заверить выписку, сразу после сведений о том, кто подписал приказ, проставьте отметку о заверении выписки, в которую включите (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- слово «Верно»;
- данные о лице, заверившем выписку: должность и собственноручную подпись с расшифровкой;
- дату заверения выписки;
- указание на то, что оригинал приказа о приеме на работу находится в вашей компании.
Если в компании применяется печать, можно проставить ее в выписке.
На практике выписка из приказа готовится, когда основной документ обладает большим объемом. При этом требуемые сведения занимают только небольшую часть.
Также выписка составляется, когда требуется частично сохранить конфиденциальность приказа. Издаваемые по организации приказы могут относиться к основной деятельности либо касаться личного состава.
Точно также различаются и выписки из приказов. Основными отличиями при этом становятся следующие моменты:
Приказы по предприятию могут быть весьма пространными. Это не удивительно, поскольку нужно детально рассмотреть все нюансы и подробно регламентировать каждую мелочь.
Это необходимо для предотвращения возникновения в будущем недопонимания, претензий и неясностей со стороны причастных работников.
Иногда работнику требуется официальный документ, чтобы подтвердить сведения из приказа в сторонних инстанциях. При этом предоставление копии приказа не всегда целесообразно.
Во-первых, нужная информация может содержаться всего в паре предложений и изучение нескольких листов приказа не требуется.
Во-вторых, в приказе может содержаться конфиденциальная информация, не предназначенная для третьих лиц. Потому наиболее рациональным считается составление выписки из приказа.
К кому обращаться за получением выписки из приказа
Широко распространена практика, когда на крупных хозяйствующих субъектах создается специальное подразделение, ответственное за выпуск, учет и хранение служебной документации: например, канцелярия или секретариат. Если речь идет о запросе выписок для внутренних целей, то руководитель подразделения обращается с заявлением о выдаче справки непосредственно в канцелярию.
Если в учреждении нет такого отдела, то работодатель назначает ответственного за делопроизводство. Эту функцию может выполнять секретарь или специалист кадровой службы.
Запросы от сторонних организаций поступают на имя руководителя.
ВАЖНО! Работодатель не имеет права отказать в предоставлении выдержек из приказов по запросу от государственных и социальных служб. Нельзя также отказать в составлении выдержки из кадровой документации по письменному заявлению сотрудника.
Что собой представляет выписка?
Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.
В подобных случаях оформляется выписка. То есть, копия нужной части документа. Она и предоставляется для стороннего использования. Выписка необходима при наличии этих обстоятельств:
- Сделать копию всего документа нельзя из-за того, что в нем есть конфиденциальные сведения.
- Делать копию просто нецелесообразно из-за того, что большая часть документа пользователю не нужна.
Иногда форма выписок оговорена законом. Все зависит от того, копия какого документа делается. К примеру, регламентирована форма выписки из протокола собрания Военного совета. Установлена она приказом Минобороны №280 от 24 июля 2006 года.
Пример оформления выписки документа на основе приказа
Пример оформления выписки документа на основе приказа
Выписку оформляют на обычном листе, оставляют полностью шапку документа со всеми реквизитами за одним исключением: в название добавляют перед видом документа слова:
«Выписка из приказа»
В выписке из документа обязательно нужно оставить как есть регистрационный номер и дату исходного документа.
Вступительную часть документа, например, преамбулу приказа по основной деятельности или причины издания приказа по личному составу, нужно также оставить без редактирования и полностью внести в выписку.
А вот распорядительную часть нужно сократить, оставив лишь существенные стороны документа, которые относятся к запросу. Например, можно оставить один или несколько пунктов приказа.
Затем в выписку вносят должность лица, которое учредило (издало) приказ, ФИО или инициалы и фамилию без подписи.
Сроки, установленные для оформления выписок
Для того чтобы получить рассматриваемый бланк, работнику или сотруднику контролирующего органа необходимо составить письменную заявку на имя руководителя организации. В этой заявке следует указать основания для получения информации, приведенной в распорядительной документации. Заявка, поступившая от контролирующих органов или самого работника, должна быть в обязательном порядке зарегистрирована в специальном журнале. Этот шаг позволит минимизировать риск возникновения возможных конфликтов.
