Инструкция по заполнению СЗВ-М

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по заполнению СЗВ-М». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Все наниматели, у которых есть сотрудники, работающие по трудовым и гражданско-правовым договорам, должны вместо СЗВ-М в 2023 году сдавать новый отчет. Он называется, как мы уже сказали выше, персонифицированные сведения о физических лицах.

ЕФС-1 представляет собой новую отчетную форму, которую нужно будет сдавать с 2023 год в Социальный фонд РФ.

Бумажная форма и правила заполнения этого отчета содержатся в проекта Постановления ПФР ID 01/02/09-22/00131496, а электронный формат — в проекте ID 01/02/10-22/00132215.

В ЕФС-1 включены титульный лист с информацией о страхователе и два раздела:

1. информация о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и допвзносах на накопительную пенсию;
2. информация о начисленных страхвзносах «на травматизм».

На основании ЕФС-1 заменяются такие формы отчетности как СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Эти отчетные формы в последний раз нужно будет подать за периоды 2022 года.

Внимание! С 2023 года также не нужно будет сдавать отчет СЗВ-М. Персонифицированные сведения о физлицах нужно будет передавать в ИФНС каждый месяц, а инспекции будут направлять их в Социальный фонд РФ.

Структура разделов отчета ЕФС-1 будет похожа на ранее действующие формы:

Старая форма	Раздел ЕФС-1	Комментарий
СЗВ-ТД	Подраздел 1.1 по сведениям о трудовой (иной) деятельности	Требуется передавать информацию о начале и окончании ГПХ договора. Ввели классификатор причин увольнения — потребуется указывать код, а не формулировку.
СЗВ-СТАЖ	Подраздел 1.2 по сведениям о страховом стаже	Дополняется данными по СОУТ — индивидуальным номером рабочего места и классом (подклассом) условий труда. Будет графа с районным коэффициентом. Сдавать сведения потребуется не по всем сотрудникам, а лишь по тем, у которых имеются особенности учета стажа.
ОДВ-1 Раздел 5 (ДНП)	Подраздел 2 по основаниям для отражения сведений о периодах работы в условиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии	Сдавать нужно одновременно с подразделом 1.2, когда имеются данные о лицах, которые имеют право на досрочное назначение пенсии
СИоЗП (для бюджетных учреждений)	Подраздел 1.3 по информации о зарплате и условиях деятельности сотрудников в данных учреждениях	Для многих полей имеются классификаторы допустимых значений. Минтруда будет устанавливать виды деятельности, при которых потребуется подавать указанный подраздел.
ДСВ-3	Подраздел 3 по информации о застрахованных лицах, за которых уплачены допвзносы на накопительную пенсию и взносы работодателя	Заполняется аналогично отчету ДСВ-3
4-ФСС	Раздел 2 по информации о начисленных страхвзносах «на травматизм»	Нужно указывать численность не физлиц, в пользу которых производились выплаты, а работающих лиц, застрахованных от травматизма. Добавили поле «На начало отчетного периода» в расчете сумм страхвзносов. В информации по облагаемой базе требуется выбирать тип страхователя: СКЕ; частичное финансирование; страхователь, рассчитывающий страхвзносы по нескольким основаниям. Для госучреждений добавили особый раздел по определению облагаемой базы. Исключили раздел с количеством пострадавших из-за страховых случаев в отчетном периоде.

Отчет ЕФС-1 потребуется сдавать за периоды с 01.01.2023 г. в срок до 25-го числа. Однако при этом не потребуется каждый раз заполнять весь отчет полностью.

Периодичность представления разделов и подразделов отчета сохраняется:

• подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):
• при приеме на работу или увольнении, приостановке или возобновлении трудового договора, заключении или расторжении ГПХ договора — не позже следующего рабочего дня;
• при остальных кадровых мероприятиях — не позже 25-го числа месяца после отчетного месяца;
• подраздел 1.3 (СИоЗП) — каждый месяц не позже 25-го числа месяца после отчетного месяца;
• подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
• подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — каждый год не позже 25-го января после отчетного года.

