Понятие разъездного характера работы и его оформление
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Понятие разъездного характера работы и его оформление». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.
Компенсации при разъездном характере работ
Еще одним немаловажным вопросом, заботящим многих работодателей, у которых уже предусмотрен разъездной характер работы сотрудников, и тех, которые только хотят его установить, является вопрос о гарантиях и компенсациях, их размерах и порядке предоставления.
Перечень компенсаций работнику при направлении его в служебную поездку законодательно установлен (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). В нем упомянуты:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Приказы в связи с разъездной деятельностью
В организации перечень должностей, отнесенных к типу разъездной работы, может подлежать корректировке. Во избежание изменения регламента в целом допускается определение данного перечня конкретным положением руководства.
Процедура регистрации командировки и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве примера можно использовать бланки для командировочного удостоверения (для разработки маршрутного листа). Каждый выдаваемый документ требует подписи руководства и подписи работника.
Внимание! Приказ о направлении работника с разъездным характером работы в командировку не издается.
Разграничение разъездной работы от командировки
Если работодатель изначально пропишет, какие должности (профессии) предполагают разъездной характер работ, то ему будет легче решать конфликты с работниками по вопросу оплаты труда во время разъездов. Некоторые работники могут считать, что рабочее время во время поездок должно оплачиваться по правилам, установленным для служебных командировок, то есть по среднему заработку. Его определяют путем умножения среднего дневного заработка на количество рабочих дней, проведенных в командировке. Средний заработок может оказаться выше должностного оклада, так как в базу для его расчета помимо оклада включают стимулирующие и другие выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Например, премии, оплата за сверхурочную и ночную работу, надбавки и т. п… Поэтому работники, совершающие постоянные поездки, могут настаивать на оплате рабочего времени исходя из среднего заработка.
В такой ситуации работодателю достаточно объяснить работнику, что правила ст. 167 ТК РФ о сохранении среднего заработка распространяются только на служебные командировки. Но к ним согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ не относятся служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Поэтому все разъезды в рамках выполнения трудовой функции будут оплачены по окладу, то есть на условиях, о которых стороны договорились при заключении трудового договора.
Выше было немного рассказано про разъездной характер работы. Что это значит, понять можно. Теперь стоит поговорить о специфике оформления данной деятельности.
Представители фондов и ИФНС тщательно проверяют документы, которые предоставляются в качестве подтверждения правомерности возмещения «разъездным» сотрудникам пресловутых расходов. Почему? Потому что компенсация учитывается при осуществлении расчета налога на прибыль. А ещё она освобождена от НДФЛ и страховых взносов, поскольку является выплатой, связанной с исполнением человеком своих обязанностей. Это не касается надбавок! Они представляют собой особую стимулирующую выплату за выполнение работы в специфических условиях. Они облагаются всеми налогами. Впрочем, чуть позже на примерах это будет продемонстрировано.
Статья 168-ая ТК обязывает работодателя возместить затраты, связанные со служебными поездками.
В том числе возмещение является обязательным. если трудовая деятельность имеет разъездной характер, или является работой в пути.
Возмещению подлежат затраты по съёму жилого помещения, проезду, дополнительные и прочие траты.
Порядок возмещения и способ расчёта определяется локальными правовыми актами. коллективными договорами. Помимо этого, существует возможность указать методику напрямую в контракте.
Обычно, для того чтобы произвести возмещение расходов, сотруднику требуется предоставить документальные свидетельства потраченных средств. Ими могут быть билеты, чеки на бензин, счета из гостиниц.
Для документации перемещений часто используют разъездной лист. В нём сотрудник отмечает свой маршрут, фиксируется время, посещенные места.
Бумаги вместе с заявлением на возмещение передаются в администрацию предприятия, затем происходит выплата затраченных средств.
Периодичность подачи может определять работодатель, выбирается способ наиболее удобный для рабочего процесса, предприятия, работника. Периодичность может иметь еженедельный/ежемесячный/ежеквартальный характер.
