Виды служебных писем, используемые в современном делопроизводстве

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Виды служебных писем, используемые в современном делопроизводстве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Существует всего 4 вида речевой деятельности: слушание, говорение, чтение и письмо. Нужно отметить также, что говорение и слушание появилось, безусловно, раньше, чем письмо и чтение. До последнего времени оставались основными первые виды речевой деятельности. Письмо, чтение не только уравнялись, но и стали более популярными и преобладающими. Все это происходит из-за стремительного введения IT-технологий, популяризации Интернета на всей планете, а также из-за развития зависимости от технических средств передачи информации.

Необычная классификация

Существует 5 видов писем, которые не следует пересылать своей аудитории. К ним можно отнести:

1. «Письма-простыни», занимающие объем более одного экрана монитора.
2. «Письма-задолбашки», отправляемые с настырной частотой.
3. «Письма-рефералки», в которых автор дает совет «ознакомиться» с чем-либо полезным. Для получения такой информации читатель переходит по названной ссылке и видит там очередной урок или тренинг. Такое привлечение к постороннему сайту стремительно снижает численность первоначальной аудитории.
4. «Письма-партизаны», посылаемые автором различных рассылок одной и той же клиентской базе.
5. «Письма-страшилки». К ним относят корреспонденцию, имеющую неприглядный вид при выходе на электронную почту с мобильного телефона или с планшета. Именно поэтому при подготовке любого текста нужно убедиться, что он одинаково хорошо будет читаться с различных устройств.

Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
3. Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
4. Утверждение его руководителем.
5. Окончательное оформление и подписание документа.
6. Регистрация письма.
7. Отправка корреспонденции получателю.

Словарик для бухгалтера

В арсенале бухгалтера должны быть универсальные стандартные фразы для каждой части письма. Рассмотрим типовые фразы для написания делового письма.

Благодарность: Пишем вам, чтобы поблагодарить за…/ Благодарю за сообщения, что…/ я очень благодарна вам за помощь…

Извинения: К большому сожалению сообщаем, что…/ Приносим свои извинения…/ Прошу извинить нас за то, что…

Выражения удовлетворения: Мы очень рады, что…/С удовольствием…/ Нам было приятно узнать из Вашего письма, что Вы решили…/Мы ценим вашу позицию.

Выражения неудовлетворения: Я боюсь, мы должны расторгнуть договор, потому что…/ Мы не удовлетворены предложенными Вами условиями…/Это вызывает цепь определенных затруднений.

Просьбы: Мы были бы Вам обязаны, если Вы…/ Просим Вас сообщить нам о…/ Прошу принять все необходимые меры для…/ Просим у Вас некоторую дополнительную информацию о…/ Мы будем рады, если…

Подтверждение получения письма: Мы получили Ваше письмо от…/ Благодарим Вас за Ваше письмо от…

Ссылки на предыдущие контакты: В дополнение к нашему письму от… мы…/ Ссылаясь на наш телефонный разговор относительно…/В дополнение телефонного разговора высылаем Вам…

Вопросы: Я был бы рад узнать…/ Не сочтете ли возможным сообщить мне…/Будем рады, если Вы напишете нам о том, что касается…/ Могу я надеяться на…?

Извещения: Разрешите напомнить Вам…/ Примите, пожалуйста, к сведению, что…/ Я бы хотел сообщить Вам, что наша фирма намеревается…

Надежда на скорый контакт: Мы очень рассчитываем на Ваш ответ/ Я буду надеяться что Вы ответите при первой же возможности/ Жду скорого ответа.

Дальнейший контакт: Если мы сможем в дальнейшем быть Вам полезны, не замедлите написать нам/ Если у Вас имеются вопросы или замечания по вышесказанному, пожалуйста, не замедлите связаться с нами.

Не забывайте, что деловая переписка показывает ваш уровень и уровень вашей компании. Внимательно подходите к оформлению и составлению писем. Одного взгляда достаточно, для составления мнения о компании. Знание конкретных правил поможет оставить приятное впечатление о фирме и человека. Надеемся, что информация, полученная в статье, будет полезной для вашей карьеры.