Срок сдачи формы СЗВ-М

Период отчетности	Срок сдачи (до…включительно)
Январь 2022	15.02.2022
Февраль 2022	15.03.2022
Март 2022	15.04.2022
Апрель 2022	16.05.2022
Май 2022	15.06.2022
Июнь 2022	15.07.2022
Июль 2022	15.08.2022
Август 2022	15.09.2022
Сентябрь 2022	17.10.2022
Октябрь 2022	15.11.2022
Ноябрь 2022	15.12.2022
Декабрь 2022	16.01.2023

Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М за декабрь 2022

Санкция за просрочку сдачи СЗВ-М и его непредставление одинаковая — штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, сведения о котором получены с опозданием или не получены совсем. При этом срок опоздания не влияет на сумму штрафа: он будет тем же при просрочке в один день или в один месяц.

Как считать сумму штрафа:

• в компании работают 30 человек, при просрочке сдачи СЗВ-М нужно заплатить 15 тысяч рублей (30 * 500);
• в компании работают 30 человек и СЗВ-М на них подали вовремя. Но в процессе проверки выяснилось, что в отчёт забыли включить двух физических лиц, работающих по договорам ГПХ. Штраф составит 1 тысячу рублей (2 * 500).

Правила заполнения ежемесячного отчета в ПФР

В новой форме СЗВ-М отсутствуют пояснения по заполнению. Они перенесены из бланка в порядок заполнения отчета.

Регистрационный номер содержится в выписке из единого государственного реестра юридических лиц либо из аналогичного реестра индивидуальных предпринимателей. Может получиться ситуация, при которой у предпринимателя может быть два регистрационных номера. В таком случае в форме СЗВ-М необходимо ставить тот номер, который указан в выписке из ЕГРИП.

Наименование организации нужно вписать именно так, как оно записано в уставе юридического лица. ИП же для этого используют свидетельство о постановке на учет физического лица либо другим документом, удостоверяющим личность (лучше использовать паспорт).

В графе, где необходимо указать код налогового периода, за который представляется отчет, нужно указать число «05», так как это является кодом мая, за который и заполняется отчетность.

Затем нужно выбрать один из трех вариантов — «исхд», «доп» и «отмн». В случае заполнения отчета в первый раз необходимо выбирать «исхд», то есть исходный. И далее в таблице уже происходит заполнение сведений о каждом сотруднике по отдельности. В графах последовательно указываются фамилия, имя, отчество, СНИЛС и ИНН каждого работника.

В каких случаях нужно заполнить и сдать форму СЗВ-ТД

Подавать форму СЗВ-ТД следует как по тем сотрудникам, с которыми работодатель заключил трудовой договор по основному месту работы, так и по другим — работающим дистанционно или по совместительству. Отчётность подаётся и на иностранных работников, если с ними подписан договор. А вот по сотрудникам, которые работают на основе гражданско-правовых отношений, эта отчётность не подаётся.

Правила подразумевают сдачу формы СЗВ-ТД при следующих кадровых ситуациях:

• приём и увольнение сотрудника;
• смена должности в рамках одного предприятия;
• присвоение нового разряда, квалификации;
• заявление работника о выборе электронной или бумажной ТК;
• судебный запрет занимать определённую должность.

Также эта форма нужна будет в случае, если компания сменила название. То же самое касается и переименования должности.

Если по работнику не было никаких кадровых изменений, СЗВ-ТД на него не подаётся.

