Хотят удержать из зарплаты отпускные при увольнении
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хотят удержать из зарплаты отпускные при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговый кодекс РФ не предусматривает налогообложение на компенсационные выплаты. Однако на возмещение неиспользованного отпуска подоходный налог возлагается (только этот случай является исключением), так как такая выплата считается отдельным видом дохода.
Как образуется неиспользованный отпуск в 2020-м?
Не использованный отпуск — это сумма всех дней, положенных для отдыха, суммированных в течении года.
Первыми днями отпуска считаются 28 положенных дней в году по закону. За ним следует дополнительный оплачиваемый отпуск (если он вам все же полагается в зависимо от условий труда). Неиспользованные дни для отдыха прибавляются к сумме последующего отпуска в новом календарном году.
Отказ от декретного отпуска или выхода с него немного ранее не дает право «догуливать» его потом.
Этот случай также является исключением для неиспользованного отпуска. Также к неиспользованным дням положенного отдыха относятся дни по беременности и родам. В этом случае выдается лист нетрудоспособности, а это значит, что эти дни рассматриваются как больничный.
За неиспользованный отпуск по родам и беременности также нельзя получить компенсацию.
Когда действует запрет на удержание отпускных
Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 кодекса, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:
- отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
- сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
- восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
- призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
- признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
- наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
- смерти ИП-работодателя.
Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении. Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 кодекса, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.
Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении, то оно не производится, т. к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались. Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтрудом СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила).
Бухгалтерские проводки
Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.
| По Дебету | По Кредиту | Описание операции |
| 20,23,25,26,44 | 70 | Сторнирование суммы излишне выплаченных отпускных за период отпуска. При этом в качестве счета затрат выбирается тот, где производится учет отпускных выплат данной категории сотрудников. |
| 96 | 70 | Сторнирование сумм отпускных, которые начислялись из резерва. Эту проводку необходимо делать, если суммы отпускных выплачиваются из резерва, а не сразу списываются на счета затрат. |
| 50 | 70 | В кассу передана сумма излишне выданных отпускных |
| 70 | 68 | Производится сторнирование начисленных налогов и взносов. |
| 20,23,25,26,44 | 69 |
Когда удержание за неотработанный отпуск при увольнении запрещено
В исключительных ситуациях удержания за неотработанные дни отпуска запрещены. Запрет зависит от поводов для увольнения.
Если сотрудник подал заявление на увольнение сам, руководство может компенсировать неотработанные дни отпуска. Но незаконно требовать возврата отпускных, когда увольнение вызвано одной из таких причин:
- Человека призывают в армию.
- Увольняющийся больше не справляется с работой по состоянию здоровья, что подтверждается медицинской выпиской, и не переводится на другую позицию.
- Человек попал под увольнение из-за сокращения, ликвидации компании или закрытия ИП.
- Сотрудник не согласен продолжать работу после смены руководства.
- Работник заменял отсутствующего сотрудника, который вернулся к должности.
- Увольнение случилось из-за чрезвычайных обстоятельств.
Когда образуются неотработанные отпускные дни?
Согласно ТК РФ каждый сотрудник, проработавший на предприятии 6 месяцев, имеет право на оплачиваемый отпуск. За весь год полагается 28 отпускных оплачиваемых дней. Оплата производится авансом за весь период отпуска из расчета дальнейшей отработки всего годового периода при выходе из отпуска.
Годовой период, за который сотруднику предоставляется отпуск, как и календарный год, равен 12 месяцам, только его отсчет начинается не с начала января, а с той даты, когда работник поступил на предприятие. Например, если начало работы состоялось 01.02.2016, то первый год его работы закончится 31.01.2017. Право взять отпуск впервые появится у сотрудника 01.08.2016.
Что если работник отгулял авансом и решил расторгнуть трудовой договор?
Распространенная ситуация: если работник отгулял отпуск авансом и увольняется по собственному желанию.
Важно! Практически всегда отпуска предоставляются сотрудникам за неотработанный год, ведь само право на отдых наступает спустя полгода после начала работы в организации.
Начиная со 2 года работы сотрудника отпускают отдыхать по графику, то есть, в любое время, и нередко в такой отпуск работники уходят за будущий рабочий год.