Согласно действующему законодательству, работодатель не имеет права отказать в оформлении бланка. В Трудовом Кодексе приводится ряд правил, согласно которым оформляется выписка. Срок оформления бланка составляет три дня с момента получения письменной заявки.
Особенности составления
Но для большинства видов выписок форма не утверждена. Но отсутствие жестко регламентированной формы не обозначает, что при составлении документа человек имеет полную свободу. В выписке должны присутствовать обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «выписка из…». К примеру, если это копия информации из приказа, документ называется «выписка из приказа».
- Дата регистрации бумаги, из которой делается копия. То есть, нужно указывать именно дату составления оригинала документа, а не дату оформления выписки.
- Подпись лица, который подписывал оригинал. Подпись на выписке ставить не обязательно.
- Реквизиты бланка. Как правильно, реквизиты оригинала полностью переносятся в копию.
Выписка – это один из видов копий. Для того чтобы документ получил юридическую силу, требуется его заверить. А потому в бумаге рекомендуется проставить реквизит «отметка о заверении». Если компания решает заверять документ печатью, нужно закрепить этот способ в локальном акте.
Выписки составляются по тому же принципу, что и оригиналы документов. То есть, в них должны быть реквизиты фирмы: ее название, ИНН, адрес и телефон.
ВАЖНО! Для создания выписки обычно используется фирменный бланк компании.
Особенности составления
Но для большинства видов выписок форма не утверждена. Но отсутствие жестко регламентированной формы не обозначает, что при составлении документа человек имеет полную свободу. В выписке должны присутствовать обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «выписка из…». К примеру, если это копия информации из приказа, документ называется «выписка из приказа».
- Дата регистрации бумаги, из которой делается копия. То есть, нужно указывать именно дату составления оригинала документа, а не дату оформления выписки.
- Подпись лица, который подписывал оригинал. Подпись на выписке ставить не обязательно.
- Реквизиты бланка. Как правильно, реквизиты оригинала полностью переносятся в копию.
Выписка – это один из видов копий. Для того чтобы документ получил юридическую силу, требуется его заверить. А потому в бумаге рекомендуется проставить реквизит «отметка о заверении». Если компания решает заверять документ печатью, нужно закрепить этот способ в локальном акте.
Выписки составляются по тому же принципу, что и оригиналы документов. То есть, в них должны быть реквизиты фирмы: ее название, ИНН, адрес и телефон.
Заявление сотрудника на выписку из трудового договора
Форма заявления на получение выписки может быть произвольной, оформляют его в письменном виде на стандартном листе бумаги. Сотрудник может написать его по аналогии с другими обращениями по кадровым вопросам, принятыми в документообороте предприятия.
Заявление на выписку должно содержать следующую информацию:
- данные руководителя, к которому обращаются за выпиской (Ф. И. О. , должность);
- сведения о заявителе (Ф. И. О., контактные данные);
- номер и дату трудового договора, из которого нужна выписка;
- перечень данных для включения в выписку;
- место предоставления выписки;
- дату и подпись заявителя.
Но многие руководители, подстраховывают себя и работников кадрового подразделения, на случай несанкционированного разглашения персональных данных сотрудников. Поэтому просят в заявлении указывать, в какую организацию будет передана выписка.
Особенности составления
Но для большинства видов выписок форма не утверждена. Но отсутствие жестко регламентированной формы не обозначает, что при составлении документа человек имеет полную свободу. В выписке должны присутствовать обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «выписка из…». К примеру, если это копия информации из приказа, документ называется «выписка из приказа».
- Дата регистрации бумаги, из которой делается копия. То есть, нужно указывать именно дату составления оригинала документа, а не дату оформления выписки.
- Подпись лица, который подписывал оригинал. Подпись на выписке ставить не обязательно.
- Реквизиты бланка. Как правильно, реквизиты оригинала полностью переносятся в копию.
Выписка – это один из видов копий. Для того чтобы документ получил юридическую силу, требуется его заверить. А потому в бумаге рекомендуется проставить реквизит «отметка о заверении». Если компания решает заверять документ печатью, нужно закрепить этот способ в локальном акте.
Выписки составляются по тому же принципу, что и оригиналы документов. То есть, в них должны быть реквизиты фирмы: ее название, ИНН, адрес и телефон.
ВАЖНО! Для создания выписки обычно используется фирменный бланк компании.