Заполнение бланка СЗВ-М в 2021 году

Бланк СЗВ-М заполняется следующим образом:

1. указываются реквизиты работодателя, в том числе регистрационный номер в Пенсионном фонде, краткое наименование хозяйствующего субъекта, ИНН и КПП;
2. отчетный месяц календарного года, поскольку данный вид отчетности является отчетностью за прошедший календарный месяц;
3. тип формы (один из трех):
   • «исхд» — используется при подаче формы СЗВ-М в первый раз за месяц;
   • «доп» — формируется, когда необходимо дополнить какими-либо сведениями уже отправленную форму «исхд»;
   • «отмн» — создается с целью отмены ранее поданных сведений по сотрудникам;
4. вносятся сведения о сотрудниках, которые имели трудовые или гражданско-правовые отношения с работодателем за указанный отчетный месяц. При этом указываются полные ФИО в именительном падеже, СНИЛС (обязательно к заполнению) и ИНН (при наличии у работодателя точных сведений об этом номере налогоплательщика).

Необходимость подачи нулевого отчета

Нулевой отчет по форме СЗВ-М обязательно подается даже в тех ситуациях, когда организация прекратила свою работу. Это обусловлено тем, что в ней остается хотя бы один сотрудник (например, генеральный директор), отчет по которому необходимо предоставить.

Интересная практика

В судебном делопроизводстве было несколько интересных случаях, когда суд встал на сторону организаций. Например:

• Если компания обнаружила в отчете по форме СЗВ-М неточность до того, как их нашли в госоргане, она имеет право внести необходимые корректировки без штрафа (определение Верховного Суда от 20.12.2019 № 306-ЭС19-23114).
• Страхователь не всегда обязан возмещать Пенсионному фонду убытки даже в тех ситуациях, когда он нарушил сроки по сдаче отчета по форме СЗВ-М. Существует несколько определений Верховного Суда, поддержавших нижестоящие инстанции в этом решении. Хотя есть и противоположная практика, что говорит о необходимости индивидуально рассматривать каждый случай.

С января 2023 года появится новое правило. Оно гласит: если срок уплаты налога наступает раньше, чем возникает обязанность сдать декларацию или расчет, необходимо направить в ИФНС уведомление об исчисленной сумме налога. Сделать это нужно не позднее 25-го числа месяца, в котором наступает срок уплаты (новая редакция п. 9 ст. 58 НК РФ).

Это правило распространяется на НДФЛ, в отношении которого установлены следующие сроки:

• уплата налога за период с 1 по 22 января 2023 года — не позднее 30 января (так как 28 января — суббота). Это следует из новой редакции пункта 6 статьи 226 НК РФ;
• сдача расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года — не позднее 25 апреля (новая редакция п.2 ст. 230 НК РФ).

Риски при сдаче СЗВ-М

Необходимо проверять документ перед сдачей, особое внимание стоит уделять пенсионерам, потому что на основании данного отчета будет выплачена пенсия и если она будет выплачена больше, чем необходимо, то разницу ПФР удержит у работодателя, который не корректно подал данные. Помимо этого, необходимо уделять внимание на заполнение всех остальных застрахованных лиц. Рекомендуется данный отчет сдавать заранее, не дожидаясь последнего дня, потому что, если вы сдали отчет не 15 числа, а 5 и вам пришло уведомление об ошибке, вы можете исправить ее в течение 5 рабочих дней до даты официальной сдачи и тем самым избежать штрафа.

Если в самом отчете забыли указать данные о застрахованном лице и его нет в самом отчете, то организации будет выписан штраф, даже если ошибка выявлена самостоятельно и после этого предоставлена корректная информация. Исключением является сдача повторного отчета до финальной даты, к примеру, если вы за май подали данные 6 июня и не указали сотрудника, то вы можете повторно подать данные до 15 числа и штраф не будет начислен.

В соответствии с п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ, отчет СЗВ-М представляют ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если это число выпадает на праздник или выходной, крайний срок сдачи переносится на первый рабочий день после них. Такие пояснения даны в письме пенсионного фонда от 28.12.2016 г. № 08-19/19045.

Таблица. Сроки сдачи отчета СЗВ-М в 2022 году с учетом перенесения крайних сроков.