Эта ситуация и называется отпуском «авансом».
Рассмотрим следующий пример. Коршанский Н.А. по графику использовал отпуск на 28 дней за рабочий год с 03.04.2019 г. – 02.04.2020 г. В отпуск он уходил в июне 2019 г., а в июле, выйдя на работу, он подал заявление на увольнение.
Таким образом, можно выделить следующие признаки авансового отпуска:
- сотрудник уходит в отпуск после того, как начинается новый рабочий год для него;
- рабочий год еще не окончен.
Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении (пример)
Сотрудник оформлен в штат 04.02.2014 года. В ноябре взял отпуск 28 дней. Подал заявление на увольнение 30.09.2014 года. Средний дневной заработок при расчете отпускных равен 1750 руб. Рабочий год соответствует периоду с 04.02.2014 г. по 04.02.2015 г., не отработанным остался период с 01.10.2014 г. по 04.02.2015 г., что составляет полных 4 месяца (4 дня февраля не учитываются, так как не достигают половины месяца). Стаж равен 8 месяцам. Следуя формуле, вычислим не отработанные дни отпуска: 28 – (28/12*8) = 9.33 дня Далее посчитаем выплаченные авансом отпускные, подлежащие удержанию: 9,33 * 1750 = 16327,5 руб.
Рекомендуем прочесть: Узнать филиал фсс по регистрационному номеру спб 7812
В таком случае предполагается, что после окончания отпуска работник выйдет на рабочее место и отработает положенное время. Однако не всегда на практике такое бывает. Иногда работник, отдохнув авансом, вскоре увольняется, не отработав положенный период за предоставленный отпуск. В этом случае право работодателя удержать сумму отпускных, излишне выплаченных работнику. Однако здесь имеются определенные ограничения, о которых работодателю нужно знать.
ТК РФ об отпуске и отпускных
Закон говорит о том, что отпуск сотрудникам может быть дан в любое время, если это не противоречит производственной необходимости (ст. 122 ТК РФ). По общему правилу стаж для предоставления полноценного отпуска составляет полгода. Получив гарантированные законодательством 28 дней отдыха, за 6 месяцев работник на самом деле отработал только 2 отпускных недели. Расчет идет на то, что оставшееся оплаченное отпускное время будет им отработано во втором полугодии. Полный отпуск отрабатывается не менее чем 11 месяцами.
Закон не запрещает предоставлять отпуск раньше отработанных сотрудником 6 месяцев, а в последующие годы работы отпуск может быть запланирован по графику даже в самом начале рабочего года или в любое другое время.
Если же работник уходит со своей должности раньше, чем отработает уже «отгулянное» и оплаченное время, работодатель имеет право взыскать средства, потраченные на отпускные для такого сотрудника (ст. 137 ТК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Удержание отпускных – законное право работодателя, но это не вменяется ему в обязанность. Мнение работника при этом не учитывается, решение работодателя остается в его собственной компетенции.
Когда появляются неотработанные отпускные: пример
Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример:
Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2017, а в январе 2020 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».
Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.
Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска:
14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней.
Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).
Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.
Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.
Удерживать за неотработанные дни или нет
Выполнять удержание из зарплаты ранее выданных отпускных — это право, а не обязательное к выполнению действие для работодателя. При увольнении такого рода работника администрация имеет право решить не удерживать с него лишние суммы.
При этом формат данного решения не регламентирован. Можно просто сказать сотруднику, что возвращать лишние отпускные не нужно. Но поскольку в случае возникновения разногласий, устную договоренность никак нельзя будет подтвердить, лучше все же закрепить такое решение документально. Например, можно подписать двухстороннее соглашение о том, что предприятие прощает долг работника перед ним по выплаченным отпускным.
Помимо этого, в таком документе также желательно показать сумму, которая «прощается» работнику, а также число дней отпуска, за какие она начислена. В конце соглашения обязательно проставляются реквизиты каждой стороны, подписи и печати (при наличии).
Работник может принять решение по своему желанию вернуть сверх полученную им сумму. В этой ситуации бухгалтеру не придется выполнять удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.