Выделяют три вида характера труда:
- Разъездной.
- В пути
- Подвижной характер.
Первый вид подразумевает постоянные разъезды трудящегося по разным объектам исключительно в течение дня. При этом, рабочая смена сотрудника заканчивается в то же время, что и обычный рабочий день. Работодатели самостоятельно устанавливают специальные положения, в которых чётко разъясняют о разъездном характере труда, указывая на командировки.
К разъездному характеру труда можно отнести следующие профессии:
- Экспедитор.
- Курьер.
- Менеджер.
- Почтальон.
- Торговый представитель.
- Водитель.
- Мастер по ремонту какого-либо оборудования.
- Мастер-наладчик.
Разъездной характер работы в должностной инструкции
Должностная инструкция работника в 2020 году определяет границы его полномочий и декларирует полный список его обязательств. Трудовой Кодекс регулирует такие вопросы как возмещение расходов и определение характера работы путем заключения трудового договора. Однако всю суть оформления разъездной деятельности в служебных целях законодательство не раскрывает. Здесь предоставляется свобода выбора для работодателя. Его ответственность ограничивается положениями ТК РФ и дополнительными нормативными актами. Например, при составлении должностной инструкции он должен руководствоваться ФЗ №90 от 2006-года.
Дополнительная информация
Отсутствие единой должностной инструкции связано с тем, что категория разъездных работников включает разнообразные специалисты: от курьера до исследователя природных явлений. Соответственно, виды выполняемых работ также отличаются.
Базовые положения о должностных инструкциях гласят, что работодатель обязан обеспечить работника всеми необходимыми рабочими инструментами и материалами. Работник в свою очередь, несет ответственность за сохранность рабочего инвентаря. В случае поломки или утери, следует немедленно сообщить об этом непосредственному руководителю.
К сведению
Базовым требованием является обеспечение безопасных условий труда работника. Работа с разъездным характером в этом не исключение. К особой категории относятся работники инкассаторской службы, предполагающие повышенную материальную ответственность. В этом случае работодатель обязан обеспечить сотрудников такими средствами безопасности как бронежилет и табельное оружие. Работники, за которыми закреплено табельное оружие, несут полную ответственность за его применение.
Критерии разъездной трудовой деятельности
Постоянная деятельность сотрудника, связанная с постоянно совершаемыми им служебными передвижениями, делится на труд (ст. 168 ТК РФ):
- в экспедиции;
- в полевых условиях;
- в пути;
- разъездную работу.
Четкие определения рассматриваемого характера работы законодательно не установлены, поэтому предприятие само устанавливает их с учетом ряда определяющих признаков, когда:
- Трудящийся проводит за территорией компании значительную долю рабочего времени, исполняя в это время свои фактические обязанности.
- Основные обязанности сотрудника предусматривают разъезды.
- Иные критерии определяются работодателем в индивидуальном порядке по отношению к конкретной должности.
Подробное описание видов работы
| Вид работы | Описание | Образец профессий |
| Подвижная | Отличительной чертой такого вида работы является смена места. Работник выполняет одни и те же действия, но изменяет место расположения. Такой вид работы не подразумевает передвижение по городу, при смене места действия оборудуется рабочее место. Зачастую это физический труд. |
· работники лесозаготовки; · строители; · сантехники; · пастухи; · строители дорог и мостов. |
| Разъездная | Разъездная деятельность отличается от командировки. Как только смена заканчивается, труженик может вернуться домой, в командировке это невозможно (только если это не однодневная командировка). Также разъездной труд подразумевает перемещения работника в пределах одного населённого пункта (например, города) и близлежащих муниципальных образований (например, сёл, хуторов, деревень). |
· курьеры; · водители (не дальнобойщики); · почтальоны; · риэлторы. |
| В пути | Рабочий процесс происходит во время дороги. Обычно сотрудникам предоставляются все условия для ночлега на рабочем месте. |
· проводницы; · стюардессы; · дальнобойщики; · экспедиторы; · пилоты; · штурманы; · машинисты поездов дальнего следования; · капитаны водного транспорта. |
| Прочий вид | К прочим видам можно отнести работу, осуществляемую на фиксированном месте. | · офисные клерки. |
Как правильно оформить разъездной характер работы
Право определить и утвердить перечень должностей, которым будет установлен разъездной характер работы, трудовым законодательством предоставлено руководству организации-работодателя. Для этого можно утвердить отдельное положение, другой вариант установления разъездного характера работы: можно просто утвердить такие функции в штатном расписании на основании приказа или в трудовом соглашении.