Отчетный период	Крайний срок подачи
Декабрь 2021 года	17.01.2022 г. (15.01.2022 – выходной)
Январь 2022 года	15.02.2022 г.
Февраль 2022 года	15.03.2022 г.
Март 2022 года	15.04.2022 г.
Апрель 2022 года	16.05.2022 г. (15.05.2022 – выходной)
Май 2022 года	15.06.2022 г.
Июнь 2022 года	15.07.2022 г.
Июль 2022 года	15.08.2022 г.
Август 2022 года	15.09.2022 г.
Сентябрь 2022 года	17.10.2022 г. (15.10.2022 – выходной)
Октябрь 2022 года	15.11.2022 г.
Ноябрь 2022 года	15.12.2022 г.

Инструкция по заполнению новой СЗВ-М

Форма, как и раньше, состоит из четырёх пунктов (разделов). В первом указываются такие данные:

• Номер страхователя, который ему присвоил ПФР при постановке на учёт.
• Наименование. Его теперь можно писать как в сокращённой, так и в полной форме. Ранее вписывалось краткое наименование. Допускается указание названия организации на латинице. ИП указывают своё ФИО.
• ИНН и КПП (для ИП – только ИНН). Если форма подаётся в отношении обособленного подразделения, то указывается КПП по месту его нахождения.

В Разделе 2 отражается отчётный период: месяц в формате ММ (например, январь – «01», сентябрь – «09»), год – в формате ГГГГ («2022»).

В Разделе 3 СЗВ-М следует указать полное название типа отчёта: «Исходная», «Дополняющая» или «Отменяющая». В старом бланке в этом поле следовало указывать краткий код – «исхд», «доп» или «отмн». Тип «Исходная» выбирается, если отчёт за месяц подаётся впервые. Тип «Дополняющая» следует указать, когда нужно дополнить сданную ранее форму. Если необходимо отменить сведения, поданные с ошибкой, выбирается тип СЗВ-М «Отменяющая».

Данные застрахованных физлиц отражаются в разделе 4. Правила заполнения такие:

1. В графе 1 указывается порядковый номер записи по конкретному работнику. Нумерация физлиц в отчёте должна быть сквозной, без пропусков и повторений.
2. В графе 2 вписываются фамилия, имя и отчество застрахованного лица. Их необходимо указывать полностью, в именительном падеже.
3. В графе 3 – СНИЛС в формате: XXX–XXX–XXX–CC или XXX–XXX–XXX CC.
4. В графе 4 – ИНН застрахованного. Номер можно не вписывать, если работодатель его не знает.

Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М 2021

Сэкономьте время и деньги

Бухгалтерское обслуживание в «Моё дело» всего от 1667 рублей в месяц

Подробнее

СЗВ-М — ежемесячная форма отчёта в Пенсионный фонд РФ. Его нужно сдавать не позднее 15 числа следующего за отчётным месяца. Если 15 число приходится на обычный выходной или праздничный выходной день, дата сдачи переносится на первый рабочий день после 15-го.

При электронной форме отправки отчётности в этот срок нужно успеть получить сообщение ПФР о его приёме.

Согласно части 3 статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М составляет 500 рублей за каждого сотрудника, сведения о котором не были переданы в ПФР. Например, если в компании работают 200 человек, её оштрафуют на 100 тысяч рублей.

Скачать бланк СЗВ-М

Сумма штрафа за неотправленный отчёт будет такой же — 500 рублей за каждого сотрудника, сведения о котором не были получены. Как и в предыдущем примере, страхователь заплатит 100 тысяч рублей за 200 человек.

В дополнение к штрафу на организацию, предусмотрена административная ответственность ёё должностных лиц, директора или главного бухгалтера. Их могут оштрафовать на 300-500 рублей в соответствии со статьёй 15.33.2 КоАП РФ.

Индивидуального предпринимателя не могут наказать дважды за одно и то же нарушение — административный штраф к нему не применяется.