Письмо-претензия и требование

• Письмо, содержащее требование или претензию, – это сообщение, которое направляется организации или физическому лицу в том случае, если одна из сторон вовсе не выполнила поставленные задачи, взятые на себя обязательства или сделала это ненадлежащим образом.
• Письмо, содержащее требование, – это такое сообщение, целью которого является стимулирование получателя к выполнению взятых на себя обязательств, возложенных функций в том случае, если могут возникнуть или уже возникли нарушения существующих договоренностей.
• Письмо-претензия – это сообщение, которое включает в себя заявку о несоблюдении основных пунктов заключенного договора и претензию о компенсации убытков.

Какие есть виды почтовых отправлений?

Существуют разнообразные виды писем. Почта выделяет следующие типы отправлений:

• Простое письмо – послание, процесс отправки которого является самым легким. Нужно взять документ или написанное на листе сообщение, вложить в конверт, написать адрес получателя и отправителя с индексом, приклеить марку и опустить конверт в почтовый ящик. Одним из недостатков данного вида письма является то, что отправитель не может проследить за тем, когда отправлено его послание. Хотя статистика показывает, что большая часть писем успешно доходит до получателя. Однако важные документы лучше не отправлять простым письмом. Минусом данного вида отправления является то, что после вашей отправки письмо будут взвешивать. Если оно окажется больше нормы (приблизительный размер равен 2 бумажным листам) с обычной маркой, то вернется в одно из отделений почты. Чтобы отправить его повторно, нужно будет постоять в очереди и доплатить несколько денежных купюр за перевес.

В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть:

1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

История появления деловой корреспонденции

Составление сборников («письмовников»), содержащих образцы документов, началось в России в начале 18-го в. Предшественниками этих изданий были «формулярники», которыми пользовались на Западе еще в 7-м в.

И те и другие справочники содержали в себе описание реквизитов документов, а также их определенную последовательность. Это были своеобразные подручные сборники для писцов. Из них можно было почерпнуть информацию о построении документа, а также ознакомиться с шаблонными наборами выражений и фраз, которые являлись неотъемлемой частью официального этикета.

Одним из видов «письмовников» был «титулярник». В этом сборнике содержались сведения о том, как пишется полный царский титул.

Были в «письмовнике» и требования к почерку писца, а также к цвету и качеству бумаги. Вся корреспонденция отправлялась в конвертах, которые запечатывались сургучом или облатками.

Во времена существования СССР жанр делового письма, принятый в царской России, был попросту отвергнут как пережиток прошлого. Советская власть недооценивала значение деловой корреспонденции. Кроме того, отсутствие конкуренции и свободного предпринимательства лишало необходимости в красноречии и в приведении убедительных доводов партнеру о начале сотрудничества.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловое письмо может написать любой сотрудник, у которого есть полномочия выступать от лица организации. Например, менеджер отдела продаж отправляет предложение о закупке партии товара со скидкой постоянному клиенту компании. Все письма нужно утверждать у руководителя, так как его пишут от лица всей организации.

Деловое письмо вам может написать клиент, но более 70% покупателей предпочитают звонить в компанию. Подключите коллтрекинг Calltouch, чтобы понимать, какая реклама приносит звонки, а какая тратит бюджет. Также система записывает звонки клиентов и формирует их в отчеты по часам и дням, интегрируется с популярными сервисами и CRM. Прослушивая звонки, улучшайте скрипты продаж для менеджеров и корректируйте рекламные кампании.

Какие ошибки допускают в таких письмах

Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:

• Не используйте сложные термины — пишите просто, чтобы читатель с первого раза понял, что вы от него хотите.
• Не пишите много — подробности ситуации можно выяснить при встрече, а в письме они будут только отвлекать.
• Не повторяйтесь — тавтология увеличивает объем текста и сбивает с толку.
• Не ошибайтесь — проверяйте все имена, цифры, названия перед отправкой сообщения.
• Не употребляйте архаизмы (сей год, каковой, при сем) — эти обороты устарели и они могут привести получателя в недоумение.
• Не используйте фамильярный стиль общения — будьте тактичны и уважительны.