Дело в том, что специальной статьи в ТК РФ, регулирующей такой порядок и правила оформления такого трудового режима, нет. Главное следовать требованиям статьи 57 ТК РФ, а именно: закрепить в тексте трудового договора работника при его трудоустройстве условия, определяющие то, как именно он будет выполнять свою работу. И если режим его работы будет установлен за пределами компании, то есть, будет установлен разъездной характер работы, то об это обязательно должно быть сказано в контракте.
В случае указания при трудоустройстве на разъездной характер деятельности человека работодатель может не оборудовать стационарного рабочего места. Поэтому желательно прописать это также в коллективном договоре, однако это имеет свои сложности. Ведь внесение изменений в коллективный договор требует соблюдения определенной процедуры, если при его первоначальном подписании такие вопросы не были оговорены.
Наиболее полно можно отразить такой порядок исполнения трудовых функций в специальном положении, которое можно изменять, исходя из потребностей организации. Сам перечень должностей сотрудников, которые будут находиться в разъездах, можно утвердить отдельным приказом руководителя. При этом, каждого нового сотрудника в перечень можно не включать, но отразить особенности его труда в контракте и приказе необходимо.
ООО «Весна»
г. Саратов, ул. Зеленая, д. 1
Приказ № 7
об установлении водителю Камчатову Н.Н. разъездного характера работы
«15» июля 2021 года
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ и условиями дополнительного соглашения №1 от «10» июля 2021 г. к трудовому договору от №38 от «01» октября 2017 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить водителю Камчатову Н.Н. разъездной характер работы с «22» июля 2021 г.
2. Установить водителю Камчатову Н.Н. надбавку за такие условия работы с «22» июля 2021 г.
Петров / Петров П.П.
М.П.
В положении подробно прописать порядок возмещения таким сотрудникам их расходов и установить формы документов, позволяющие вести учет.
Различия между поездками и командировками
Разъездной характер труда не совместим с понятием командировки, представляющей собой поездку сотрудника на ограниченный период времени по производственному поручению и распоряжению работодателя из места постоянной занятости (ст. 166 ТК РФ).
Вопрос: Как отразить в учете компенсацию расходов работника с разъездным характером работы? В соответствии с коллективным договором и положением о разъездном характере работ работнику, чья работа носит разъездной характер, компенсируются фактически понесенные им затраты на проезд, наем жилого помещения и суточные. Условие о разъездном характере работы включено в трудовой договор с указанным работником. В соответствии с порядком, установленным коллективным договором и положением о разъездном характере работ, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, перечисляются на счет работника в банке. Размер компенсации определяется на основании представленного работником авансового отчета. Аванс на указанные расходы в сумме 20 000 руб. перечислен на счет работника в банке. Согласно представленному работником авансовому отчету и приложенным к нему подтверждающим документам (оформленным на бланках строгой отчетности с выделением сумм НДС отдельной строкой) фактические затраты работника на проезд составили 6 105 руб. (в том числе НДС 54 руб.), на наем жилого помещения — 10 620 руб. (в том числе НДС 1 770 руб.), суточные — 5 000 руб. После утверждения авансового отчета перерасход возмещен работнику путем перечисления денежных средств на его счет в банке. Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления. Посмотреть ответ
За специалистом, отправленным в командировку, сохраняются занимаемое место (должность) и средняя заработная плата с возмещением:
- трат на проезд;
- затрат по оплате места проживания;
- иных расходов при нахождении не в месте постоянного проживания (суточных);
- затрат, одобренных руководством предприятия (мобильная связь).