Кроме нарушения сроков и непредставления самого отчёта, есть ещё две причины для начисления штрафа:

• не представлены сведения о застрахованном лице;
• получены неполные или недостоверные сведения о застрахованном лице или страхователе.

В первом случае это касается работников или иных физических лиц, которых по каким-то причинам не внесли в список застрахованных лиц. Например, работник устроился на работу в конце отчётного месяца, а его не включили. Или частник оказывал компании Услуги по гражданско-правовому договору, и его не учли в списке. Нужно сдать дополняющую форму отчёта (доп) только на это лицо.

Неполные или недостоверные сведения — это ошибки в наименовании, регистрационном номере страхователя, в ФИО, ИНН, СНИЛС застрахованного лица, лишние пробелы, знаки пунктуации, и т.д.

По итогам проверки ПФР отправляет сообщение с указанием кода ошибки. Их всего три вида:

• 10 и 20 — незначительные ошибки: неправильные знаки препинания, отсутствие отчества или ИНН у застрахованного лица. Отчёт принят, штраф не предусмотрен;
• 30 и 40 — существенные ошибки: пропущены фамилия, имя или отчество физлица, ошибка в номере СНИЛС, нарушенная нумерация списка, большие пробелы между словами. Нужно сдать дополняющую форму СЗВ-М с исправлениями. Штрафа не будет, если дополняющий отчёт сдать до 15 числа следующего за отчётным месяца, или в течение 5 рабочих дней после уведомления ПФР об ошибке;
• 50 — грубые ошибки: неправильный регистрационный номер или ИНН компании-страхователя, ошибка в отчётном периоде, форма отчёта указана неверно. Отчёт не сдан. Нужно его переделать и отправить заново. Штрафа не будет, если исправленный отчёт сдать до 15 числа следующего за отчётным месяца, или в течение 5 рабочих дней после уведомления ПФР об ошибке.

При наличии ошибок штраф считают по каждому сотруднику, чьи сведения оказались неверными. Например, список состоит из 50 человек, а ошибки нашли только у троих, значит штраф будет 1500 рублей (3х500). Сумма не поменяется, если в данных одного работника будет не одна, а несколько ошибок.

Если численность застрахованных лиц в отчёте составит от 1 до 24 человек включительно, СЗВ-М можно сдать в бумажном виде и электронно. При количестве 25 и больше — только электронно. Штраф за несоблюдение формы отчёта — 1000 рублей (статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Боитесь допустить ошибку в отчёте СЗВ-М?

Создайте бланк с помощью сервиса «Моё дело». У нас исключены ошибки.

Создать бесплатно отчёт

При наступлении просрочки сдачи СЗВ-М, Пенсионный фонд в любом случае выставит штраф и отменить он его не вправе. Страхователю придёт акт о нарушении, и если оплата не поступит, ПФР подаст иск в Арбитражный суд о принудительном взыскании штрафа. Пенсионный фонд России имеет право подать иск при задолженности по штрафам не менее 3000 рублей.

У страхователя есть право подать Встречный иск в Арбитражный суд о признании недействительным решения ПФР.

В исковом заявлении нужно отметить, что Санкция должна быть соразмерна нарушению и полученному ущербу. Обязательно сослаться на обстоятельства, которые смягчают ответственность страхователя:

• признание факта нарушения и вины;
• первое допущенное Правонарушение;
• отсутствие задолженности по уплате страховых взносов;
• отсутствие умысла причинения вреда бюджету;
• незначительность просрочки (например, 2-3 дня);
• отключение электричества или интернета, сбой программы и т.д.

Штраф могут отменить, или снизить его в десятки и даже в сотни раз — прецеденты были:

Судебное решение Смягчающие обстоятельства Штраф по решению ПФР, руб. Штраф по решению суда, руб.

Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 06.09.17 № А78-15400/2016	просрочка 14 дней;нарушение совершено по неосторожности	208 000	1 000

Размер социальных пособий

В связи с увеличением размера страховых взносов и предельной облагаемой базы планируется, что максимальный размер пособий вырастет к 2025 году в 1,5 раза.