Как написать деловое письмо после проведенной встречи

Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем:

• Тему встречи — о чем был разговор, когда и кто в нем участвовал.
• Договоренности — к каким соглашениям и срокам пришли по итогам встречи, чтобы напомнить и зафиксировать план действий.
• Благодарность за уделенное время.
• Пожелания и предложения формата для новой встречи.
• Контактные данные участников.

Понятие служебных писем и их виды

Большая часть правил, приведенных выше, характерна практически для любых типов и видов писем.

Однако, особо важные вопросы, связанные с бизнесом, работой организаций и др. решаются исключительно через деловую переписку. Так что же представляет из себя деловое письмо?

Деловым (или служебным) письмом называют документы, служащие для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Также они являются гарантом соблюдения устных договоренностей деловым партнером.

В первую очередь, служебные письма, отправляемые из учреждения/организации бывают инициативными и ответными: первые призваны побудить решить какой-либо вопрос, вторые — составляются в ответ на входящее письмо, содержат ссылку на него.

Бланки делового письма.

Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.

При получении документа, адресованного организации, основное внимание, безусловно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно внимание фиксируется и на внешнем виде документа – качестве бумаги, использовании цвета, дизайне логотипа, начертании шрифтов, композиции надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Необходимо стремиться к созданию запоминающегося бланка, способного оставить благоприятное впечатление об организации, отражающего не только определенную информацию об организации, но и ее стиль. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены следующими документами: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; 2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 № 68.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может включать:

• Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (только для государственных предприятий);

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации;

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• дату документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылку на регистрационный номер и дату документа;

• место составления или издания документа (при необходимости).

ГОСТ Р. 6.30-2003 предусматривает расположение реквизитов бланка в двух вариантах: продольным и угловым.

В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль и их выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Для изготовления бланков используют бумагу формата АЧ (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат АЧ нерационально.

Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ. Распечатка бланков с компьютера очень экономична для небольших организаций, но не защищает от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме того, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерационные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

Пример бланка служебного письма (продольное расположение реквизитов).

Сокращения как заменители слов и словосочетаний.

Использование сокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.

Существуют лексические и графические сокращения. Пример лексического сокращения – КВН, кавээновец. Графические сокращения – это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного произношения, от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения – т. е. (читается как «то есть»).

При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сократить слова. В настоящее время стандартизированы некоторые виды сокращений:

1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г., обл.);

2) названия месяцев (янв.);

3) условные обозначения физических величин и единиц измерения (В, кВт, см, мм, кг);

4) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, квит. №, расч. счет);

5) названия документов (ГОСТ);

6) наименования должностей, ученых званий и степеней (проф., член-корр.; к.э.н., зав., зам., И.О.; ком.).

Из соображений практического удобства возникли сокращения длинных названий. Чтобы правильно их написать, следует воспользоваться «Словарем сокращений русского языка».

Синтаксические ошибки.

1. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов.

Рассмотрим три примера: 1) К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план; 2) Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря; 3) К 20 декабря выполнил план завод «Прогресс».

В первом предложении констатируется, что завод план выполнил; во втором содержится указание, к какому сроку завод выполнил план; в третьем указывается, какой завод выполнил план.

2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных.

Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Например:

Неправильно:

Выводы комиссии обоснованные и справедливые.

Правильно:

Выводы комиссии обоснованны и справедливы.

3. Неправильное использование предлогов.

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о создании. Например: В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты (правильно: На наше предприятие).

В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрах и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о». Например:

Управляющий банком отметил о важности поставленного вопроса. Правильно: Управляющий банком отметил важность поставленного вопроса.

4. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.

В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что», «который», «если», «чтобы», «где», «вследствие того что», «как». Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим СЛОВОМ. Например: В работе совещания, на котором присутствовало более 100 человек, приняли участие…

Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, различаются два случая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения. Например: Ввиду того, что литье проводилось ускоренным методом, отжиг длился два часа. Отжиг длился два часа, ввиду того, что…

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами.

Но допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

Похожие записи:

• Получение внутреннего паспорта РФ
• МРОТ снова повысят — но это вряд ли скажется на вашей зарплате
• Пенсия по выслуге для учителей в 2023 году изменения