Для оформления командировки на предприятии издается приказ, работнику оформляется служебное задание и удостоверение (командировочное). Командированный получает авансом деньги для расходов (проезд, проживание, суточные). По возвращении из командировки работник сдает отчет о проделанной работе, об израсходованных суммах и прикладывает документы по всем видам трат.
Отличие от командировок
Его важно принимать во внимание. Не все умеют разграничивать разъездную работу от служебной командировки. Поэтому очень важно, чтобы работодатель изначально прописал, какие именно должности на его предприятии предполагают данный характер трудовой деятельности. Это значительно облегчит процесс решения конфликтов с сотрудниками, которые обычно касаются вопросов оплаты труда во время разъездов.
Некоторые могут полагать, что рабочее время в таких случаях оплачивается по правилам, которые предписаны для служебных командировок. По среднему заработку, т. е. который определяется достаточно просто – средняя дневная з/п умножается на количество проведённых человеком дней в командировке. Так получается итоговая выплата. И в этом случае средний заработок оказывается выше оклада, так как в него включены стимулирующие, надбавки, премии, сверхурочные и т. д. Неудивительно, что многие сотрудники с разъездной деятельностью нередко настаивают, чтобы их труд оплачивался именно таким образом.
Но здесь в силу вступает 167-я статья ТК РФ. Там указано, что сохранение средней з/п распространяется лишь на служебные командировки.
Оформляем трудовой договор с водителем
: Правилами внутреннего трудового распорядка; Положением о порядке хранения и использования персональных данных; Положением о материальном стимулировании; Положением об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей; Положением о компенсационных выплатах водителям; Инструкцией по охране труда для водителя-экспедитора; прочими ЛНА, которые приняты работодателем и являются обязательными для исполнения работниками.
1.9. Работник имеет среднее специальное образование и стаж работы по данной специальности не менее 10 лет и имеет водительские права категории В,С . 2. Права и обязанности сторон 2.1. Работник подчиняется непосредственно начальнику траспортного департамента .
2.2.1. выполнять следующие должностные обязанности: — обеспечивать своевременную подачу автомобиля к указанному месту для перевозки сотрудников Работодателя и других лиц; — выполнять функции экспедитора; — принимать груз со складов в соответствии с сопроводительными документами; — проверять целостность упаковки (тары); — контролировать правильность проведения погрузочно-разгрузочных работ, соответствие веса перевозимого груза грузоподъемности автомобиля, размещение и укладку груза; — обеспечивать доставку груза к месту назначения, обеспечивать необходимый режим хранения и сохранность его при транспортировке; — сдавать доставленный груз, оформлять приемо-сдаточную документацию; — при необходимости участвовать в составлении актов на недостачу, порчу груза и других документов при наличии соответствующих надлежаще оформленных полномочий; — управлять автомобилем, соблюдать правила дорожного движения; — обеспечивать своевременную заправку автомобиля топливом, охлаждающей жидкостью, замену смазочных материалов и др.
Трудовой договор с водителем-экспедитором
Работнику производятся соответствующие доплаты: 3.5.1.
Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается в двойном размере, за исключением случаев, предусмотренных законом РФ (ст.153 ТК РФ). 3.7. Условия и размеры поощрительных выплат Работодателем Работнику устанавливаются в .
4.3. Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им Работодателю, так и за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам. 5.2. Во всех случаях днем увольнения Работника является последний день его работы.
6.1. На период действия настоящего трудового договора на Работника распространяются все гарантии и компенсации, предусмотренные действующим трудовым законодательством РФ. 8.1. Условия настоящего трудового договора носят конфиденциальный характер и разглашению не подлежат. 8.2.