Сейчас, напомним, максимальный размер пособия:

• по временной нетрудоспособности при стаже более 8 лет составляет 78 207 рублей за полный календарный месяц;
• по беременности и родам – ​360 164 рубля за 140 дней;
• по уходу за ребенком до полутора лет – ​31 282,82 рубля за полный календарный месяц. Если у работника заработная плата 150 000 рублей, то он мог бы получить пособие по уходу за ребенком около 60 000 рублей. Но законодатель для всех ограничил предельный размер пособия, независимо от того, какой размер зарплаты.

Новые изменения несколько улучшат ситуацию и работники, зарабатывающие выше среднего, смогут претендовать на более высокие суммы пособий (Таблица 3).

Отчетность в 2023 году

В налоговой отчетности в 2023 году также произошли серьезные перемены.

Больше всего изменений претерпели отчеты по сотрудникам.

• СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС больше не сдаем. Вместо них появилась форма ЕФС-1. В него включены несколько разделов, которые сдаются в разных случаях и в разные сроки.

• СЗВ-М тоже отменен. Теперь аналогичные сведения нужно указывать в Персонифицированных сведениях о физических лицах.

• Изменился расчет РСВ (новая форма утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).

• 6-НДФЛ тоже сдается по новой форме (утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@).

В налоговую инспекцию потребуется сдавать такие новые отчетные формы:

• Уведомление об исчисленных налогах;
• Персонифицированные сведения о физлицах.

Что касается уведомления, то оно подается в ИФНС в случае, когда уплата налога или страхвзноса производится раньше, чем сдача отчетной формы по этому виду бюджетного платежа. К примеру, уведомление нужно подавать по:

• НДФЛ и страхвзносам, поскольку периодичность уплаты ежемесячная, а сдачи отчетности — ежеквартальная;
• авансы по УСН, поскольку периодичность уплаты ежеквартальная, а сдачи отчетности — ежегодная;
• налоги на транспорт и землю, поскольку периодичность уплаты ежеквартальная или ежегодная, а отчетность сдавать вообще не нужно.

Что касается персонифицированных сведений — это своего рода отчетная форма аналогично СЗВ-М.

Отчетность в ИФНС нужно подавать каждый месяц:

• уведомление — до 25-го числа месяца, в котором производится уплата налога;
• персонифицированные сведения — до 25-го числа после отчетного месяца.

Общие изменения в отчетности

С 1 января 2023 года останется всего две формы отчетности:

• расчет по страховым взносам (РСВ) и
• единый отчет по сотрудникам.

Единый отчет заменит сразу четыре формы – ​СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Фактически сведения о работниках будут передаваться те же самые, что и раньше, только уже в другой форме отчета. Причем подавать единый отчет нужно будет по частям с разной периодичностью. Так, например:

• часть единого отчета (вместо СЗВ-ТД), связанную с приемом на работу и увольнением, нужно будет, как и сейчас, подавать не позднее следующего рабочего дня;
• если же данные связаны с переводом на другую постоянную работу, подачей заявления о формате ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, их нужно будет сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором наступило указанное событие;
• часть отчета о взносах на травматизм и допвзносах на накопительную пенсию (вместо 4-ФСС и ДСВ-3) будет представляться по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года до 25-го числа следующего месяца.

Новый расчет по страховым взносам заменит СЗВ-М и действующий РСВ. Это будет отчет со сведениями о работниках и выплатах в их пользу:

• ежемесячно до 25-го числа нужно будет подавать сведения для персонифицированного учета и данные о заработке и начисленных взносах;
• а по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года в отчет нужно будет включать общие суммы по облагаемой и необлагаемой базе, а также начисленные за отчетный период страховые взносы.

Похожие записи:

• Дарение квартиры близкому родственнику
• Бесплатная земля в России в 2023 году: условия, как получить
• Как самостоятельно получить Шенгенскую визу в 2023 году