Бухгалтерские проводки
Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.
| По Дебету | По Кредиту | Описание операции |
| 20,23,25,26,44 | 70 | Сторнирование суммы излишне выплаченных отпускных за период отпуска. При этом в качестве счета затрат выбирается тот, где производится учет отпускных выплат данной категории сотрудников. |
| 96 | 70 | Сторнирование сумм отпускных, которые начислялись из резерва. Эту проводку необходимо делать, если суммы отпускных выплачиваются из резерва, а не сразу списываются на счета затрат. |
| 50 | 70 | В кассу передана сумма излишне выданных отпускных |
| 70 | 68 | Производится сторнирование начисленных налогов и взносов. |
| 20,23,25,26,44 | 69 |
Когда появляются неотработанные отпускные?
Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.
Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2020, а в январе 2021 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».
Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.
Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).
Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.
Налоговые нюансы прощения отпускного аванса
Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.
Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.
Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».
У работодателя ситуация иная. В связи с «актом доброй воли» в отношении работника придется пересчитывать налог на прибыль. При этом возникает необходимость исключить из расходов сумму неотработанных отпускных (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Налоговики считают такие расходы экономически необоснованными (письмо УФНС по городу Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).
В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2010 № 03-03-05/85).
Когда удержание отпускных при увольнении невозможно
Законодатель ограничивает круг лиц, из расчетных средств которых удерживается сумма. Нельзя удержать, если должник уходит по обстоятельствам (п. 1, 2, 5, 6, 7 ст. 83, п. 8 ч. 1 ст. 77, п. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 81):
- неспособность исполнять обязанности из-за болезни, увечья, отказ от перевода на предложенные рабочие места;
- призыв на военную службу;
- восстановлен ранее занимавший это рабочее место;
- невозможность заниматься трудовой деятельностью;
- уход из жизни сотрудника, работодателя, признание этого факта судом;
- чрезвычайная ситуация из-за стихийного бедствия, крупной аварии на производстве, транспорте, войны, эпидемии;
- ликвидация, сокращение штата;
- поменялся владелец имущества организации (пункт распространяется на директора, заместителей директора, главбуха).
Заставляют вернуть деньги за отпуск. Как не потерять лишнее?
Возврат отпускных при увольнении работника, отгулявшего отпуск авансом, всегда оставался болезненным вопросом.
Да, законодательство предоставляет работодателю право произвести удержания из заработной платы работника при его увольнении за неотработанные дни отпуска, которые он получил авансом.
Но почему-то работодатели часто забывают, что право на удержание они имеют, но это должно проходить в рамках закона. К нам поступило обращение от работницы муниципального учреждения, расположенного в районах Крайнего Севера.
“31 декабря 2018 года я увольняюсь по собственному желанию.
Важно
На этой неделе ко мне подошел начальник отдела кадров и пояснил, что при предоставлении мне ежегодного оплачиваемого отпуска они что-то напутали с отпускным периодом и предоставили мне часть отпуска авансом.
В связи с увольнением я остаюсь должна учреждению 35000 рублей. Начальник отдела кадров предложил мне написать заявление для бухгалтерии о возврате указанной суммы.
При каких условиях могут появиться неотработанные дни отпуска
ТК определяет, что возможность получить ежегодный оплачиваемый отпуск у каждого сотрудника возникает только после того, как он будет трудиться в компании не меньше 6 месяцев. Причем взять он может сразу полный период. Однако, если в дальнейшем у него возникнет желание произвести увольнение, то от него потребуется вернуть денежные средства, которые были выданы за неотработанные дни отдыха.
Закон обязывает каждого работодателя перед началом нового года оформлять и вводить в действие график отпусков на будущий период. В случае, если сотрудник отправляется отдыхать сразу в начале года, то может создаться прецедент, что отпуск будет начислен фактически авансом за весь будущий год.
Ведь перед тем, как отпустить работника отдыхать, кадровик производит расчет даты, по которую предоставляется время отпуска. В этом случае действует правило, что каждый полный месяц дает право на 2,33 дня оплачиваемого отдыха.
Помимо основного периода, законом либо внутренними нормативными актами еще может предоставляться дополнительный отпуск.
Внимание! Поскольку отдых ему уже предоставлен, но фактически данные дни еще не отработаны, то при увольнении бухгалтеру придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.